Un auditor es responsable de evaluar los registros financieros de una empresa. Un auditor suele ser responsable de verificar la situación financiera de una empresa mediante la recopilación de pruebas de sus transacciones y la garantía de que su situación financiera es exacta. Utilizar procedimientos de auditoría adecuados puede ayudarle a controlar la cantidad de dinero que recibe o gasta su empresa.
En este artículo, definimos los procedimientos sustantivos en la auditoría y proporcionamos múltiples ejemplos de profesionales que realizan auditorías en escenarios de la vida real.
¿Qué es la auditoría?
¿Qué son los procedimientos sustantivos en la auditoría?
Los procedimientos sustantivos en la auditoría se refieren a los procesos o métodos que los auditores utilizan para encontrar o prevenir incorrecciones en los registros financieros. Mediante el uso de procedimientos sustantivos se alerta a los profesionales de que una actividad está teniendo lugar y de que está documentada para futuras referencias. Los siguientes son ejemplos de procedimientos sustantivos en auditoría:
- Compartir los saldos de las cuentas y las transacciones
- Clases de operaciones de prueba
- Hacer registros de cuentas
- Examinar los materiales financieros
- Preguntar sobre determinadas operaciones
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¿Por qué son importantes los procedimientos sustantivos en la auditoría?
Los procedimientos sustantivos en la auditoría son importantes porque dan prioridad a la documentación exhaustiva de las finanzas. Como auditor, es esencial que tenga pruebas de cada transacción monetaria para sacar conclusiones sobre el estado financiero. Los documentos pueden incluir recibos originales de compras, extractos bancarios y facturas que ilustren los servicios prestados y las compensaciones. La realización de procedimientos sustantivos puede ayudarle a justificar sus afirmaciones. Por ejemplo, si llega a la conclusión de que un cliente ha gastado 1.000 dólares en las últimas dos semanas, puede utilizar los documentos que representan las actividades del cliente, mostrando cómo ha llegado a su evaluación final.
Mantener registros detallados puede ser beneficioso si un auditor externo realiza una auditoría de su organización. Los documentos pueden demostrar cómo ha realizado el seguimiento de las finanzas internamente y que sus métodos de seguimiento son objetivos y realistas.
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Tipos de procedimientos sustantivos en la auditoría
Hay dos tipos principales de procedimientos sustantivos en la auditoría. Al realizar las auditorías, los profesionales de la auditoría deciden qué tipo de procedimiento sustantivo es el mejor en función de las circunstancias de la auditoría y de los registros financieros que tenga su cliente. Las variaciones incluyen:
Procedimientos analíticos sustantivos
Los procedimientos analíticos sustantivos buscan una conexión realista entre los datos financieros y no financieros. Una vez que identifican la relación, los auditores pueden adquirir pruebas de que los importes que aparecen en los documentos financieros son racionales. Los procedimientos analíticos suelen ser adecuados cuando las transacciones son exactas, lo que significa que hay pocas posibilidades de que se produzcan incorrecciones materiales. Los auditores establecen sus propias normas al realizar la auditoría y comparan sus predicciones con los documentos del cliente. Sólo es necesario realizar más pruebas cuando hay una discrepancia sustancial entre lo que predijo el auditor y las cifras que figuran en el registro del cliente.
Pruebas sustantivas de detalle
Las pruebas sustantivas de detalles son un protocolo de auditoría que es necesario cuando existe una alta probabilidad de errores materiales. Su objetivo es verificar las conclusiones del auditor sobre la cantidad de dinero en las cuentas y las cifras que aparecen en los documentos del cliente. Los profesionales reúnen pruebas para respaldar sus afirmaciones sobre los estados financieros. Puede ser apropiado utilizar pruebas de detalle cuando se evalúa una cantidad importante de dinero.
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7 ejemplos de procedimientos sustantivos en auditoría
He aquí varios ejemplos de procedimientos sustantivos en auditoría para ayudarle a entender el concepto:
1. Contar el inventario
El protocolo de inventario requiere que los empleados confirmen que la mercancía que tienen físicamente en stock coincide con sus registros. Contar el inventario es habitual para los profesionales que trabajan en el comercio minorista. La dirección suele dividir al personal en equipos y les asigna una sección de materiales para contar. A continuación, los empleados cuentan cuántos artículos tienen en el almacén o en la sala de ventas, y actualizan sus documentos si sus recuentos físicos no coinciden con el recuento registrado. Por ejemplo:
En una tienda de artículos para el hogar, un empleado cuenta 50 linternas en stock, pero el inventario registrado es de 52, lo que deja dos artículos sin contabilizar. El empleado busca en la sala de ventas los artículos que faltan, pero determina que hay una discrepancia. Gracias al procedimiento sustantivo, la tienda tiene un recuento exacto de cuántas linternas puede vender a los clientes.
2. Control de las compras
Cuando los profesionales venden productos a los consumidores, suelen llevar un registro de compras para saber cuántos artículos han vendido y los que quedan en su inventario. El procedimiento de fondo se produce cuando los asociados comparan su número de compras con el número de bienes que aún tienen que vender. Por ejemplo, si abrieron la tienda con 100 magdalenas y sus registros indican que han vendido 50, entonces cuentan las magdalenas restantes para confirmar que les quedan 50. Controlar las compras puede permitir a los empleados hacer un seguimiento preciso de sus cifras de ventas.
3. Distribución de facturas
Otro ejemplo de procedimientos sustantivos en auditoría es el envío de una factura al cliente después de que éste solicite un bien o servicio. Las facturas incluyen la cantidad de dinero que el cliente debe al proveedor, incluida una lista detallada de los gastos asociados a la compra. Confirma las actividades que el proveedor ha realizado a petición del comprador y verifica la fecha en que se produjo la transacción y la información personal del cliente. También representa un acuerdo de que la factura se ajusta a lo que el cliente compró. Por ejemplo:
Un propietario contrata a un carpintero de acabado para que instale molduras de corona en un dormitorio principal. Una vez que el proceso está en marcha, el carpintero envía una factura al propietario de la vivienda con el coste de la instalación, lo que sirve como registro de la relación entre el cliente y el comerciante. El propietario permanece informado de que las molduras de corona que ha elegido y el tamaño de la habitación que quiere renovar cuestan un determinado precio, según la factura.
4. Verificar los pagos
La verificación del pago se produce cuando el proveedor recibe la compensación por los servicios que ha prestado. Utilizan la factura para asegurarse de que los fondos que el cliente ha enviado coinciden con el importe de la factura. Si hay una discrepancia, el proveedor puede ponerse en contacto con el cliente y remitirse a las cifras acordadas que indicaba la factura.
Remítase al ejemplo del carpintero de acabado. Supongamos que la factura indica que la instalación de las molduras de corona cuesta 2.000 dólares para un dormitorio. El cliente enviaría el pago y el carpintero contaría el dinero para verificar que efectivamente ha recibido 2.000 dólares. El recuento de los fondos recibidos es un ejemplo de procedimiento sustantivo en auditoría.
5. Corroborar los pedidos de los clientes
Con la factura, el cliente ejerce los protocolos de comprobación para confirmar que sus pagos requeridos coinciden con lo que pidió inicialmente. He aquí un ejemplo:
En una transacción de empresa a empresa, una compañía tecnológica cumple con el pedido de enviar 12 ordenadores de sobremesa a un comprador. En la factura se indica el precio de cada ordenador y el coste total del pedido. El comprador, una empresa de administración, multiplica los costes individuales de los ordenadores por 12 para confirmar que el coste total coincide con sus cálculos. También cuenta físicamente el número de ordenadores que ha recibido para asegurarse de que la empresa tecnológica ha cumplido correctamente sus expectativas.
6. Cobro de deudas
Las instituciones financieras llevan a cabo procedimientos de auditoría para controlar la cantidad de dinero que les deben los clientes. Por ejemplo, para financiar su programa de licenciatura, es posible que tenga que pedir préstamos estudiantiles cada año hasta que se gradúe. Seis meses después de obtener su diploma, la empresa que le proporcionó los préstamos le enviaría un mensaje con la cantidad que debe devolver. En este caso, la corporación ha calculado los gastos que has cobrado a lo largo de tu carrera educativa, y te ha enviado correos electrónicos de confirmación de que la cantidad que has recibido coincide con lo que has consentido pedir prestado.
7. Confirmación de los saldos de las cuentas
Los bancos utilizan procedimientos sustantivos en las auditorías para verificar la cantidad de dinero en las cuentas de los clientes. Los profesionales se aseguran de que el saldo del estado financiero se ajusta a los fondos reales que posee la cuenta.
Por ejemplo, supongamos que un extracto bancario indica que un cliente tiene 100.000 dólares. Los auditores determinan cómo el cliente ha distribuido los fondos en diferentes lugares. Determinan que el cliente retiró 10.000 dólares del importe total en efectivo y transfirió otros 60.000 dólares a una cuenta de ahorros en otro banco. Los 30.000 dólares restantes sirvieron de inversión en acciones en un país extranjero. El protocolo de auditoría permite a los profesionales contar los recursos monetarios que tienen los clientes y verificar sus importes de acuerdo con las declaraciones.