Creación de un presupuesto operativo (con plantilla y ejemplo)

Un presupuesto de explotación puede ayudar a una empresa a determinar cuánto dinero entra y sale de la organización y a tomar decisiones empresariales rentables. Un presupuesto de explotación puede utilizarse para seguir y prever los ingresos y los gastos. Un presupuesto de explotación puede servir para tomar decisiones rentables que impulsen el crecimiento de la empresa si se calcula cuidadosamente.

En este artículo, discutimos la definición de un presupuesto operativo, explicamos qué componentes se incluyen en un presupuesto operativo, proporcionamos una plantilla de presupuesto operativo y compartimos un ejemplo de presupuesto operativo.

¿Qué es un presupuesto de explotación?

Los presupuestos de explotación documentan las entradas y salidas financieras (ingresos y gastos) de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Los presupuestos de explotación son más precisos cuanto más corto sea el periodo de tiempo que cubren. Son habituales los presupuestos de explotación que cubren un trimestre fiscal, por ejemplo, o incluso un año. Las empresas y organizaciones utilizan los presupuestos de explotación para planificar las decisiones empresariales y controlar los cambios financieros.

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¿Qué se incluye en un presupuesto de explotación?

Cuando prepare un presupuesto de explotación, es importante saber qué tipo de información debe incluir. La mayoría de los presupuestos de explotación incluyen las siguientes categorías de información:

Ingresos

Los ingresos son el dinero que una empresa ingresa a través de las ventas, las suscripciones y otros flujos de ingresos. La mayoría de los presupuestos de explotación tienen en cuenta componentes específicos de los ingresos, como el volumen de producto y el precio unitario. También puede ser útil pensar en posibles cambios en los ingresos, como los ajustes de precios, las fluctuaciones estacionales de la demanda y los planes de marketing.

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Costes variables

Los costes variables son los gastos de la empresa que cambian cuando cambian las ventas. Estos costes pueden incluir el coste al por mayor de los artículos vendidos, el flete, la mano de obra y el marketing. Considere si y cómo espera que estos costes fluctúen, incluyendo los ajustes previstos en el coste de los materiales, los salarios de los empleados y los artículos para la reventa.

Costes fijos

Los costes fijos, a diferencia de los costes variables, no suelen cambiar con mucha frecuencia. Incluyen gastos generales como el alquiler, los servicios públicos y ciertos salarios de los empleados. Considere la posibilidad de revisar sus cuentas para encontrar los pagos automáticos de cosas como el servicio telefónico o las suscripciones a programas informáticos que, de otro modo, podría pasar por alto.

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Gastos no monetarios

Los gastos no monetarios son los gastos menos tangibles que afectan al presupuesto de una empresa, como la depreciación de los activos. Aunque es poco probable que estos gastos afecten al presupuesto de explotación propiamente dicho, adquieren relevancia cuando se preparan los documentos financieros de fin de año. Puede incluir una línea para los gastos no monetarios en su presupuesto de explotación, incluso si no tiene ninguno para el período de tiempo que está calculando, para asegurarse de que se acuerda de contabilizarlos cuando surjan.

Gastos no operativos

Los gastos no operativos son los costes que no están relacionados con la producción, como los intereses y el pago de impuestos. Estos costes se incluyen a veces en un presupuesto de explotación, dependiendo de su magnitud relativa.

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Costes de capital

Algunos presupuestos de explotación también incluyen los costes de capital, o el dinero gastado para mantener activos como edificios e instalaciones, pero otros no. Considere el impacto de los costes de capital en sus ingresos y gastos a la hora de decidir si incluir esta partida en su presupuesto de explotación o en otro lugar.

Modelo de presupuesto de explotación

El formato de un presupuesto operativo puede variar de un sector a otro y de una empresa a otra. Dicho esto, hay elementos que se utilizan en muchos documentos de presupuestos operativos en una variedad de tipos de organizaciones. Estas categorías comunes incluyen los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos. A continuación se presenta una plantilla sencilla que puede utilizar para ayudar a redactar su propio presupuesto operativo:

MesMes 1Mes 2Mes 3Mes 4Mes 5Mes 6Ingresos

Costes variables

Costes fijos

Gastos no monetarios

Gastos no operativos

Beneficios

Para utilizar esta plantilla, calcule las cifras previstas para cada categoría e inserte esos números en la fila y la columna correspondientes. A continuación, reste cada serie de gastos de los ingresos previstos para determinar su beneficio para ese periodo de tiempo específico.

Una vez transcurrido el tiempo que cubre tu presupuesto operativo, compara los ingresos y gastos reales con lo que habías previsto anteriormente. Puede utilizar esta comparación para ajustar sus previsiones para el siguiente periodo de tiempo si es necesario. También puede utilizar las diferencias entre los ingresos y gastos previstos y los reales para identificar las áreas en las que su negocio podría ser más rentable.

Ejemplo de presupuesto operativo

Utilizando la plantilla anterior, puedes hacer una previsión de tu propio beneficio potencial durante un periodo de tiempo determinado. He aquí un ejemplo de cómo puede utilizar esta plantilla para calcular un presupuesto de explotación:

Joe tiene una pequeña panadería. A partir de su volumen de ventas mensual anterior y de los precios previstos para el próximo año, determinó sus ingresos mensuales previstos para cada uno de los próximos seis meses. Sus ingresos mensuales previstos eran:

  • *Enero: $4,000*
  • *Febrero: $3,500*
  • *Marzo: $3,500*
  • *Abril: $3,000*
  • * mayo:* $3,500
  • * Junio:* $4,000

A continuación, Joe calculó sus costes variables basándose en el número de unidades que solía vender cada mes y el precio de esos artículos. Determinó que sus costes variables eran los siguientes para cada mes:

  • *Enero: $1,000*
  • *Febrero: $750*
  • *Marzo: $750*
  • *Abril: $500*
  • * Mayo:* $750
  • * Junio:* $1,000

Tras determinar sus ingresos y costes variables, Joe calculó sus costes fijos. No previó que estos costes cambiaran mes a mes, y calculó que esos costes eran de 1.500 dólares al mes.

Joe investigó la posible depreciación de activos como su horno y otros equipos, y descubrió que era poco probable que se depreciaran en los seis meses que quería proyectar en su presupuesto operativo. Decidió omitir los gastos no monetarios de su documento registrando 0$.

Por último, Joe determinó que sus únicos gastos no operativos serían una factura de impuestos de 500 dólares prevista para abril.

Joe pudo añadir esta información a su plantilla de presupuesto operativo para calcular su beneficio previsto para cada uno de los próximos seis meses. Pudo utilizar esta información para tomar decisiones sobre las horas de funcionamiento, la dotación de personal, la escala de producción y las compras.

MesEneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioIngresos$4,000 $3,500
$3,500$3,000 $3,500$4,000 Costes variables$1,000 $750$750 $500$750 $1,000Costes fijos $1,500$1,500 $1,500$1,500 $1,500$1,500 Gastos no monetarios$0 $0$0 $0$0 $0Gastos no operativos $0$0 $0$500 $0$0 Beneficio$1,500 $1,250$1,250 $500$1,250 $1,500