Cómo priorizar las tareas en el lugar de trabajo

Cuando se tienen múltiples tareas de trabajo que completar cada día, es posible que se necesite desarrollar un sistema eficaz para gestionarlas. Establecer prioridades es una forma de determinar qué debe realizar primero en función de su importancia. Comprender las mejores formas de priorizar sus tareas puede ahorrarle tiempo en el trabajo.

En este artículo, analizamos qué es priorizar, cómo priorizar tareas y damos ejemplos de habilidades que le ayudarán a priorizar de forma eficaz.

¿Qué es priorizar?

Priorizar incluye decidir en qué orden deben realizarse las tareas en función de su importancia. Esta estrategia puede ayudarle a organizar su tiempo de forma más eficiente. Esto le ayuda a aprender a completar primero las tareas importantes, a cumplir los plazos y a tener más tiempo para terminar las tareas más grandes. Las habilidades de priorización pueden ayudarle a realizar más trabajo en menos tiempo.

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Cómo priorizar las tareas en el trabajo

Tenga en cuenta estos pasos a la hora de priorizar las tareas en el lugar de trabajo:

1. 2. Decidir qué tareas son las más importantes

En primer lugar, decida qué tareas de su lista de tareas pendientes son las más importantes. Puede determinarlo en función de los plazos que tenga para la semana, las expectativas de los clientes o las peticiones de los compañeros de trabajo. Por ejemplo, puede centrarse en un informe de marketing que debe presentarse al final del día antes de pasar a otras tareas.

2. Poner las tareas en un calendario

Una vez que decida qué tareas son más importantes, prográmelas en su calendario. Priorizar tu tiempo puede ser más fácil cuando ves tu lista de tareas cada día. Puede descubrir que se concentra mejor en esas tareas diarias cuando tiene un recordatorio visual de cada una que debe completar. Completarlas también puede proporcionarle una sensación de logro.

3. Establecer límites

Una vez que se concentra en sus tareas para ese día, puede priorizar aún más estableciendo momentos específicos para concentrarse en su trabajo. Es posible que haya compañeros de trabajo que le llamen, le envíen un correo electrónico o se acerquen a su mesa con regularidad para hablar con usted sobre cuestiones no urgentes. Es conveniente hacerles saber que estás concentrado en un proyecto y que hablarás con ellos más tarde. Puedes pedirles que no te molesten durante la mañana, pero que estarás encantado de hablar por la tarde.

Otro método para priorizar tu tiempo es configurar tu mensaje de correo electrónico para que la gente sepa a qué horas del día respondes a los correos electrónicos. Puede que descubras que te concentras mejor y realizas más tareas cuando estableces horas específicas para trabajar sin interrupciones.

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Consejos para priorizar en el trabajo

Estas son algunas formas de priorizar tus tareas en el trabajo, que pueden convertirte en un empleado más productivo:

Tener en cuenta las distracciones

Tener distracciones a lo largo del día es normal, tanto si has cambiado la atención a otra tarea como si estás respondiendo a un compañero de trabajo. También es posible que necesite descansos durante el día para relajarse y volver a concentrarse. Cuando acepte que las distracciones se producirán, le resultará más fácil incluirlas en su horario. Incluso puedes programar tus descansos, como una pausa de 10 minutos para tomar café a media mañana y un paseo de 15 minutos a última hora de la tarde.

Ayuda de la tecnología

Con los avances tecnológicos, hay muchas herramientas de productividad disponibles que pueden ayudarle a priorizar y mantenerse en la tarea. Si te descargas una aplicación en tu ordenador para controlar el tiempo que dedicas a una tarea concreta, podrás ver la eficacia con la que trabajas. También puedes utilizar un temporizador para ayudarte a concentrarte en las tareas y planificar los descansos. Por ejemplo, puedes programar el temporizador para una hora de trabajo y planificar un descanso de cinco minutos después.

Priorizar una tarea a la vez

Puede ser tentador realizar varias tareas para lograr más, pero a menudo es mejor centrarse en una tarea a la vez. Esta estrategia puede garantizar que toda tu atención está en esa tarea para que puedas completarla de forma eficiente antes de pasar al siguiente elemento de tu lista. Podrías tener más posibilidades de entregar un trabajo de calidad si no te distraes con otras tareas.

Utilizar una herramienta de programación

Prioriza las tareas escribiendo todo lo que tienes que hacer en el próximo mes. A partir de ahí, determina lo que hay que hacer diariamente, al final de cada semana y al final del mes. Puedes anotarlo en una hoja de cálculo y luego organizar las tareas en un calendario. Programar tus tareas en función de los plazos puede ayudarte a mantenerte concentrado y a trabajar de forma más eficiente.

Delegar tareas

Si puedes asignar tareas o compartir responsabilidades con tus compañeros de trabajo, podrías hacer una lista de todo lo que tienes que completar para el final de la semana y delegar tareas específicas a otros. Decide qué tareas podrían terminar los demás sin tu supervisión y asígnalas a tus compañeros de trabajo para que puedas centrarte en los asuntos que necesitan tu atención inmediata. De este modo, podrás priorizar las tareas que necesitas terminar rápidamente.

Cómo destacar la capacidad de priorización

Saber priorizar tus tareas puede convertirte en un candidato a un puesto de trabajo más cualificado. He aquí varias formas de subrayar las habilidades de priorización cuando se presenta a un nuevo trabajo:

Habilidades de priorización para su currículum

Un currículum sólido debe enumerar ejemplos de las habilidades de priorización que utiliza en su empresa actual o anterior. Puede enumerar varias habilidades y explicar cómo las utiliza. Por ejemplo, podría decir lo siguiente en el resumen u objetivo de su currículum:

Director de marketing con tres años de experiencia en el uso de las habilidades de priorización para organizar las tareas por importancia y establecer los plazos para el departamento de marketing con el fin de garantizar que se completan todos los proyectos a tiempo;

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Capacidad de priorización para su carta de presentación

Tu carta de presentación es una oportunidad para hablar de cómo priorizas las tareas con más detalle. Puedes adaptarla al puesto que solicitas leyendo detenidamente el anuncio de empleo y mencionando palabras clave específicas que demuestren que sabes priorizar, como ser puntual o estar bien organizado. Por ejemplo, puedes hablar de tus habilidades de priorización en tu carta de presentación de la siguiente manera:

En mi anterior puesto como recepcionista, me encargaba de programar las citas para el equipo de recursos humanos cada día. Recibía diariamente un gran número de llamadas telefónicas y correos electrónicos de posibles empleados, por lo que priorizaba mis tareas pasando la mañana devolviendo sus llamadas. Completaba mis correos electrónicos por la tarde, cuando no había tanto trabajo, ya que no eran tan urgentes;

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