Cómo preparar la primera reunión con un nuevo equipo

Cuando una empresa presenta a un nuevo directivo, es importante que éste conozca rápidamente a sus nuevos empleados. Si un directivo aprende rápidamente los puntos fuertes y débiles de sus empleados, puede optimizar los talentos de su personal y garantizar un entorno de trabajo satisfactorio. Si usted es un nuevo directivo, es importante que se prepare para su primera reunión para fomentar las relaciones y garantizar el éxito futuro. En esta guía, explicamos por qué es importante la primera reunión de personal de un directivo y cómo preparar la primera reunión con los nuevos miembros del personal.

¿Por qué es importante la primera reunión de personal de un nuevo gerente?

La primera reunión entre un director y su personal establece una relación entre ambas partes. Un directivo puede aprovechar esta oportunidad para conocer información sobre sus empleados, como su experiencia, sus objetivos y su entorno de trabajo preferido. Al mismo tiempo, los miembros del equipo conocen al nuevo directivo y pueden aprender más sobre su estilo de dirección y su personalidad. Esto es importante porque esta reunión suele influir en el funcionamiento de la relación entre ambas partes en el futuro.

Un directivo también puede aprovechar esta reunión para exponer explícitamente los valores por los que desea regirse y cómo piensa promulgar esos valores en toda la oficina. Por último, la primera reunión de personal permite que el director y los miembros del personal se conozcan. Resulta más fácil comunicarse y, por tanto, colaborar como miembros del equipo una vez que ambas partes se han presentado.

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Beneficios de la preparación de la primera reunión de personal como nuevo directivo

Antes de su primera reunión de personal como nuevo gerente, es importante prepararse, ya que la preparación proporciona los siguientes beneficios:

Crea credibilidad

Llegar a la primera reunión preparado te ayuda a crear credibilidad. Los miembros del personal suelen querer un jefe que se tome en serio los asuntos de la empresa y que utilice su tiempo con prudencia. Siempre que celebre una reunión con su personal, es importante tener los objetivos claros. Su personal suele determinar si usted ha considerado de antemano el propósito de una reunión.

Consigue los objetivos

Si se prepara para su primera reunión, es más probable que logre los objetivos establecidos. Esto es aplicable a cualquier reunión, no sólo a la inicial con su personal. Por ejemplo, durante su primera reunión, es probable que quiera conocer a su equipo y establecer directrices. La preparación le permite formular preguntas y crear documentos u otros materiales que esbocen sus directrices.

Ahorra tiempo

La preparación de su primera reunión le ayuda a decidir cuánto tiempo quiere dedicar a cada tema. También le ayuda a asegurarse de que aborda todo lo que quiere cubrir para no tener que realizar reuniones adicionales. Ambas ventajas le permiten llevar a cabo una reunión más breve y crear y establecer un entorno de trabajo eficiente.

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Cómo preparar la primera reunión de personal

A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para preparar la primera reunión con los nuevos miembros del personal:

1. Establezca objetivos

Lo primero que debe hacer al preparar su primera reunión es decidir cuáles son sus objetivos, como presentarse, conocer a los miembros del equipo, recabar información sobre los proyectos actuales o establecer nuevas políticas para la empresa. Escriba los objetivos específicos que desea alcanzar y determine el orden en que quiere conseguirlos. Establecer los objetivos antes de la reunión ayuda a planificar el resto de la reunión con un orden del día claro.

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2. Reúne el material necesario

Reunir los suministros y materiales para la primera reunión puede requerir algo de tiempo, por lo que es mejor realizarlo lo antes posible. Por ejemplo, si tiene previsto introducir cambios en el manual del empleado, es posible que desee imprimir estas páginas con bastante antelación a la reunión. Si quieres llevar a cabo una reunión más estructurada mediante el uso de una presentación de diapositivas, crea esta presentación de antemano. Aborde cada uno de sus objetivos, decida los materiales necesarios para lograr cada objetivo y comience a reunir los materiales lo antes posible.

3. Determine la hora y el lugar de la reunión

Trabaje con su nuevo personal para encontrar una hora y un lugar para la reunión que funcione para todos. Es mejor programar una reunión más larga que una demasiado corta para abordar todo lo que hay en el orden del día. Si tiene previsto celebrar esta reunión de forma virtual, elija una herramienta de videoconferencia o teleconferencia y asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan acceso a ella.

4. Practica

Aunque tenga la intención de que se trate de una reunión informal, sigue siendo una buena idea practicar la introducción de los temas que quiere tratar o las preguntas que quiere hacer. Practicar lo que quieres decir puede ayudarte a descubrir otros temas de los que quieres hablar o un mejor orden para discutir las cosas.

5. Llegue pronto

Si hay algún problema con el lugar de la reunión o el software, llegar temprano le permite resolverlo antes de que comience la reunión. Además, llegar temprano le permite hablar con los nuevos miembros del personal de manera informal a medida que van llegando y demuestra que valora su tiempo.

Consejos para los nuevos directivos

Para llevar a cabo una primera reunión de personal eficiente como gerente, he aquí algunos consejos que puede utilizar:

Proporcionar información sobre los antecedentes

Aproveche la primera reunión para presentarse a su personal. Considere la posibilidad de hablar de sus antecedentes personales y profesionales, de cómo llegó a la empresa y de lo que le gustaría conseguir mientras esté allí. Presentar tus credenciales con antelación ayuda a generar confianza entre el personal al mostrar tu experiencia y habilidades.

Aprenda lo máximo posible

La primera reunión entre usted y su nuevo equipo es una oportunidad para conocer al personal y la empresa. Intente hacer preguntas diseñadas para provocar respuestas más profundas. Por ejemplo, pregunte a sus empleados qué creen que la empresa podría hacer mejor, qué creen que ya hace bien o qué cambios les gustaría ver en la oficina. Cuando reciba sugerencias, haga preguntas de seguimiento o determine cuántas personas están de acuerdo con una determinada sugerencia.

Toma notas

A lo largo de la reunión, recuerde tomar notas sobre lo que aprenda del nuevo personal y de la empresa. Tomar notas no sólo es valioso para repasar lo aprendido, sino que demuestra a sus empleados que valora lo que dicen.

Utiliza los rompehielos

Si le cuesta encontrar la manera de iniciar conversaciones con su nuevo personal, considere la posibilidad de utilizar algunos juegos para romper el hielo. Los rompehielos son preguntas o juegos sencillos diseñados para que las personas se conozcan entre sí en un ambiente relajado. Escriba unos cuantos rompehielos para utilizarlos en su primera reunión y empiece respondiendo usted mismo a las preguntas para fomentar la conversación.

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