Un gestor de proyectos utiliza sus habilidades de liderazgo, gestión del tiempo, comunicación y organización para asegurarse de que su equipo completa los proyectos a tiempo y cumple todos los objetivos requeridos. Utilizando un conjunto de principios de gestión de proyectos, los gestores de proyectos lo consiguen.
En este artículo, analizamos 10 principios de gestión de proyectos que puede utilizar para gestionar mejor los proyectos futuros.
¿Qué son los principios de gestión de proyectos?
En lo que respecta a cómo gestionar proyectos en el lugar de trabajo, los principios de gestión de proyectos son las ideas fundamentales que los jefes de equipo pueden utilizar para llevar a cabo los proyectos con mayor eficacia. Cada gestor de proyectos tiene proyectos novedosos, pero hay ciertas reglas generales que son aplicables a la mayoría de las ocupaciones. Estos principios abarcan todas las etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos, desde el establecimiento del proyecto hasta el análisis posterior al mismo. Independientemente del tamaño o el estilo del proyecto, la mayoría de los gestores de proyectos pueden beneficiarse de la aplicación de estos principios de gestión de proyectos.
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10 principios de gestión de proyectos
A continuación se exponen 10 principios de gestión de proyectos que puede intentar aplicar en futuros proyectos:
Definir una estructura de proyecto
La estructura del proyecto es un esquema de sus principales elementos. Es importante conocer la estructura general del proyecto antes de empezar a trabajar para poder planificar estratégicamente los detalles. Hay tres elementos que hay que definir al crear la estructura del proyecto:
- El presupuesto, que es la cantidad de dinero que tienes disponible para gastar en el proyecto
- El calendario, que es el tiempo que usted y su equipo tienen para completar el proyecto
- Los hitos, que son objetivos que se intercalan en el calendario y que miden el progreso del proyecto.
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Establezca objetivos específicos para el proyecto
Cuando establezca los objetivos de su proyecto, hágalos específicos con cifras medibles. Por ejemplo, en lugar de indicar que el objetivo de su nueva campaña de marketing es “crear una nueva campaña de publicidad en vídeo,” podría crear un objetivo de “crear una campaña de publicidad en vídeo que atraiga 20.000 visitas en línea.” Establecer objetivos con métricas específicas le ayuda a seguir el éxito de su proyecto. También puede ayudarte a crear hitos a lo largo del proyecto.
Implementar las herramientas adecuadas
Antes de iniciar un proyecto, asegúrate de que todos los miembros del equipo disponen de las herramientas adecuadas, como un software de gestión de proyectos o de comunicación. Considere la posibilidad de discutir el proyecto con su equipo para ver si tienen alguna sugerencia de herramientas que puedan ayudarles a trabajar de forma más productiva. También puedes analizar proyectos anteriores o similares para ver qué herramientas fueron beneficiosas para esos equipos. Al implementar las herramientas adecuadas antes del inicio del proyecto, permite que el equipo trabaje de forma eficiente desde el principio, lo que puede ayudar a que su proyecto se mantenga dentro del plazo previsto.
Comunicar las funciones y expectativas
Otro principio importante de la gestión de proyectos es comunicar el papel de cada miembro del equipo y las expectativas que se tienen de él. Cada miembro del equipo debe saber exactamente lo que tiene que hacer en el proyecto antes de empezar a trabajar en él. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede asignar la creación de una nueva función web a un miembro del equipo, que debe entregarla en una fecha determinada para que el siguiente miembro del equipo pueda integrar esa función en el sitio web del cliente.
Al comunicar eficazmente sus expectativas a su equipo antes del proyecto, se asegura de que todos sepan de qué entregables son responsables y cómo contribuye su trabajo al producto final.
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2. Hacer que el equipo rinda cuentas
La rendición de cuentas consiste en garantizar que cada persona realice la tarea que le ha sido asignada. Es importante que el director del proyecto responsabilice a los demás miembros del equipo y que cada miembro se responsabilice a sí mismo, ya que así es más probable que todos completen su trabajo con diligencia y a tiempo.
Una gran manera de mejorar la responsabilidad es mediante la comunicación regular. Como gestor de proyectos, compruebe el progreso de su equipo y vea si hay algo que necesiten. Además, anime a los miembros del equipo a comunicarse entre sí, ya que esto puede hacer que compartan recursos e ideas.
Abordar las cuestiones con antelación
Al iniciar un proyecto, los miembros de su equipo pueden tener preguntas sobre el mismo. Es una buena idea reservar tiempo desde el principio para abordar el mayor número posible de preguntas. Si se abordan las preguntas antes de que comience el proyecto, se pueden minimizar los errores derivados de la incertidumbre o los malentendidos. También ayuda a aclarar los objetivos y los pasos del proyecto para que todos conozcan la estructura del mismo.
Puede descubrir que al aceptar las preguntas de su equipo, encuentra formas de mejorar el proyecto. Por ejemplo, un empleado puede preguntar cómo puede compartir ciertos documentos del proyecto entre el equipo, algo que usted no había considerado. Entonces puedes encontrar una app para compartir archivos para que el equipo la utilice cuando empiece a trabajar.
Supervisar el progreso
Para asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro de los plazos previstos, los directores de proyecto deben supervisar periódicamente los avances. Para ello, los directores de proyecto pueden solicitar información actualizada a los miembros del equipo o celebrar reuniones en las que cada miembro del equipo les proporcione información actualizada. Los gestores de proyectos también pueden utilizar un software de gestión de proyectos en el que pueden ver el estado del proyecto. Si el gestor del proyecto considera que su equipo está empezando a retrasarse, puede hacer ajustes en el proyecto, como añadir recursos adicionales o ajustar el calendario.
Ajustar las prioridades
A lo largo de un proyecto, las prioridades pueden cambiar debido a cosas como las restricciones presupuestarias o las peticiones de nuevos clientes. Es importante que el director del proyecto ajuste el proyecto en función de estos cambios de prioridades. Los gestores de proyectos pueden ser flexibles si se comunican con la alta dirección y los clientes de forma proactiva. De este modo, si se producen cambios, el gestor del proyecto puede integrarlos en el plan del proyecto existente con algo de tiempo para ajustar sus prioridades.
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Finalizar el proyecto
La finalización del proyecto incluye la garantía de que su equipo ha completado cada elemento del proyecto. Este es un buen momento para que los gestores de proyectos revisen su lista original de objetivos y comprueben que el equipo ha cumplido todas las tareas requeridas. La finalización del proyecto también incluye la presentación del proyecto a la alta dirección y la realización de cualquier cambio solicitado.
Analizar los éxitos
Tras la finalización del proyecto, los gestores de proyectos tienen la oportunidad de analizar el ciclo de vida del mismo. Al analizar los éxitos del proyecto' y cualquier área de mejora, los gestores de proyectos pueden aprender valiosas lecciones que pueden aplicar a futuros proyectos.
Es una buena idea que durante esta fase se reúna con su equipo y reciba sus comentarios. Pregúnteles qué creen que ha ido bien y qué sugerencias tienen sobre cómo mejorar futuros proyectos. El director del proyecto también puede proporcionar a los miembros del equipo comentarios que puedan utilizar en futuros proyectos.