Uno de los aspectos más importantes y exigentes a la hora de establecer y mantener una carrera de éxito es equilibrar la productividad con la salud. Una excelente gestión del tiempo puede ayudar a los profesionales a realizar la cantidad adecuada de trabajo, mantenerse motivados y maximizar su potencial profesional y personal. Muchas personas tienen dificultades para encontrar la técnica de gestión del tiempo adecuada a su situación, y existen técnicas para ayudarles.
En este artículo, definimos los problemas de gestión del tiempo y compartimos una lista de retos comunes de gestión del tiempo, con sugerencias para solucionarlos.
Habilidades de gestión del tiempo: Definición y ejemplos
¿Qué son los problemas de gestión del tiempo?
Muchas personas se ven incapaces de satisfacer sus demandas personales y profesionales debido a problemas de gestión del tiempo. A menudo creen que no hay tiempo suficiente para ciertas actividades personales y profesionales o que las exigencias de ese tiempo son mayores que el tiempo disponible. También puede haber una amplia gama de barreras percibidas para utilizar ese tiempo de forma eficaz. Puede abordar los problemas de gestión del tiempo para mejorar su experiencia profesional.
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Sugerencias para los retos de la gestión del tiempo
Si la gestión del tiempo es un área de crecimiento para usted, puede ser reconfortante saber que otras personas también se han enfrentado a retos similares. También puede ser de ayuda saber cómo otros han abordado esos problemas. Para inspirar su desarrollo de la gestión del tiempo, aquí tiene algunos problemas comunes de gestión del tiempo y cómo solucionarlos:
1. Poca motivación
A veces, encontrar la motivación para completar las tareas importantes puede ser el primer obstáculo para una buena gestión del tiempo. Por ejemplo, es posible que haya experimentado una situación en la que tiene mucho tiempo para completar una tarea en particular, pero no tiene ganas de hacerlo, por lo que se deja sin hacer. El esfuerzo puede parecer superior a su nivel de energía en un día determinado, tal vez, o puede tener que ver con su nivel de entusiasmo por una tarea específica.
Encontrar la motivación es un reto común, y afortunadamente es posible superar este desafío de gestión del tiempo. Intente identificar algo de la tarea que no le motiva y que sí le interesa, y céntrese en esa parte del proyecto. También puede identificar la forma en que su tarea le ayudará a alcanzar un objetivo diferente, aunque relacionado, que es importante para usted. Por ejemplo, si tienes que reubicar muchas estanterías de archivos para hacer sitio a otras nuevas, piensa en los nuevos e interesantes proyectos que se alojarán en ese espacio recién abierto.
2. Hábitos de procrastinación
La procrastinación es la experiencia común de posponer una tarea hasta que queda poco tiempo antes de una fecha límite. Las personas pueden procrastinar por diversos motivos, como la costumbre, el perfeccionismo o la falta de claridad en los objetivos. La buena noticia es que es posible vencer la procrastinación y cumplir los objetivos con eficacia.
Una forma de abordar la procrastinación es programar un temporizador para un periodo corto de tiempo y empezar a trabajar, diciéndose a sí mismo que puede parar al final de ese tiempo si ya no tiene ganas de trabajar. Muchas personas descubren que su impulso continúa mucho después de ese periodo de trabajo inicial y que normalmente no desean procrastinar más esa tarea. Desglosar tus objetivos en un calendario detallado también puede ayudar, al establecer plazos intermitentes antes del definitivo.
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3. 4. Falta de tiempo
Algunas personas se enfrentan al reto de la gestión del tiempo, ya que disponen de muy poco tiempo para completar sus objetivos. Esto puede ser el resultado de una multitud de objetivos necesarios, y esas tareas pueden ser igualmente importantes. Esta sensación también puede tener que ver con una gran cantidad de tareas menos importantes y abrumadoras.
Si cree que tiene demasiadas tareas que realizar y muy poco tiempo para terminarlas, puede intentar priorizar su lista de tareas y eliminar las que no tienen consecuencias reales si se dejan sin hacer. También puedes probar a delegar tareas en otras personas de tu equipo en las que confíes.
4. Intento de multitarea
La multitarea puede parecer a veces una forma eficaz de gestionar el tiempo. Sin embargo, a menudo la multitarea puede hacer que esas tareas tarden más de lo normal. Esto se debe a que la multitarea implica cambiar de tarea rápidamente, lo que puede sobrecargar los procesos de toma de decisiones de una persona. A veces, la multitarea también puede afectar a la calidad del trabajo, porque una tarea nunca recibe toda la atención.
Si es posible, intente concentrarse en un objetivo a la vez. Puede descubrir que esto hace que su trabajo sea más eficaz y eficiente, así como de mayor calidad. Si trabajas en una situación que no te permite realizar una sola tarea, como servir en un restaurante, intenta utilizar listas o hacer descansos ocasionales para aliviar parte del estrés mental.
5. Overbooking
Asumir demasiadas tareas puede suponer un reto para la gestión del tiempo. Aunque a menudo es fácil aceptar nuevas tareas con entusiasmo, a veces la realidad del tiempo necesario para realizarlas supera el tiempo disponible.
Intente considerar detenidamente su carga de trabajo actual antes de asumir nuevos encargos y tareas opcionales. Por ejemplo, puedes pedir una estimación del tiempo necesario para completar un trabajo si es por libre, o evaluar cuánto tiempo crees que te llevará. Si ya está sobrecargado de trabajo, considere la posibilidad de probar otra estrategia de gestión del tiempo, como la delegación o la colaboración.
6. No descansar lo suficiente
A veces, las personas que trabajan mucho duermen menos horas al día o eligen evitar los descansos con la esperanza de tener tiempo extra para ser más productivos. Reducir o eliminar el tiempo de descanso puede parecer productivo a corto plazo, pero normalmente le hace menos eficaz debido a la falta de descanso. La productividad suele aumentar con la energía bien descansada.
Si puede, descanse cuando lo necesite y pueda. Intenta establecer un horario de sueño consistente para asegurar un descanso adecuado por la noche, y asegúrate de consultar con un profesional si sospechas que los problemas de sueño son de naturaleza médica. Considere la posibilidad de hacer pausas en su día para refrescar su energía.
7. Olvidarse de delegar
Otro reto de la gestión del tiempo al que puede enfrentarse es saber cuándo delegar. A muchos profesionales les gusta realizar las tareas de forma independiente. Sin embargo, a veces esto puede convertirse en un problema de gestión del tiempo cuando hay demasiadas tareas y no hay tiempo suficiente para completarlas.
Considere la posibilidad de delegar tareas en miembros del equipo en los que confíe. Si hay personas que tienen más tiempo en su agenda y son capaces de completar el trabajo que hay que hacer, puede que pedirles que intervengan le libere para realizar menos tareas con mayor éxito. Si se encuentra en una posición de miembro del equipo, en lugar de poder delegar directamente, considere la posibilidad de colaborar con sus colegas para mejorar la gestión eficaz del tiempo en su equipo.
8. Falta de organización
Muchas personas también consideran que el desorden puede obstaculizar su gestión del tiempo y su productividad. Mantenerse organizado suele ser un elemento importante de la buena gestión del tiempo, ya que le ayuda a dedicar más tiempo a la consecución de objetivos y menos a cambiar de tareas o a buscar elementos.
Intenta llevar una lista de tareas para organizarlas, o utiliza una agenda física o digital para organizar tu agenda. Considera la posibilidad de reorganizar tu espacio físico para agilizar tu flujo de trabajo. El desorden puede impedir a veces la gestión productiva del tiempo, por lo que es conveniente que dediques un tiempo al día a ordenar tu espacio de trabajo.
9. 14. Múltiples distracciones
Las distracciones, como el exceso de socialización, los dispositivos electrónicos y las tareas menos importantes, a veces pueden obstaculizar una buena gestión del tiempo en el trabajo. Muchos de estos tipos de distracciones son lo suficientemente comunes como para que se pasen por alto con facilidad, y es posible que ni siquiera te des cuenta de que te están restando productividad.
Para aumentar la concentración y reducir las distracciones, intenta adaptar tu espacio de trabajo a tu propio modo de concentración preferido. Proteja su espacio de trabajo contra las distracciones utilizando indicadores de que está trabajando, como unos auriculares o incluso cerrando la puerta si es apropiado para la cultura de su empresa. Considere la posibilidad de colocar su teléfono u otros dispositivos electrónicos al otro lado de la habitación, silenciándolos o apagándolos por completo si tiene otra forma de recibir información esencial. Intenta incluir en tu día pausas estructuradas para estas actividades.
10. Planificación rígida
Una planificación excesivamente rígida puede suponer a veces un reto de gestión del tiempo tan grande como la desorganización. Es probable que surjan interrupciones a lo largo del día, incluso con la mejor planificación. Esto es una experiencia normal, y también es común que suponga un reto para la gestión del tiempo.
Intente ser consciente del valor de la flexibilidad cuando surjan interrupciones inevitables. Piensa en cómo puedes incorporar esas tareas añadidas o proyectos secundarios a tus objetivos generales del día. Por ejemplo, si tienes una comida de negocios en la ciudad y también tienes que dejar los planos a un contratista, considera la posibilidad de ser flexible y combinar esas tareas en un solo viaje fuera de la oficina.
11. Problemas para establecer prioridades
Saber qué tareas son más importantes y urgentes puede ser una habilidad crucial para la gestión del tiempo. Las expectativas de las distintas partes interesadas pueden diferir de tu propia comprensión de cómo priorizar las tareas en el trabajo, y una lista llena de tareas pendientes puede complicar también este reto de gestión del tiempo.
Si la priorización es uno de tus retos en la gestión del tiempo, prueba a utilizar una herramienta visual de priorización, como un organizador gráfico o una tabla. También podrías intentar colaborar con un colega o incluso acudir a un mentor de confianza para que te ayude a decidir qué tareas son las más importantes para un determinado periodo de tiempo.
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12. Perfeccionismo
La atención al detalle puede ser un activo valioso en el trabajo. Sin embargo, cuando se prioriza fuera de los límites de la moderación, el perfeccionismo puede interferir con la gestión productiva del tiempo. Esto se debe a que este hábito puede hacer que pases más tiempo del necesario en detalles que podrían no tener un impacto significativo en el resultado general de tu trabajo.
Si descubre que el perfeccionismo está interfiriendo en su gestión del tiempo, intente integrar medidas de éxito en su lista de tareas. De este modo, tendrá un recordatorio de los resultados que pretende obtener que le ayudará a recordar que debe pasar a la siguiente tarea cuando sea necesario.