¿Qué es el principio de urgencia frente al de importancia de Eisenhower?

Priorizar qué tareas hay que realizar antes que otras puede ser complicado. El principio de Eisenhower de lo urgente frente a lo importante puede utilizarse para organizar las tareas en función de su naturaleza e importancia para ayudar a mejorar la productividad. No sólo puede mejorar la productividad haciendo las tareas importantes, sino que también puede evitar la procrastinación y realizar las tareas de forma eficiente y eficaz si sabe cómo utilizar este principio.

En este artículo, analizamos en qué consiste el principio de Eisenhower de urgente frente a importante y cómo puede ayudarte con tus tareas en el trabajo.

¿Qué es el principio de Eisenhower: urgente o importante?

Antes de clasificar las tareas en las matrices de Eisenhower, hay que compararlas para determinar su urgencia e importancia. Al etiquetar las tareas como urgentes o importantes, se puede dar prioridad a las que se deben abordar inmediatamente y saber qué hacer con las que no se pueden. Tanto las cuestiones urgentes como las importantes pueden ser relevantes para el negocio, para lo personal o para ambas cosas.

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¿Qué son las tareas urgentes?

Las tareas urgentes son una o varias tareas que necesitan atención o reacción en ese mismo momento. Algunos ejemplos de tareas urgentes son:

  • Cuestiones de impacto inmediato
  • Una crisis, ya sea personal o dentro de una empresa
  • Un proyecto con un plazo inmediato
  • Interrupciones inevitables, como correos electrónicos o llamadas telefónicas.

Las tareas urgentes requieren una respuesta o una acción inmediata. Son los elementos de una lista de tareas que suelen escribirse y hacerse primero cuando se presentan.

¿Cuáles son las tareas importantes?

Las tareas importantes son tareas que suelen estar relacionadas con los objetivos a largo plazo de un individuo. Algunos ejemplos de tareas importantes son:

  • Mejora de la capacidad o mejora de los límites.
  • Construir relaciones
  • Dirección de aprendizaje
  • Aplicar la estrategia
  • Investigar, planificar y probar

Las tareas importantes son las que atribuyen valor a los objetivos a largo plazo o a una misión general. Algunas tareas importantes también pueden ser urgentes, pero normalmente no requieren una atención inmediata.

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La matriz de Eisenhower

Esta matriz le permite priorizar sus tareas. Estos son los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower:

Urgente e importante

Las tareas urgentes e importantes son tareas que debe realizar lo antes posible. Algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes pueden ser:

  • Una llamada urgente de la familia
  • Cualquier medida adoptada para mantener o reforzar la seguridad o la política de la empresa
  • Una llamada entrante de algún miembro del consejo de administración o de una parte interesada importante
  • Reportaje en medios de comunicación externos, como una entrevista o un rodaje para una producción relacionada con la empresa
  • Plazos fiscales

No es urgente pero es importante

Las tareas no urgentes pero importantes son tareas importantes que puede esperar a completar. Estas tareas deben tener una fecha de vencimiento, pero puede programarlas y completarlas en el futuro. Algunos ejemplos de tareas no urgentes pero importantes pueden ser:

  • Una obligación establecida para ejercer
  • Estudio relacionado con un proyecto concreto
  • Tiempo con la familia
  • Mantenimiento del coche
  • Mejorar una afición personal
  • Invertir en una nueva afición

Urgente pero no importante

Las tareas urgentes pero no importantes son tareas que debe delegar en otro miembro del equipo para que las realice, si es posible. Algunos ejemplos de tareas urgentes pero no importantes pueden ser:

  • Mensajes de texto o llamadas telefónicas inesperadas
  • Compañeros de trabajo que piden consejos relacionados con el trabajo
  • Solicitudes de cartas de recomendación
  • Correos electrónicos de los empleados
  • Pedidos familiares no anunciados

No es urgente ni importante

Las tareas no urgentes y no importantes son tareas a las que no hay que dar prioridad. Son tareas que puede realizar cuando no hay otras disponibles. Algunos ejemplos de tareas no urgentes y no importantes pueden ser:

  • Navegar sin pensar por internet
  • Ver la televisión o los vídeos en línea
  • Jugar a videojuegos o a juegos web
  • Navegar por los canales de las redes sociales
  • Compras de artículos no esenciales
  • Juego
  • Jugar a las cartas

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Ventajas del principio de Eisenhower: urgente vs. importante

Hay algunas ventajas de utilizar el principio de Eisenhower: urgente frente a importante. Algunas de estas ventajas pueden ser:

Prevenir la procrastinación

Utilizar el principio de Eisenhower de «urgente vs. importante» puede ayudar a prevenir la procrastinación al alinear tus tareas de forma procesable y ordenada. Comprender en qué lugar de la lista de prioridades se encuentran las tareas puede ayudar a prevenir la procrastinación y a aumentar la eficiencia de su trabajo en el futuro.

Priorizar sus tareas

Si utiliza correctamente este principio, puede conseguir más con su tiempo y su trabajo. Puede realizar las tareas urgentes según su necesidad, al tiempo que se asegura de no olvidar las tareas importantes.

Crear una jornada de trabajo equilibrada

Con la matriz de Eisenhower, puedes abordar las tareas teniendo en cuenta su importancia. De este modo, no programará completamente su jornada laboral con la realización de tareas urgentes, sino que logrará un equilibrio de tareas. De este modo, te aseguras de que las tareas importantes tengan una fecha de vencimiento.

Consejos para utilizar el principio de Eisenhower: urgente o importante

Aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta cuando utilices el principio de Eisenhower de «urgente» o «importante» en tu lugar de trabajo:

Crear una lista de tareas pendientes

Crear una lista de tareas pendientes después de dividirlas utilizando la matriz de Eisenhower' le ayudará a recordar qué tareas deben completarse primero. Le ayudará a recordar las tareas, evitando que se olvide de las tareas importantes o de las que requieren tiempo. También le garantiza que utilizará todo el trabajo que ha realizado para crear su matriz de Eisenhower.

Limitar el número de tareas

Aunque la matriz de Eisenhower puede priorizar muchas tareas, considere la posibilidad de limitar su número de tareas a las que pueda completar en su jornada laboral actual. Esto le ayuda a mantenerse en la tarea y dentro de una expectativa de tarea realista. Limitar la cantidad de tareas también puede facilitar todo el esfuerzo de priorización de tareas.

Preparar la tarde o la noche anterior

Considera la posibilidad de preparar tu matriz y tus listas la noche o la mañana antes de tu jornada laboral. Esto le permite aprovechar mejor su tiempo para completar sus tareas en lugar de dedicar tiempo a la planificación.

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Seguimiento de las tareas delegadas

Cuando delegue tareas a otros por el principio, considere la posibilidad de hacer un seguimiento de cómo progresa la tarea delegada. Esto enviará un mensaje positivo al empleado que recibió su delegación, y puede ayudar a que la tarea delegada progrese aún más. Llevar un registro del progreso de la tarea puede darle la oportunidad de ofrecer consejos a los demás o responder a sus preguntas.