Su Guía Definitiva Para La Previsión De Recursos Humanos

A menudo, las empresas tienen que ajustar el tamaño y la composición de sus equipos para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio. La previsión de recursos humanos (RRHH) permite a las organizaciones determinar de forma proactiva el número y el tipo de candidatos que necesitan contratar. Si usted está interesado en asegurarse de que cuenta con el personal necesario para tener éxito aunque las condiciones del negocio cambien, podría beneficiarse de conocer el valor de la previsión de RRHH. En este artículo, definimos la previsión de RRHH, explicamos por qué es importante y repasamos las estrategias y consejos que su empresa puede utilizar para realizar una previsión eficaz.

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¿Qué es la previsión de RRHH?

La previsión de RRHH es el proceso de predecir cómo cambian las necesidades de personal de una empresa con el paso del tiempo, de modo que pueda estar preparada para operar con éxito. Las organizaciones utilizan la previsión de RRHH para decidir si contratan a más personas, reducen su plantilla o ajustan el reparto de responsabilidades. Dado que los departamentos de RR.HH. se encargan de la contratación, la incorporación y la formación, son los más indicados para llevar a cabo este proyecto. Las empresas pueden realizar previsiones de RRHH de forma periódica o continua si su modelo de negocio implica una rotación frecuente o cambios en la oferta y la demanda.

¿Por qué es importante la previsión de RRHH?

La previsión de RRHH es importante porque garantiza que las organizaciones puedan operar de forma responsable, evitando los costes asociados a la pérdida de productividad o al exceso de personal. Tanto las empresas grandes como las pequeñas experimentan cambios de personal o acontecimientos externos que afectan drásticamente a su capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes, producir suficientes productos o completar determinadas tareas. La previsión de recursos humanos limita las consecuencias financieras y operativas de estos sucesos y protege los resultados de las empresas.

Estos son algunos ejemplos de cómo la previsión de RRHH apoya los intereses de las empresas:

  • Exija cambios: Las empresas pueden tener que ajustar el tamaño de sus equipos para satisfacer la demanda que cambia según la temporada o las tendencias de los consumidores. Por ejemplo, las tiendas minoristas suelen tener que contratar más personal antes de la temporada de vacaciones.

  • Suministra cambios: Si una empresa depende de un determinado material o bien para funcionar, es posible que tenga que hacer ajustes de personal cuando cambie el suministro. Por ejemplo, una planta de fabricación de ordenadores puede reducir sus operaciones durante unos meses en medio de una escasez de microchips.

  • Cambios en el mercado: Los cambios económicos y de mercado pueden afectar al número de empleados que puede tener una empresa. Por ejemplo, una ley estatal que aumente el salario mínimo puede hacer que algunas empresas se planteen cubrir menos puestos.

  • Cambios internos de personal: Cuando los empleados se jubilan, obtienen ascensos o son despedidos, sus empleadores tienen que responder en consecuencia. Dado que la mayoría de las empresas saben con antelación quiénes de su organización cambian de función o se marchan, pueden prever los reemplazos necesarios.

  • Cambios en la disponibilidad de recursos: Los recursos disponibles de las empresas cambian a menudo, lo que afecta a sus capacidades de personal. Por ejemplo, una empresa en crecimiento puede comprar más espacio de oficina y tener más dinero para gastar en los empleados que lo ocupen.

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Estrategias para una previsión eficaz de RRHH

He aquí varias estrategias que su departamento de RR.HH. puede poner en práctica para lograr una previsión eficaz:

Método Delphi

El método Delphi recurre a la opinión de múltiples expertos para analizar un problema. Utiliza un intermediario para facilitar el intercambio de ideas sin prejuicios personales ni debates improductivos. En las empresas que cuentan con importantes departamentos de RRHH, el método Delphi puede ser una estrategia eficaz para equilibrar las perspectivas contrapuestas sobre las necesidades de personal. Para utilizar este método, la empresa selecciona a los responsables de RRHH mejor cualificados para predecir cómo afectarían los factores externos e internos a su equipo. Cada uno de ellos presenta en privado sus ideas sobre cómo prepararse para el futuro al intermediario.

Una vez que todos han presentado sus opiniones, el intermediario comparte cada una de ellas manteniendo el anonimato de su contribuyente, y el proceso se repite. Teniendo en cuenta los nuevos puntos de vista, cada responsable de RRHH ajusta su propuesta para que sea más precisa. El facilitador destaca los principales puntos de desacuerdo y el grupo los aborda hasta llegar a un consenso que permita actuar.

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Análisis de tendencias

Una estrategia de análisis de tendencias utiliza datos históricos sobre la dotación de personal anterior de su empresa para predecir sus necesidades futuras. Compara el número de empleados en distintos momentos con parámetros importantes para su modelo de negocio. Por ejemplo, un concesionario de automóviles podría estudiar su pasado para determinar qué número de vendedores se corresponde con el mayor número medio de coches vendidos por empleado. Aunque no siempre es exacta, la identificación de estas tendencias ayuda a las empresas a pagar sólo la mano de obra que necesitan sin dejar de ofrecer un servicio excelente y vender el inventario.

Análisis de ratios

El análisis de ratios funciona de forma similar al análisis de tendencias porque establece una conexión entre las métricas clave y el total de la plantilla. Sin embargo, el análisis de ratios da prioridad a la identificación del ratio exacto que permite que una empresa funcione bien y luego lo aplica al futuro.

Por ejemplo, mientras se prepara para una temporada de verano muy ajetreada, un complejo turístico podría ver cuántos camareros tenía en plantilla en años anteriores y compararlo con el número de huéspedes a los que atendían. Si la proporción es de un camarero por cada 25 clientes, el departamento de RRHH contratará tantos camareros como sea necesario para mantener esa proporción en el siguiente periodo de gran afluencia.

Previsión de suministros

La previsión de la oferta se refiere a la estrategia en la que las empresas analizan su acceso interno y externo a candidatos cualificados. Internamente, las empresas evalúan sus equipos para determinar a quiénes podrían promocionar o hacer una transición lateral a los puestos vacantes. Revisan las cualificaciones y las evaluaciones de rendimiento de los empleados y deciden cómo utilizarlos para sustituir a alguien que planea jubilarse o dimitir.

Externamente, los departamentos de RRHH estudian el mercado laboral actual y las leyes pertinentes para determinar cómo afectarían estos factores a la contratación. A continuación, revisan su estimación de lo que costaría la contratación de nuevos empleados. Por ejemplo, si la investigación sugiere que los vendedores de nivel básico están ganando mucho más en los últimos años, la empresa puede decidir contratar a un nuevo vendedor menos de lo que tenía previsto.

Consejos para una previsión eficaz de RRHH

Estos son algunos consejos para mejorar las previsiones de RRHH de su empresa:

Aprovechar las oportunidades de contratación

La previsión de RRHH te prepara para realizar contrataciones responsables y prácticas. Sin embargo, también es una oportunidad para añadir talento a su equipo mediante la búsqueda de candidatos que ofrezcan habilidades que nadie en su organización tiene actualmente. Mientras recopila información y hace proyecciones sobre el futuro, reúnase con otros directivos de su organización para entender mejor qué habilidades y capacidades creen que faltan en sus equipos. En lugar de ser simplemente un proceso de sustitución, la previsión de RRHH puede ser una oportunidad para revitalizar su organización y mejorar su capacidad de innovación.

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Considerar los múltiples tipos de empleados

A veces, las empresas desarrollan hábitos que determinan prematuramente las decisiones de contratación. Al hacer su previsión de RRHH, asegúrese de investigar qué tipos de empleados serían realmente los mejores para sus necesidades laborales. Su empresa podría descubrir que podría alcanzar los mismos objetivos de producción o atender al mismo número de clientes utilizando trabajadores a tiempo parcial en lugar de a tiempo completo o becarios remunerados en lugar de empleados asalariados.

Desarrollar cuidadosamente un plan de contratación que abarque diferentes tipos de empleados puede reducir el gasto de su empresa en prestaciones y otros costes asociados a las nóminas. A medida que vaya probando nuevas modalidades de contratación, podrá obtener información que cambie profundamente su forma de concebir el futuro de su organización y el desarrollo de su equipo.

Revisa tu organigrama

Antes de comprometerse con un plan de contratación, determine si su empresa ha delegado las responsabilidades de la forma más inteligente posible. Su organigrama refleja los flujos de trabajo y las relaciones de información en las que se basa su empresa, pero a medida que ésta crece, esos sistemas pueden merecer ser reconsiderados. Su departamento de RRHH podría identificar puestos que podrían combinarse en lugar de contratarse por separado, o podría recomendar la incorporación de un puesto completamente nuevo para aliviar la carga de trabajo que un departamento se esfuerza por manejar.

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Encuesta a los empleados

Cada empresa maneja las previsiones de RRHH de forma algo diferente, pero incluso si sólo lo hace de forma intermitente, puede tomar medidas para mejorar su preparación. Considere la posibilidad de encuestar a sus empleados para recopilar datos que puedan afectar sustancialmente a sus previsiones de RRHH. Especialmente en las grandes organizaciones, es difícil hacer un seguimiento de todas las novedades importantes en materia de personal y tenerlas en cuenta a la hora de planificar. Por ejemplo, un empleado puede hablar abiertamente de sus intenciones de jubilarse, pero si no se recogen datos, es posible que no se tomen medidas hasta que se reciba la notificación formal del empleado dos semanas antes de su marcha.

Tanto si realiza una encuesta formal como si simplemente mantiene conversaciones periódicas sobre los planes de los empleados, intente comprender los indicadores que pueden afectar sutilmente a sus previsiones. Por ejemplo, si la satisfacción o la productividad de los empleados es excepcionalmente alta, la mejora de la retención de los empleados podría significar que necesita menos contrataciones de las habituales durante una temporada alta.

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