La velocidad a la que se mueven los proyectos de una empresa puede verse afectada por muchos procesos diferentes. Cuando una empresa reduce su proceso de admisión a un punto de entrada de entre muchos, los clientes potenciales y los iniciadores de proyectos pueden presentar más rápidamente las solicitudes de trabajo. Cuando una empresa tiene un único punto de entrada para las solicitudes entrantes, la empresa puede revisarlas y aceptarlas o rechazarlas en función de su alcance.
En este artículo, analizamos los pasos para crear un proceso de admisión eficaz y por qué es importante tener uno.
¿Qué es el proceso de admisión del flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo de admisión es el método por el que las empresas aceptan nuevos proyectos o solicitudes de trabajo. Los flujos de trabajo de admisión suelen tener varios puntos de entrada o canales a través de los cuales los posibles clientes pueden presentar solicitudes y órdenes de trabajo. Este proceso incluye los siguientes pasos:
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Solicitud inicial: El cliente o el propietario del proyecto presenta una solicitud formal de servicios o productos a la empresa. Este contacto inicial puede ser a través de los canales de las redes sociales, los correos electrónicos, el contacto directo a través de llamadas telefónicas o las referencias de clientes y otras empresas.
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Revisión del proyecto: El equipo revisa el proyecto y sus requisitos para determinar si la empresa puede aceptarlo y lo que podría costar trabajar en el proyecto.
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Aceptación o rechazo: La empresa revisa los requisitos del proyecto y las peticiones del cliente y determina si acepta o rechaza el contacto.
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Fase de planificación: Tras el contacto inicial y la aceptación, el equipo pasa a la fase de planificación y comienza a colaborar en las especificaciones del cliente y los parámetros del proyecto.
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¿Por qué es importante tener un proceso de admisión?
El proceso de admisión del proyecto es importante para aumentar la eficacia de la fase de solicitud y le permite a usted y a sus equipos de proyecto revisar las órdenes de trabajo antes de aceptarlas. El proceso de admisión también es esencial para identificar posibles obstáculos en el proceso de incorporación de nuevos clientes potenciales y clientes, o en áreas en las que la admisión puede ralentizar la producción y la eficiencia. La información que puede recopilar a lo largo del proceso de admisión puede ayudarle a desarrollar estrategias de mitigación de riesgos, a perfilar los parámetros de trabajo y a establecer las funciones del proyecto dentro de su equipo para poder aceptar más solicitudes de proyectos.
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Características de un proceso de admisión exitoso
Un proceso de admisión satisfactorio es eficiente y rápido y puede ayudarle a reducir el tiempo que tarda su equipo en revisar los proyectos y aceptarlos o rechazarlos. Estas son algunas de las características de un proceso de admisión exitoso:
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Un punto de entrada establecido para las solicitudes de proyectos: El punto de entrada para todas las nuevas solicitudes de trabajo es un factor importante para iniciar el proceso de admisión de proyectos. Establecer puntos de entrada para cada fase del proceso garantiza que los miembros del equipo adecuados reciban las nuevas solicitudes de los clientes potenciales de forma oportuna y eficaz.
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Asignación de funciones a los miembros del equipo: Forme a los miembros del equipo para que desempeñen funciones específicas durante el proceso de admisión. Por ejemplo, puede tener a alguien que reciba a los nuevos clientes y procese las solicitudes para asegurarse de que llegan a las personas adecuadas. También puede tener un gestor de proyectos u otro líder que supervise el proceso de admisión para garantizar la eficacia y la profesionalidad.
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Requisitos claros para los clientes: Las empresas se aseguran de que las solicitudes de proyectos incluyan requisitos claros para los clientes y los propietarios de los proyectos, de modo que todas las partes implicadas comprendan los parámetros del proyecto. Los clientes y los equipos de proyecto suelen tener acceso a este tipo de información en el sitio web de la empresa o en un correo electrónico introductorio.
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Buena comunicación entre los miembros del equipo La comunicación eficaz entre los miembros del equipo, los supervisores y los propietarios del proyecto es fundamental para el éxito del proceso de admisión. La comunicación y la colaboración abiertas garantizan que todos los miembros del equipo y los clientes comprendan los requisitos y los objetivos generales.
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Conserva los plazos de presentación de solicitudes: Un calendario coherente para las solicitudes de proyectos ayuda a mantener los proyectos alineados con el proceso de revisión de su equipo y puede evitar que el proceso se ralentice. Cuando establezca los plazos para el proceso de admisión, proporcione información sobre el tiempo que tarda el proceso de admisión desde la revisión inicial hasta la aceptación o el rechazo.
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Cómo crear un proceso de admisión eficaz
La creación de un proceso de captación eficaz requiere un análisis exhaustivo de su proceso de captación actual y un conocimiento profundo de cómo los clientes potenciales encuentran su negocio. A continuación se explica cómo crear un proceso de captación eficaz:
1. Revise el proceso de contacto inicial
Antes de aceptar o rechazar una tarea del proyecto, revisa los procesos de comunicación que piensas establecer entre el cliente, tu equipo y tus supervisores. Evalúe todos los documentos que el cliente y los iniciadores del proyecto presenten para asegurarse de que toda la información es completa y precisa. También es importante revisar las especificaciones del proyecto, incluido su alcance, los costes potenciales y las especificaciones del cliente. Una forma habitual de que las empresas y organizaciones revisen los procesos de comunicación y contacto es utilizar aplicaciones de solicitud en línea, en las que los clientes pueden enviar información electrónicamente, lo que permite un proceso de admisión más eficaz.
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2. Exija especificidad en las peticiones que reciba
Cuanta más información reúna su equipo sobre las solicitudes de proyectos entrantes, más precisa será la fase de revisión. Los formularios de contacto incluyen varios elementos clave que proporcionan información sobre el alcance del proyecto, los requisitos presupuestarios, las herramientas y recursos esenciales, las funciones del equipo y las métricas de rendimiento. Tenga en cuenta los siguientes ejemplos de elementos clave que debe solicitar cuando los clientes envíen una solicitud de proyecto:
- Presupuesto del proyecto
- Calendario del proyecto
- Tipo de proyecto
- Objetivos del proyecto
- Resultado esperado
- Restricciones específicas de los proyectos
- Normas del sector
- Normas de cumplimiento
- Estrategias de mitigación de riesgos
3. Dirige tu entrada a los canales adecuados
Tras el contacto inicial, es importante asegurarse de que el proceso de admisión transfiere las solicitudes de proyectos a los canales adecuados para su revisión. Por ejemplo, considere la posibilidad de crear un equipo de revisión que se encargue de todas las solicitudes de admisión de proyectos entrantes, o considere la posibilidad de designar diferentes revisores para que tengan múltiples perspectivas y aportaciones sobre las solicitudes de proyectos entrantes. Este proceso garantiza que los proyectos lleguen a las personas adecuadas y cumplan los requisitos de la empresa, y puede ayudar a reducir los costes futuros y aumentar la eficacia de la fase de planificación.
4. Automatizar los procesos de admisión y enrutamiento
La automatización de los procesos de enrutamiento y admisión puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero al reducir el elemento humano en las fases de revisión y aprobación o rechazo del proceso de admisión. Por ejemplo, su equipo puede utilizar un software para escanear las solicitudes entrantes en busca de requisitos específicos, como palabras y frases clave, para determinar la viabilidad del proyecto. A continuación, puede integrar confirmaciones automatizadas de su solicitud o rechazo de un proyecto. Otras formas de automatizar el proceso de admisión son el envío de correos electrónicos de confirmación, la actualización de las asignaciones de tareas en el flujo de trabajo o la priorización de tareas específicas según los plazos.
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5. Supervisar el proceso con regularidad
Realice un seguimiento y establezca una línea de base de eficiencia para su proceso de admisión y evalúe sus enfoques continuamente para aplicar mejoras o cambios en su proceso. Considere la posibilidad de solicitar la opinión de los propietarios de los proyectos y de los clientes, así como de su equipo y de sus supervisores, para poder identificar las áreas de éxito y los aspectos del rendimiento que deben mejorarse. Revisar su proceso de admisión y solicitar opiniones y comentarios con regularidad puede ayudar a su organización a agilizar su flujo de trabajo, impulsar la eficiencia de los proyectos y reducir el tiempo de revisión y aceptación de nuevas propuestas de proyectos.