¿Qué es un presupuesto por partidas y cuáles son las ventajas de utilizarlo?

Disponer de un plan financiero es fundamental para dirigir una empresa con éxito. Un presupuesto por partidas es una opción. La elaboración del presupuesto y su aplicación son importantes. Un presupuesto por partidas es beneficioso para las pequeñas y medianas empresas porque es fácil de elaborar y sencillo de manejar.

En este artículo, aprenda más sobre lo que es un presupuesto por partidas, los componentes clave de un presupuesto por partidas y las ventajas de tener uno.

¿Qué es un presupuesto por partidas?

Los presupuestos por partidas se utilizan para seguir y controlar el gasto. Un presupuesto por partidas categoriza el gasto por departamento o coste para determinar qué parte del dinero de la empresa se gasta en una función concreta. Las partidas se utilizan para hacer un seguimiento de los gastos a efectos contables, pero generalmente no se utilizan para informar sobre ellos. Las partidas pueden utilizarse para comparar la información financiera entre diferentes periodos de tiempo, así como entre periodos pasados, presentes y futuros.

El sistema de presupuestación por líneas ayudará a las empresas a comprender si sus fondos entrantes son capaces de cubrir los gastos. Las empresas pueden ver fácilmente si una sola partida superará o no el presupuesto.

Por ejemplo, si una empresa se da cuenta de que un producto concreto que utiliza afecta al presupuesto equilibrado, puede prestar mucha atención a esa partida y controlar las tendencias para ver si afecta al presupuesto a lo largo del tiempo.

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Componentes clave de un presupuesto por partidas

Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan presupuestos por partidas porque sus gastos suelen ser bajos. Además, es sencillo crear un sistema presupuestario para llevar el control de estos gastos.

Estos son algunos de los componentes clave de un presupuesto lineal:

Enumera los gastos

Al crear un presupuesto de partida, puede utilizar hacer un grupo titulado «Gastos.» Reunir los usos comparables en grupos, como materiales de oficina, compensación de los empleados, los empleados de desarrollo profesional utilizar, marketing y publicidad. Cada categoría debe estar en su propia línea aislada dentro de los gastos.

Proporciona los gastos del año anterior

Es esencial echar un vistazo a los gastos del año anterior. Haga una sección titulada «El año pasado» y haga un seguimiento de los gastos que se produjeron en el año. Para cada grupo, rastrea la cantidad que la organización gastó en ese ejercicio.

Proporciona los gastos del año en curso

Comparar los gastos de un año a otro ayuda a crear y ajustar los presupuestos. Haga una lista titulada «Año en curso» y haga un seguimiento de todos los gastos actuales.

Consulte lo que la organización utilizó en gastos en el año anterior y analice los gastos del año actual y del anterior' en cada grupo presupuestado. Establezca si es conveniente distribuir más o menos fondos en cada sección de gastos en función de esa información.

Documente la suma presupuestada actual para cada línea agrupada. Para tener un registro de los costes durante todo el año, crea una sección para cada mes. Después de enero, o en el momento en que comience tu año financiero, cuenta todo lo que la organización ha gastado en cada segmento y anótalo en cada sección. Prepara el mismo proceso para cada mes.

Ventajas de un presupuesto por partidas

Los presupuestos por partidas ofrecen muchas ventajas para las empresas, sobre todo porque no es necesario tener conocimientos financieros para entender cómo utilizarlos y leerlos. La presupuestación por partidas ofrece a los responsables de la toma de decisiones un enfoque fácil y guiado de la presupuestación.

Los responsables de la toma de decisiones presupuestarias pueden utilizar un presupuesto por partidas para formar opciones financieras específicas, como cambiar los niveles de financiación en función de la oferta de dinero para hacer funcionar la empresa con éxito o haciendo recortes en los costes en función de los cambios en las políticas presupuestarias u organizativas.

Estas son algunas de las ventajas de un presupuesto lineal:

2. Facilidad de desarrollo

La ventaja de un presupuesto por partidas es que son relativamente fáciles de elaborar. Las empresas no tienen que depender de un departamento de finanzas o de una empresa de contabilidad para entender los gastos que tiene una empresa.

Las empresas pueden pedir a los departamentos que formulen sus gastos utilizando su propio presupuesto por partidas.

Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos, calculan los costes de las prestaciones para los empleados. Los directores de oficina pueden crear presupuestos de partidas para suministros de oficina como papel y bolígrafos. Los profesionales del marketing podrían tener un presupuesto de partidas de gastos que tienen que ver con los patrocinios y la publicidad. Cada departamento puede ver un mes de gastos a la vez y ver los fondos gastados en cada partida.

Fácil de calcular e interpretar

Una de las razones por las que se suelen utilizar los presupuestos por partidas, especialmente con quienes no tienen experiencia en finanzas, es porque son relativamente sencillos de calcular e interpretar.

A lo largo del año, podrá ver la cantidad de dinero que ha utilizado del presupuesto para cada partida, y prever si se mantendrá dentro del presupuesto, si tendrá un superávit o si operará con déficit.

Por ejemplo, Molly no tiene experiencia en finanzas. Su jefe le ha pedido que registre los gastos. Como es fácil organizar las partidas en categorías, ella puede hacer un seguimiento de los gastos para asegurarse de que todo se registra correctamente y puede ver fácilmente cómo se está comportando el presupuesto del departamento.

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Asignar gastos

Cada unidad organizativa desglosa sus costes y distribuye una suma exacta para cada coste. Las empresas utilizan el presupuesto del último ejercicio económico para elaborar el presupuesto del siguiente. Pueden modificar los costes para tener en cuenta las diferencias recurrentes, los contrastes regulares y planificar la inflación. A medida que pasa el tiempo, los presupuestos por partidas proporcionan a las empresas datos fácticos que ilustran las pautas y los huecos para los fondos y recursos sobrantes.

Por ejemplo, las empresas de construcción con mayores costes de mano de obra durante los meses de primavera y verano pueden utilizar la información de los presupuestos de las partidas para descubrir formas de reducir los costes de mano de obra en las épocas del año con menos actividad.

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Planificar el futuro

Podrá mirar hacia el futuro de las finanzas analizando su gasto actual con el gasto del año pasado para cada partida y ampliar o reducir los fondos para cada sección a partir del curso que ve que toma la empresa con las finanzas para los próximos años fiscales. Examinar las finanzas de las partidas es fácil de hacer ya que es muy claro. Cada gasto está colocado y explicado en orden por cada línea.

Por ejemplo, Jonathan es director de marketing y su jefe le ha pedido que revise su presupuesto de partidas para determinar si el presupuesto de marketing que necesita para el próximo año y si debe aumentarlo para el siguiente ejercicio. Mirando las partidas en su respectiva columna por cada año, puede comparar los gastos de los años anteriores y los actuales. El director de marketing puede ver fácilmente si su presupuesto cubrirá los costes previstos y eso puede ayudarle a planificar las iniciativas de marketing o la inflación para el año siguiente.