La racionalización de sus procedimientos y el mantenimiento de un determinado estándar de calidad son algunos de los importantes beneficios que obtienen las organizaciones al utilizar los PNT. Las organizaciones pueden obtener ventajas significativas como una mayor eficiencia, una mayor rentabilidad, una mayor seguridad en el lugar de trabajo y una uniformidad al estandarizar sus procedimientos. Un PNT puede utilizarse para mejorar el flujo de trabajo de los empleados si usted es un directivo o un líder organizativo que busca optimizar sus procedimientos operativos.
En este artículo, describimos qué es un PNT, por qué es importante, cómo escribir el suyo y ofrecemos consejos útiles para hacerlo con éxito.
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¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
Un PNT es un conjunto de instrucciones paso a paso para operaciones rutinarias creadas por una organización. Los PNT describen y enumeran todas las actividades necesarias para finalizar las tareas de acuerdo con la normativa del sector, los requisitos legales y las preferencias de la organización. Los PNT establecen y describen las expectativas específicas de determinados procesos, lo que permite a los empleados elaborar un producto de alta calidad de acuerdo con la normativa del sector, los requisitos legales y las preferencias de la organización, sin riesgo de errores de comunicación o de introducción de datos.
Existen varios tipos de PNT, ya que los distintos sectores y organizaciones suelen seguir procesos diferentes. A continuación, le presentamos algunos ejemplos de PNT típicos que puede encontrar dentro de una variedad de campos para ayudarle a entender cómo funcionan:
- Producción: En el ámbito de la producción y la fabricación, un PNT puede describir los pasos de la línea de producción, los procedimientos de mantenimiento de los equipos, los procesos de inspección y los programas de formación de los empleados. Este tipo de PNT puede garantizar la regulación de un estándar específico de producción.
- Finanzas y administración: Las organizaciones de finanzas y administración pueden crear POE para sistematizar sus procesos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Esto puede garantizar la maximización del flujo de caja, el pago puntual y la racionalización de los procesos de facturación.
- Marketing, ventas y atención al cliente: En el ámbito del marketing y la atención al cliente, las organizaciones pueden crear procedimientos normalizados de trabajo para regular una amplia variedad de procesos que garanticen a los consumidores experiencias coherentes. Estos procesos pueden ser la aprobación de comunicaciones externas, la preparación de presupuestos de venta, los procesos de prestación de servicios, las políticas de garantía y devolución y los procedimientos de atención al cliente.
- Recursos humanos: Dentro de una variedad de organizaciones, los profesionales de recursos humanos pueden redactar POE para sistematizar la formación y el desarrollo de los empleados, los procesos disciplinarios, las revisiones del rendimiento y todo el ámbito de los procedimientos de contratación.
- Legal: Los profesionales jurídicos suelen trabajar junto a los propietarios de las empresas y los líderes de la organización para garantizar el cumplimiento de las directrices legales, como las políticas de privacidad y las normas de accesibilidad. Por lo tanto, se pueden crear PNT legales para garantizar que todos los empleados de una organización comprendan el alcance de estas normativas y las cumplan a través de sus funciones.
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¿Por qué es importante redactar un procedimiento operativo estándar?
Redactar un procedimiento operativo estándar puede ayudar a agilizar procesos específicos, lo que permite a las organizaciones disfrutar de una serie de beneficios. He aquí algunos resultados que los PNT pueden ayudar a conseguir:
- Cumplimiento de normas
- Maximización de la producción
- Reducción del daño al medio ambiente
- Regulación de la seguridad
- Cumplimiento de un horario específico
- Garantía de calidad
- Sistematización de la formación
Cada uno de estos resultados puede ayudar a las organizaciones a estandarizar el trabajo de alta calidad y lograr resultados medibles dentro de sus sectores específicos. Los PNT pueden hacer que una organización experimente un mayor índice de eficiencia, lo que puede traducirse en un aumento de la rentabilidad a largo plazo. Además, dado que un PNT puede crear un estándar de coherencia y fiabilidad dentro de los procesos de producción y los servicios ofrecidos, las organizaciones pueden ser capaces de ofrecer garantías de calidad a las partes interesadas. Además, a partir de cierto nivel de estandarización, las organizaciones pueden reunir pruebas de cómo se llevan a cabo sus procedimientos con regularidad, lo que puede simplificar las inspecciones de los organismos reguladores o de los socios.
Además, con un sistema establecido para mantener las directrices de seguridad y reducir las condiciones de trabajo peligrosas, los PNT pueden ayudar a fomentar un entorno de trabajo saludable y seguro para los empleados. En el ámbito de la gestión de personal, los PNT permiten a las organizaciones fomentar una infraestructura de resolución de conflictos racionalizada y centrada en la solución de problemas, lo que también beneficia a los empleados en general. Con todas estas ventajas combinadas, los PNT pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar más fácilmente el éxito.
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Cómo redactar un procedimiento operativo estándar
Los pasos exactos que seguirá para redactar un PNT para su organización probablemente diferirán en función de su sector específico y del propósito de la organización. Sin embargo, independientemente de estos factores situacionales, hay algunos pasos concretos que puede seguir para crear un PNT exitoso que agilice los procesos. He aquí seis pasos que debe seguir al redactar su PNT:
1. Encuentre un formato que le funcione
Hay varios formatos que puede utilizar al redactar un PNT. Puede optar por presentar sus procedimientos mediante una lista de comprobación, una lista de comprobación lineal, un diagrama de flujo u otros formatos. A la hora de decidir el formato de su PNT, intente tener en cuenta las necesidades de su organización, la complejidad del procedimiento que está describiendo y el nivel de detalle que deberá incluir para garantizar la ejecución satisfactoria de un procedimiento.
2. Colabore con las partes interesadas
Una vez que identifique el formato que utilizará para escribir su PNT, querrá empezar a construir el proceso colaborando con las partes interesadas pertinentes. Deberá reunir a los miembros del equipo, a los líderes y a los profesionales de la gestión para discutir cómo se llevarán a cabo los procedimientos de la manera más eficaz. Colaborar de este modo le permitirá recabar información vital sobre las necesidades de las partes interesadas y evitar discrepancias a largo plazo.
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3. 4. Identifique su propósito
Una vez que haya llegado a un acuerdo con las partes interesadas sobre la estructura del proceso, debe tratar de identificar el propósito de la redacción de su PNT. Es importante examinar qué es exactamente lo que espera conseguir al estandarizar sus procedimientos, de modo que pueda utilizar esta información para guiar el desarrollo de sus PNT. Durante este examen, reconozca las ineficiencias existentes en el proceso— abordar estos escollos puede servirle de propósito.
4. Prepare el alcance del procedimiento
Con el propósito en mente, puede empezar a preparar el alcance de su procedimiento elaborando todos los pasos necesarios del proceso. Debe anotar todos los pasos que hay que dar para completar un proceso, incluyendo las subtareas y los detalles adicionales que sean necesarios. Una vez que haya esbozado cada uno de los pasos necesarios, puede introducir esta información en el formato de su PNT que determinó en el primer paso.
5. Determine las métricas que evaluarán su SOP
Es probable que usted esté escribiendo un PNT para asegurarse de que sus procedimientos se realizan de forma eficiente y adecuada. Con este objetivo en mente, querrá determinar las métricas que utilizará para evaluar su PNT y si realmente está sirviendo para optimizar los procedimientos. A medida que su PNT se implemente, podrá hacer un seguimiento de estas métricas y evaluar regularmente la eficacia del procedimiento en relación con los objetivos de la organización.
6. Finalice su POE y pruebe el proceso
Después de redactar el PNT, darle un formato eficaz y determinar las métricas que utilizará para evaluar su PNT, puede finalizarlo y probar el proceso antes de su plena aplicación. Realizar una prueba con su PNT le permitirá identificar cualquier incoherencia, ineficacia o discrepancia y solucionarla antes de que su equipo se comprometa con él. A partir de aquí, puede compartir el PNT con su equipo para apoyar su formación y desarrollo.
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Consejos para redactar un procedimiento operativo estándar
Hay algunos principios fundamentales que debes tener en cuenta al redactar tu propio PNT. He aquí algunos consejos útiles para tener en cuenta durante el proceso de redacción y a lo largo de la aplicación de su PNT:
- Establézcase pronto: Puede ser útil redactar los PNT al principio de la vida de su organización. Esto ayudará a que la estandarización de los procesos se convierta rápidamente en una norma dentro del flujo de trabajo de su organización, ya que los miembros del equipo no tendrán que volver a aprender los pasos que se dan para lograr un resultado específico. Si no es posible establecer un POE desde el principio en su situación, intente implantar el suyo lo antes posible e incorpore soportes para el desarrollo de los miembros del equipo.
- Revise anualmente: A medida que su organización progrese y crezca, debe tratar de revisar sus PNT anualmente para evaluar su funcionamiento y garantizar su eficacia a lo largo del tiempo. Dado que las organizaciones a menudo necesitan modificar sus operaciones a medida que crecen, tomarse el tiempo de revisar sus PNT anualmente le permitirá una oportunidad orgánica de asegurarse de que sus procesos son óptimos.
- Utilice el lenguaje del sector: Cuando escriba su POE, intente utilizar un lenguaje específico del sector que se ajuste al estilo y al formato más adecuado para el ámbito de su organización. Esto le permitirá describir de forma concisa los procesos y actividades utilizando un lenguaje uniforme que los miembros del equipo podrán descifrar con el mínimo esfuerzo.
- Sea conciso: Es importante gestionar adecuadamente el nivel de detalle que incluya en un PNT. Aunque debe describir los procesos de forma exhaustiva para garantizar una ejecución precisa, no quiere abrumar a los miembros del equipo que tienen que seguir el PNT. Por lo tanto, sólo incluya la información necesaria en su PNT para mantener la practicidad y la coherencia en la ejecución.