Gestión de proyectos de previsión: Definición, beneficios y consejos

Cuando los gestores de proyectos toman decisiones sobre proyectos nuevos o existentes, se basan en las previsiones para orientarse. La previsión en la gestión de proyectos proporciona las herramientas que los gestores necesitan para desarrollar soluciones para las incertidumbres futuras. Aprender cómo funciona la previsión ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que tienen en cuenta las variables desconocidas al planificar los proyectos. En este artículo, definimos la previsión en la gestión de proyectos, le mostramos cómo enfocar la previsión y le damos consejos para prever su proyecto.

Comprender las fases de la gestión de proyectos

¿Qué es la previsión en la gestión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos intenta responder a las preguntas relacionadas con la situación futura de un proyecto, como por ejemplo cuándo comenzar nuevos proyectos y cómo distribuir los recursos para los proyectos en curso. La previsión permite tomar decisiones basadas en datos pasados y presentes, y algunos proyectos pueden paralizarse o detenerse en respuesta a previsiones desfavorables.

La previsión suele comenzar en la mitad del proyecto para dar tiempo a un análisis comparativo. Dependiendo de la duración del proyecto, la previsión puede realizarse periódicamente a lo largo del mismo. Ayuda a los gestores de proyectos a comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas y a tomar medidas para mejorar la rentabilidad. En general, la previsión afecta a tres áreas principales del proyecto. He aquí algunos ejemplos:

  • Duración: Un proyecto puede comenzar con un calendario de seis meses, pero las previsiones indican que el proyecto durará un mes más. El equipo ajusta la asignación de recursos para preparar tareas o hitos adicionales.
  • Coste: El presupuesto asignado a un proyecto es de 350.000 dólares, pero la previsión determina que el proyecto se quedará por debajo del presupuesto en más de 100.000 dólares.
  • Rendimiento: Una empresa emergente espera vender 10.000 unidades en un periodo de cuatro meses. Después de dos meses, la empresa ha vendido 2.500, y la previsión concluye que las ventas no aumentarán en los dos meses restantes.

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¿Cuáles son las ventajas de la previsión en la gestión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos proporciona a los gestores datos para estimar la carga de trabajo futura de su equipo. Otras ventajas son:

Determinación de los KPI

Las previsiones ayudan a determinar qué indicadores clave de rendimiento servirán mejor al proyecto. El proyecto puede comenzar con ciertas expectativas de rendimiento, pero la previsión puede cambiar esa determinación. En este caso, el director del proyecto hace un seguimiento del KPI correspondiente y puede cambiar la publicidad en respuesta a la previsión.

Identificar las habilidades necesarias

A medida que avanza un proyecto, las tareas o responsabilidades pueden cambiar. Los gestores utilizan las previsiones para saber si hay que ajustar las funciones del equipo o si hay que añadir más profesionales al mismo. Por ejemplo, si una previsión identifica una necesidad futura, el director del proyecto puede planificar la incorporación de un miembro cualificado al equipo.

Cómo hacer consideraciones financieras

Dado que los presupuestos acompañan a los proyectos, en un primer momento consideran los costes previstos de un proyecto. A medida que el proyecto avanza en sus etapas, las previsiones miden los gastos pasados y presentes para sugerir aumentos o disminuciones del presupuesto. Los gestores pueden anticipar los costes futuros con las previsiones y decidir cómo gastar los fondos para reducir los costes del proyecto.

Organización de los recursos

La organización de los recursos ayuda a los gestores de proyectos a garantizar que los miembros del equipo comprendan su función y el alcance del proyecto. La previsión permite a los gestores de proyectos gestionar los recursos para que los miembros del equipo rindan al máximo. La previsión moviliza los recursos cuando las respuestas a los cambios son críticas o sensibles al tiempo. También elimina el despilfarro de recursos al garantizar que los miembros del equipo se apoyan mutuamente, pero también trabajan en sus capacidades ideales.

Previsión de retrasos

Los retrasos en los proyectos pueden costar dinero y reputación a la empresa. Como los retrasos son causales, afectan a otros departamentos, como el de ventas o el de contabilidad. La previsión en la gestión de proyectos analiza las tendencias para prever los retrasos, de modo que los directivos puedan tomar medidas preventivas. Esto puede incluir la colocación de un segundo proveedor o el desarrollo de un programa de formación para más representantes de atención al cliente.

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Cómo utilizar las previsiones en la gestión de proyectos

Por lo general, la previsión en la gestión de proyectos tiene lugar una vez que el proyecto alcanza entre el 15% y el 33% de su realización. Hacer una previsión dentro de este plazo significa que el proyecto tiene suficientes datos presentes para compararlos con los datos pasados y crear la previsión. Las respuestas rápidas a la previsión incluyen la aplicación de medidas de mitigación o la realización de ajustes. Cuando el estado del proyecto se encuentra entre los porcentajes anteriores, es más probable que los cambios tengan un efecto favorable. He aquí tres tipos de análisis que hay que realizar para pronosticar la gestión de los proyectos:

1. Realiza un análisis de tendencias

En el análisis de tendencias, los directivos evalúan la actividad y los patrones históricos para hacer especulaciones sobre el futuro. Pueden ser tendencias de compra, tendencias estacionales o productos que aparecen en respuesta a un acontecimiento, como la mercancía de un equipo tras la victoria en la SuperBowl. La previsión analiza las tendencias para determinar cuándo o dónde abordar el mercado.

Por ejemplo, una nueva empresa de gafas de sol estudia las tendencias de compra y descubre que diferentes grupos demográficos compran gafas de sol en diferentes momentos del año. Los datos de su proyecto actual apoyan esa teoría. La empresa prevé cuándo cambiará la tendencia para poder prepararse para llegar al siguiente grupo demográfico.

2. Realice un análisis del punto de equilibrio

Las empresas necesitan vender un determinado número de productos o servicios para cubrir el coste de producción del producto. En este análisis, las empresas establecen una expectativa de venta de un número específico de unidades en un plazo determinado. La previsión hace determinaciones basadas en el número de unidades que la empresa ha vendido actualmente, así como la expectativa de ventas futuras. En función de los resultados, las empresas pueden ajustar el precio o reenvasar un producto para atraer a un público más amplio.

Por ejemplo, una empresa de ciclismo planea lanzar su nueva bicicleta de carretera y hacer publicidad para un grupo demográfico de 18 a 35 años. La producción de cada bicicleta le cuesta a la empresa 100 dólares. La empresa tiene en cuenta otros costes, como el alquiler del edificio, las nóminas o los servicios públicos. La empresa determina que necesita vender 50 bicicletas en un periodo de cuatro meses para cubrir todos sus costes y obtener beneficios. Tras el primer mes, elaboran una previsión que sugiere que las ventas de bicicletas aumentarán durante la primavera. Deciden aumentar el precio de la bicicleta en el tercer mes.

3. Realice un análisis coste-beneficio

Cuando los gestores de proyectos tienen que decidir qué proyecto debe tener prioridad sobre otro, el análisis coste-beneficio proporciona los datos para tomar la decisión. Si hay más de un proyecto en marcha, la previsión ayuda a evaluar el rendimiento para decidir a qué proyecto hay que prestar atención o cuál hay que dejar de lado. En el análisis coste-beneficio, una lista de los costes y beneficios de cada proyecto ayuda a evaluar qué proyecto tendrá un mejor resultado.

Por ejemplo, el proyecto A tardará dos años en completarse y costará 200.000 dólares. El proyecto B tardará seis meses y costará 150.000 dólares. Los gestores comparan los datos del proyecto y la previsión y determinan que el proyecto a corto plazo es más fácil de gestionar y proporciona más beneficios que el proyecto a largo plazo. Los gestores del proyecto deciden lanzar el proyecto B y las previsiones confirman que la estrategia a corto plazo rinde más de lo esperado.

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Consejos para utilizar las previsiones en la gestión de proyectos

Siga estos consejos antes de hacer una previsión de su proyecto.

  • Mantente al día con la tecnología: La tecnología cambia a un ritmo vertiginoso y las herramientas que los gestores de proyectos utilizan hoy pueden ser diferentes mañana. Al mantenerse al tanto de la evolución de la tecnología, la previsión considera si el proyecto necesitará implementar avances o contratar miembros del equipo con las habilidades adecuadas.

  • Tener en cuenta las necesidades futuras: Cuando haga una previsión, tenga en cuenta las necesidades futuras del cliente. Preste atención a las tendencias y los cambios en el mercado para que su previsión pueda determinar cómo cubrir las lagunas de la oferta y la demanda o adquirir recursos suficientes.

  • Conocer los puntos fuertes y débiles: Cuando las previsiones sugieran cambios en el proyecto o en sus equipos, asegúrate de revisar el rendimiento de los miembros del equipo para poder asignar a las personas adecuadas para las tareas correctas. Conozca los puntos fuertes y débiles de su equipo para maximizar su potencial y aumentar la satisfacción laboral.

  • Recopilar y unificar datos: Los datos pueden proceder de varias fuentes o departamentos, cada uno de los cuales aporta una visión diferente de la empresa o el proyecto. Hay que unificar los datos para formar una visión completa del proyecto y sus objetivos, y asegurarse de que la previsión aborda los sectores de la organización en los que el proyecto podría incidir.

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