Guía para entender los presupuestos operativos y de capital

Una organización que entienda los presupuestos de explotación y de capital puede hacer un seguimiento, una previsión y un ajuste de los gastos más eficaces. Los presupuestos operativos ayudan a las empresas a planificar financieramente las operaciones diarias, mientras que los presupuestos de capital les ayudan a planificar el futuro. Saber qué gastos de la empresa son de capital y cuáles son operativos puede ayudar a crear previsiones más precisas de los ingresos futuros.

En este artículo, hablamos de los presupuestos operativos y de capital, de la diferencia entre ambos y de las posibles formas en que estos presupuestos pueden afectarse mutuamente.

¿Qué es un presupuesto operativo?

Los presupuestos de explotación, también conocidos como presupuestos operativos o recurrentes, son los planes financieros de una empresa para el gasto diario. Este presupuesto se utiliza para predecir los gastos e ingresos rutinarios. Los supervisores de los departamentos o los departamentos financieros suelen revisar los presupuestos operativos cada mes para comprobar si sus estimaciones se ajustan al informe presentado.

Un presupuesto operativo puede incluir:

  • Material de oficina, ordenadores o impresoras
  • Seguros e impuestos sobre la propiedad
  • Alquiler de espacio o equipos de oficina
  • Mantenimiento rutinario o reparaciones menores
  • Coste de las mercancías vendidas
  • Materias primas para la fabricación
  • Servicios de oficina y acceso a Internet
  • Cuotas de licencia de software

¿Qué es un presupuesto de capital?

Un presupuesto de capital es el sistema que utilizan las empresas para decidir las mejoras y sustituciones a largo plazo. Los presupuestos de capital pueden ayudar a las empresas a determinar qué mejoras son necesarias para que la empresa tenga éxito en el futuro. Los presupuestos de capital también pretenden predecir la depreciación y la reducción del valor de la vida útil de estas posibles mejoras y sustituciones.

Un presupuesto de capital podría incluir:

  • Comprar un nuevo edificio de oficinas y equipamiento
  • Pagar las actualizaciones importantes de los equipos existentes
  • Comprar activos intangibles, como derechos de autor o listas de clientes

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¿Por qué es importante entender el presupuesto operativo frente al de capital?

Tanto los presupuestos operativos como los de capital pueden ayudar a las empresas a seguir, predecir y medir el crecimiento de su negocio. Las empresas pueden utilizar estos métodos para calcular cómo pagar los gastos rutinarios y las compras o actualizaciones que benefician a la empresa a largo plazo. Los presupuestos también pueden ayudar a garantizar que las empresas puedan pagar sus facturas fijas, a la vez que invierten en nuevos activos para su futuro, planificando ambas cosas con antelación.

Entender la diferencia entre el presupuesto de capital y el de explotación también puede ayudar a la hora de declarar impuestos. Algunos países pueden pedir a los ciudadanos que incluyan sus gastos de capital en sus declaraciones de impuestos al calcular sus deducciones fiscales. Es importante entender los códigos fiscales de su país y trabajar con un profesional en estas cuestiones.

Presupuesto operativo frente a presupuesto de capital

Aquí hay varias diferencias clave entre los presupuestos operativos y los de capital:

Duración de los gastos

La cantidad de tiempo que una empresa paga por ciertos gastos de partida puede variar según el tipo. Un gasto del presupuesto operativo, como los programas de software que requieren renovaciones de suscripción, puede tener una duración más corta debido a su uso en la empresa y a la necesidad del programa en ese momento. Mientras que un gasto del presupuesto de capital puede tener una duración más larga, ya que suele estar relacionado con artículos de necesidad, como un nuevo edificio de oficinas, que puede tardar más en amortizarse.

Tipo de activo

Saber si hay que catalogar un activo como presupuesto de capital o de explotación puede depender del tipo, por lo que es importante tener en cuenta los objetivos a largo plazo de la empresa para saber cómo clasificarlos. Por ejemplo, si se alquila un espacio de oficina a un tercero, se trata de un gasto operativo. Dado que utiliza el espacio temporalmente, no es dueño de la propiedad y sólo puede utilizarla durante el tiempo especificado. Sin embargo, si adquiere un edificio de oficinas, se considera un gasto de capital, ya que la propiedad es suya y puede ser una valiosa inversión en el futuro.

Tipo de compra

Comprender el tipo de compras de la empresa puede ayudar a una organización a ver cómo contribuye cada una de ellas a los gastos de su presupuesto operativo y de capital. Los presupuestos operativos suelen incluir artículos o servicios adquiridos que pueden facilitar las tareas diarias de los empleados, como Internet y los teléfonos móviles de trabajo. Al proporcionarlos, los empresarios pueden ser más productivos a lo largo del día.

Las compras del presupuesto de capital pueden ser más costosas e incluirse como gastos generales de la empresa para garantizar su éxito. Elementos como el seguro médico y los ordenadores pueden ayudar a crear un entorno de trabajo saludable y positivo y garantizar que los empleados dispongan de los dispositivos adecuados para realizar el trabajo.

Tipo de financiación

Es más probable que los gastos incluidos en un presupuesto de capital obliguen a las empresas a pedir dinero prestado. Las empresas deciden invertir en gastos de capital cuando el presupuesto de capital proyecta que sus ingresos futuros pueden cubrir el gasto. Los directivos o ejecutivos suelen ser los responsables de decidir si un posible gasto de capital será una inversión rentable.

Los gastos operativos, sin embargo, rara vez requieren que las empresas pidan dinero prestado. A menos que una empresa sea relativamente nueva, la mayoría de las empresas tienen suficiente flujo de caja para pagar sus gastos operativos.

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Cómo se afectan mutuamente los presupuestos operativos y de capital

Mantener los presupuestos operativos y de capital puede ayudar a las empresas a seguir con mayor precisión sus gastos previstos y reales. Aunque los presupuestos operativos y de capital hacen un seguimiento de los diferentes gastos e ingresos, los presupuestos a veces interactúan entre sí. He aquí algunas formas en las que los presupuestos de capital y operativos pueden afectarse mutuamente:

Costes de mantenimiento y reparación

Las compras de capital pueden ayudar a las empresas a reducir los costes de mantenimiento o reparación en su presupuesto operativo. Por ejemplo, la compra de vehículos nuevos podría contar como un gasto de capital y aumentar el presupuesto de capital. La compra de nuevos vehículos probablemente reduciría los costes de reparación mecánica o de remolque de camiones que una empresa había presupuestado anteriormente, disminuyendo sus gastos operativos.

Pago de intereses

Las empresas pueden tener que pedir dinero prestado, por ejemplo mediante préstamos bancarios o líneas de crédito, para adquirir activos de mayor tamaño. Aunque los presupuestos de capital suelen incluir estos activos más grandes, los pagos de intereses mensuales de los nuevos activos de capital tendrían que incluirse en el presupuesto operativo.

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Flujo de caja

Cuando los costes de un presupuesto operativo aumentan, hay menos flujo de caja disponible para los gastos de capital. Si una empresa actualiza el plan de Internet de su oficina, por ejemplo, los pagos mensuales de su presupuesto operativo aumentan, dejando menos dinero disponible para inversiones de capital.

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Pagos únicos frente a cuotas

Algunas empresas pueden decidir pagar los activos totalmente por adelantado en lugar de hacerlo a plazos con intereses. Esto permite a la empresa contabilizar el gasto en su presupuesto de capital y reducir los costes operativos. Por ejemplo, algunos planes de seguros empresariales permiten a las empresas pagar la totalidad de su seguro anual en lugar de hacerlo en cuotas mensuales. Una empresa que paga su seguro anual en un solo pago en lugar de 12 podría capitalizar ese gasto.