Una organización puede utilizar el presupuesto para prever sus gastos futuros. La presupuestación puede ser una herramienta útil para hacer un seguimiento de los gastos, pero la comparación de los presupuestos con los gastos reales también puede ayudar a hacer un seguimiento de los mismos. La desviación del presupuesto variable es una métrica que puede ayudarle a tener en cuenta los posibles aumentos de los costes variables en relación con los cambios reales.
En este artículo, definiremos la desviación presupuestaria flexible, examinaremos algunos beneficios y discutiremos cómo calcular y utilizar la desviación presupuestaria flexible.
¿Qué es una variante de presupuesto flexible?
Un presupuesto que tiene en cuenta las fluctuaciones de los gastos y los ingresos se conoce como presupuesto flexible. Un presupuesto estático es un presupuesto que se calcula a partir de la producción histórica y los gastos variables y que se ajusta a la producción real y a los costes variables. La desviación del presupuesto flexible es la diferencia entre el presupuesto flexible y los resultados reales.
Para entenderlo mejor, es importante conocer otros términos clave:
- Presupuesto estático: Un presupuesto estático es una cifra que se establece al principio de un proyecto o periodo fiscal y que estima cuánto se puede gastar. Aunque se produzcan cambios significativos en los ingresos o los gastos, esta cifra sigue siendo la misma.
- Costes fijos: Los costes fijos son gastos que una empresa puede pagar independientemente de la producción o las ventas. Suelen ser costes recurrentes que pueden no cambiar mucho en periodos cortos de tiempo, como el alquiler.
- Costes variables: Los costes variables son gastos que cambian con las necesidades del negocio. Por ejemplo, si necesita contratar a 10 empleados más para satisfacer las demandas de los clientes, la cantidad que gasta en mano de obra aumentará.
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Beneficios del uso de una variación presupuestaria flexible
El cálculo de la desviación presupuestaria flexible tiene varias ventajas. A continuación, le indicamos algunas formas en las que podría beneficiarse de su uso:
Seguimiento de la desviación
La desviación presupuestaria flexible puede ayudarle a realizar un seguimiento de las desviaciones durante períodos financieros específicos. Un presupuesto estático podría mostrar sólo si se gasta más o menos de lo previsto durante todo ese período, con poco contexto adicional.
Por ejemplo, se puede establecer un presupuesto anual de 100.000 dólares en el que se presupuestan 40.000 dólares para costes fijos y 60.000 para costes variables. Si sus costes variables son realmente de 50.000 dólares, hay una desviación favorable de 10.000 dólares. Puede utilizar esta desviación al crear futuros presupuestos.
Estimación precisa
Los presupuestos estáticos dependen de que se hagan predicciones sobre el mercado, el rendimiento y el coste de los productos. El cálculo de la desviación del presupuesto flexible requiere que se compare el presupuesto con los resultados financieros reales, lo que puede ayudar a crear presupuestos más precisos. Si su desviación es sistemáticamente favorable, podría reducir la cantidad de su presupuesto estático de forma permanente, y sus perspectivas fiscales podrían ser más favorables.
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Identificación de áreas problemáticas
Al calcular la desviación de un presupuesto flexible se pueden identificar más fácilmente las oportunidades de mejora. Los presupuestos generales pueden ser muy amplios, por lo que puede ser útil para la planificación financiera si se identifica dónde pueden surgir problemas de desviación de costes. Por ejemplo, al revisar la correspondencia entre su presupuesto flexible y los costes reales, podría observar que los costes de envío aumentan sistemáticamente cada año, lo que provoca una desviación desfavorable.
Actualización de datos
Puede utilizar la variación del presupuesto para actualizar sus datos regularmente. Es importante calcular esta cifra en períodos contables más pequeños para poder ajustar sus presupuestos y otros datos financieros con regularidad. Esto puede garantizar que sus registros financieros estén actualizados y reflejen con exactitud su rendimiento y sus gastos.
Cómo crear y utilizar una desviación presupuestaria flexible
Hay algunos pasos que se pueden dar para utilizar esta herramienta en la previsión, como por ejemplo:
1. Calcule sus costes fijos
Los costes fijos pueden ser costes que hay que pagar independientemente del rendimiento de la organización. Entre ellos se encuentran las cuotas del sitio web, el alquiler de oficinas y las suscripciones a programas informáticos. Manténgalos en su propia sección en su presupuesto para que sea fácil de identificar si hay algún cambio inesperado.
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2. Identificar los costes variables
A la hora de identificar los costes variables, hay que tener en cuenta todos los posibles cambios. Los costes variables pueden incluir la mano de obra, las materias primas, los suministros de producción y las tasas de crédito. Considere también la gama de estos costes. Por ejemplo, si tiene previsto pedir más préstamos y prevé que los tipos de interés del crédito podrían aumentar, calcule la cantidad más alta que podría pagar. Un presupuesto que tenga en cuenta los costes potencialmente más elevados puede provocar una variación más favorable.
3. Crear un presupuesto estático
Para crear un presupuesto flexible e identificar la desviación, primero hay que crear el presupuesto estático. Este incluye todos los costes fijos y variables. Los costes fijos y variables básicos pueden ser el alquiler, los salarios, los gastos de envío y los costes de producción.
4. Reúna las cifras reales
Una vez que tenga su presupuesto estático, haga un seguimiento de sus gastos e ingresos reales durante períodos de tiempo. Puede ser mensual o trimestral. Las cantidades reales pueden mostrarle si ha gastado más o menos en sus gastos variables e identificar si su presupuesto general era correcto.
5. Crear un presupuesto flexible
Para calcular un presupuesto flexible, primero hay que multiplicar el coste variable por las unidades reales producidas. Por ejemplo, si se producen 100 unidades a un coste unitario de 5 dólares, el presupuesto podría ser de 5.000 dólares.
Un presupuesto flexible tiene en cuenta un mayor número de unidades producidas, por lo que podría esperar vender hasta 150 unidades. En este ejemplo, se añaden los 2.500 dólares adicionales (50 x 5) al presupuesto para obtener un presupuesto flexible total de 7.250 dólares. También podrías calcular esto si prevés que los costes variables aumenten a lo largo del año.
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5. Calcular la desviación
Se puede calcular la desviación del presupuesto flexible una vez que se tienen las ventas o los gastos reales y un presupuesto flexible. La desviación puede ser la diferencia entre las dos cifras. Si estimas que el coste de crear 500 artículos es de 1.000 dólares, el coste por unidad es de 2 dólares. Si la inflación hace que los precios del equipo de producción suban, tal vez el coste de crearlos sea de 2,50 dólares por unidad, lo que supondría un gasto total de 1.250 dólares. El presupuesto flexible puede tener en cuenta los cambios, pero esta desviación se produce cuando la cantidad calculada difiere de los costes reales.
En este caso, antes de cualquier inflación, su presupuesto flexible podría haber proyectado un posible aumento del coste unitario a 2,25 dólares dentro del año, que es 0,25 dólares menos que los costes reales por unidad después de la inflación. La desviación es la diferencia entre el presupuesto flexible y los costes reales, por lo que en este ejemplo, la desviación es de -125 dólares, una desviación desfavorable.
6. Ajusta tu presupuesto
Uno de los principales objetivos del cálculo de la desviación del presupuesto flexible es tener una visión precisa de las operaciones de su empresa. Si la desviación es desfavorable, aumente el importe de su presupuesto flexible para tener en cuenta futuros aumentos de costes. Si es favorable, puede reducir su presupuesto o mantenerlo igual para reflejar los menores costes.
Ejemplo de desviación del presupuesto flexible
El siguiente escenario es un ejemplo de cálculo de la desviación del presupuesto flexible:
Ezhaar's Gadgets crea un presupuesto estático de 160.000 dólares con costes variables que suman 50.000 dólares y costes fijos que suman 110.000 dólares. Los gastos variables incluyen 30.000 dólares para el plástico y 20.000 dólares para los contenedores de envío, basándose en un plan para vender 10.000 unidades. Como se espera que se vendan 500 dispositivos adicionales durante el periodo contable, el presupuesto flexible incluye 2.500 dólares adicionales para los gastos de envío y producción de esos dispositivos.
Durante este periodo de pago, Ezhaar's Gadgets vende realmente 11.0000 unidades, lo que supone 500 más de lo que habían previsto en su presupuesto flexible. Esto requiere 1.500 dólares adicionales para el plástico y 1.000 dólares para las cajas de envío. Esto dio lugar a una variación desfavorable total de 2.500 dólares.
Presupuesto estático
(10.000 unidades)Presupuesto flexible (+500 unidades) Real
(11.000 unidades vendidas) VarianzaFavorable/desfavorable Gastos fijos:
Alquilar$10,000**$10,000$10,000 0
Salario por horas$100,000 $100,000$100,000 0
Gastos variables:
Costes de producción$30,000 $31,500$33,000 -$1,500Desfavorable Gastos de envío$20,000 $21,000$22,000 -$1,000Desfavorable Total$160,000 $162,500$165,000 -$2,500Desfavorable El cálculo de esta desviación ayuda a Ezhaar's Gadgets a presupuestar con mayor precisión los futuros ejercicios contables. Durante el siguiente periodo contable, establecen su presupuesto flexible para contabilizar incluso más que el coste real del último periodo, como 34.500 dólares para el plástico y 23.000 dólares para las cajas. Estas consideraciones para el futuro pueden ayudar a Ezhaar's Gadgets a presupuestar sus gastos generales con mayor precisión, lo que podría conducir a un ahorro de costes de producción o a un aumento de los ingresos.