Son varias las tareas y responsabilidades que hay que gestionar cuando se dirige una empresa. El procesamiento de las nóminas es crucial para los propietarios de las empresas, ya que les permite gestionar y distribuir la remuneración de los empleados de manera eficiente. También garantiza que su empresa cumpla con los requisitos fiscales.
En este artículo, analizamos más a fondo lo que es el procesamiento de nóminas, los pasos que implica el procesamiento de nóminas y los consejos para el éxito del procesamiento de nóminas.
¿Qué es el procesamiento de nóminas?
Todos los aspectos de la remuneración de los empleados se gestionan mediante el procesamiento de las nóminas. El procesamiento de las nóminas incluye asegurarse de que los pagos se calculan, rastrean y distribuyen correctamente, así como calcular las cantidades correctas de dinero que deben retenerse para las prestaciones de la empresa, los impuestos y otras deducciones.
El procesamiento de las nóminas varía de una organización a otra. Algunas empresas contratan a una persona específica para que gestione y administre su nómina internamente, o pueden delegar la tarea en recursos humanos. Sin embargo, otras empresas pueden contratar a una empresa externa o utilizar una plataforma para automatizar su procesamiento de pagos, lo que requiere un mínimo de supervisión y esfuerzo interno.
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Pasos para procesar las nóminas
Siga estos pasos para procesar la nómina:
1. Determine su EIN y sus códigos fiscales
Comience por determinar su número de identificación de empleador (EIN) y sus códigos fiscales. Estos son los números de identificación que utiliza el gobierno para hacer un seguimiento de los impuestos sobre las nóminas de su empresa y asegurarse de que cumple los requisitos necesarios. Si aún no conoce el EIN de su empresa, puede obtenerlo a través del sitio web del IRS. Si no conoce los códigos fiscales de su estado o localidad, puede ponerse en contacto con su gobierno estatal y local.
2. Recoger la información fiscal de los empleados
Recoge la información fiscal de tus empleados. Los empleados rellenarán diferentes formularios en función de su tipo de empleo, y la mayoría de ellos también pueden necesitar rellenar formularios estatales y locales específicos. Por ejemplo, los empleados a tiempo parcial y a tiempo completo pueden rellenar un W-4 y un I-9. Sin embargo, los empleados contratados o autónomos pueden rellenar un W-9.
3. Establecer un calendario de nóminas
Determine un calendario para la frecuencia con la que pagará a sus empleados. Base su decisión en lo que funcione mejor para su negocio. Los calendarios de nóminas más comunes incluyen el pago a los empleados:
- Mensualmente: 12 nóminas al año
- Semestral: 24 nóminas al año
- Quincenal: 26 nóminas al año
- Semanal: 52 nóminas al año
Cree un calendario que especifique todos los días de pago del año. Determine los días de pago basándose en el calendario de nóminas elegido y en cuántos días necesita procesar las nóminas para asegurarse de que los empleados reciben su dinero a tiempo. Es importante tener en cuenta las fechas de presentación de impuestos anuales, los días festivos y las fechas de impuestos trimestrales al crear su calendario. Distribuya el calendario a sus empleados y asegúrese de reevaluar y ajustar el calendario cada año.
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4. Determine los métodos de pago de los empleados
Determine cómo va a pagar a sus empleados, por ejemplo, mediante cheque en papel, depósito directo o tarjeta de nómina. Considere la posibilidad de permitir a sus empleados seleccionar el método que prefieran. Si eligen el depósito directo, recabe la información necesaria sobre la cuenta bancaria para poder configurar correctamente los depósitos.
5. Desarrollar una política de nóminas
Cree una política de procesamiento de nóminas que establezca las directrices que debe seguir su departamento de nóminas y que deben entender sus empleados. En su política, defina cosas como
- Cómo los empleados hacen el seguimiento de su tiempo y asistencia
- Deducciones salariales obligatorias y voluntarias
- Requisitos del estado y de la empresa para las pausas pagadas y no pagadas
- El número de períodos de pago por año
- El proceso para solicitar tiempo libre
- Qué es una semana de trabajo
- ¿Quiénes son y no son elegibles para el pago de horas extras?
- La estructura salarial de su empresa
- Los procesos de registro de nóminas de su empresa
6. Elija un gestor de nóminas
Determine quién dentro de su empresa será responsable de procesar las nóminas. Algunas organizaciones contratan a un empleado específicamente para gestionar las nóminas, mientras que otras pueden designar la responsabilidad a un director de recursos humanos, a un director de oficina o a una persona similar. Es importante elegir a alguien con una gran capacidad organizativa y analítica, con gran atención al detalle y con las habilidades técnicas necesarias.
7. Calcular el salario bruto de los empleados
Una vez que determine su programa y política de nóminas, calcule el salario bruto de cada empleado. El salario bruto es el importe de la paga de un empleado antes de restarle los impuestos o las deducciones. Sin embargo, el cálculo del salario bruto varía según se trate de un salario por hora o de un salario por cuenta ajena.
Esta es la fórmula para calcular el salario bruto de los empleados por hora:
Tarifa por hora x número total de horas trabajadas en el periodo de pago = salario bruto por hora
Es importante tener en cuenta si un empleado que trabaja por horas realiza horas extras. Los empleados que trabajan horas extras ganan hasta una vez y media su tarifa horaria normal por cada vez que trabajan más de 40 horas en una semana laboral. Utilice esta fórmula para calcular el salario bruto de las horas extraordinarias:
(1,5 x tarifa horaria) x número total de horas trabajadas por encima de las 40 horas de la semana laboral = salario bruto por hora extra
Para determinar el salario bruto total de un empleado por hora que ha trabajado horas extras, sume el salario bruto estándar y el salario bruto por horas extras. Por ejemplo, un empleado gana $12 por hora y trabaja 52 horas en una semana, y recibe cheques de pago semanales. Su paga bruta por hora sería de 480 dólares, y su paga bruta por horas extras sería de 216 dólares. En conjunto, su paga bruta total de la semana es de 696 dólares.
El salario bruto de los empleados asalariados depende de su salario anual y del número de períodos de pago al año. Utiliza esta fórmula para calcular el salario bruto de los empleados asalariados:
Salario anual / número de periodos de pago al año = salario bruto asalariado
Por ejemplo, un empleado gana 42.000 dólares al año, y se le paga con una nómina semestral. Para calcular su salario bruto, divide 42.000 entre 24. El salario bruto del empleado es de 1.750 dólares por cada período de pago.
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8. Calcule las deducciones de los empleados
Calcule las deducciones de cada empleado. Consulte su W-4 y revise los requisitos federales y estatales para las retenciones fiscales. Es posible que también tenga que calcular los costes de los seguros y otros requisitos de las prestaciones para calcular las deducciones.
Algunos ejemplos comunes de deducciones de los empleados incluyen:
- Contribuciones al 401(k)
- Impuestos federales
- Impuestos locales
- Medicare
- Seguridad social
- Impuestos estatales
- Cotizaciones de los trabajadores' de compensación
9. Calcular el salario neto de los empleados
Después de calcular el salario bruto y las deducciones de un empleado, calcule su salario neto. El sueldo neto, o sueldo neto, es el sueldo después de las deducciones. Utilice esta fórmula para calcular el salario neto:
Salario bruto – deducciones totales = salario neto
Por ejemplo, un empleado gana un salario de 52.000 dólares con un plan de pago quincenal, lo que hace que su salario bruto sea de 2.000 dólares. Sus deducciones suman 300 dólares. Este empleado gana un sueldo neto de 1.700 dólares por período de pago.
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10. Pagar a los empleados
Una vez calculada la retribución neta, distribuye los pagos entre tus empleados. Es importante que pague a sus empleados a tiempo y según el calendario de nóminas establecido. Puede pagarles a través de métodos como:
- Efectivo
- Depósito directo
- Billetera móvil
- Cheques de papel
- Tarjetas de prepago
11. Mantener los registros de las nóminas
Lleva un registro detallado de las nóminas de todos los pagos. Esto es especialmente importante si paga a los empleados con dinero en efectivo para asegurarse de que tiene un registro de todos los gastos. El registro de todas las transacciones es esencial para satisfacer los propósitos fiscales y de cumplimiento, y puede ser útil si un empleado intenta disputar un pago o el IRS solicita documentación o información sobre el pago.
12. Reevaluar su proceso
Reevalúa tu proceso con frecuencia, especialmente revisando los requisitos fiscales actualizados trimestral y anualmente. Añade nuevas contrataciones y ajusta los códigos fiscales según sea necesario. Evalúe su calendario de pagos cada año, y modifique las fechas según sea necesario. Proporcione a sus empleados todas las actualizaciones necesarias sobre el procesamiento de las nóminas y cómo pueden afectarles los cambios.
Consejos para el procesamiento de nóminas
Ten en cuenta estos consejos para ayudarte a procesar las nóminas con éxito:
Piensa en el tamaño de tu empresa
Considere el tamaño de su empresa a la hora de determinar si debe procesar las nóminas manualmente o si debe contratar un servicio de nóminas. Procesar las nóminas internamente puede ser una mejor opción si tiene una organización más pequeña, especialmente si no tiene un contable o especialista en nóminas dedicado internamente. La contratación de un servicio garantizaría que profesionales que están al día con las últimas prácticas y requisitos se encarguen de todos los aspectos de su nómina, dejándole a usted probablemente sólo la recopilación de la información de los empleados o la actuación como enlace entre el servicio de nómina y los empleados de su empresa.
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Consulta con un contador
Piensa en contratar a un contable para que te proporcione información de forma periódica, por ejemplo, trimestral o anualmente. Pueden revisar tus planes y prácticas para asegurarse de que todo es legalmente correcto. Un contable también puede ayudarle a entender mejor cómo afectan los impuestos a sus operaciones.
Crear archivos de empleados
Considera la posibilidad de crear carpetas individuales para cada empleado. Utilice estas carpetas para mantener todos los formularios de impuestos y la información de los empleados organizada y de fácil acceso. Incluya cosas como el empleado's:
- Solicitud de empleo
- Formulario I-9
- Formulario W-4
- Información sobre las prestaciones
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Pagar los impuestos sobre la nómina a tiempo
Los impuestos sobre la nómina son los impuestos que su empresa paga en función de los salarios de sus empleados. Es importante pagar las cantidades correctas de impuestos sobre la nómina en el plazo establecido. Si no los paga a tiempo, su empresa puede enfrentarse a sanciones.
Invierte en tecnología
Aproveche las opciones para digitalizar y agilizar sus procesos de nómina. Por ejemplo, un software de control de horarios puede evitar los problemas que podrían producirse al utilizar métodos de control de horarios en papel. Del mismo modo, el uso de un software de nóminas puede ayudar a reducir o eliminar por completo la introducción manual de datos y otras tareas repetitivas, evitando errores y proporcionando a su gestor de nóminas más tiempo para otras tareas.