El éxito de una empresa puede verse influido positivamente por la aplicación eficaz de los procesos. Muchas empresas se esfuerzan por mejorar continuamente, lo que anima a los directivos a implantar nuevos procesos. Seguir un esquema de implantación de procesos puede hacer que la transición sea más suave y rápida.
En este artículo, analizamos por qué es importante un proceso de implantación y cómo implantar un nuevo proceso en el trabajo.
Cómo implementar con éxito el cambio en una organización
¿Por qué es importante un proceso de implantación?
Un proceso de implantación puede ayudar a crear un marco exitoso y reproducible para modificar o establecer procedimientos empresariales. A medida que las organizaciones evolucionan y cambian, es probable que sus procesos también lo hagan. Estas alteraciones pueden responder, entre otras cosas, a un aumento del número de empleados, a mayores exigencias empresariales o a una mayor eficiencia y productividad. Los líderes pueden utilizar el proceso de implementación para convertir las ideas en acciones que cumplan los nuevos objetivos y fomenten el desarrollo general.
El proceso de implementación es tan fundamental para el desarrollo de la empresa como las etapas de planificación y es crucial para garantizar que la empresa complete sus planes en el plazo previsto y dentro del presupuesto. Resulta útil dedicar tantos recursos al proceso de implantación como al de planificación para garantizar que su equipo logre el éxito en cada etapa de la transición.
Hay muchas maneras en que una empresa puede beneficiarse de la aplicación de mejoras en los procesos, entre ellas:
- Superar los retos operativos
- Optimizar los flujos de trabajo actuales
- Facilitar el crecimiento de la empresa
- Elaborar un producto final exitoso
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Cómo implantar un proceso en el trabajo
Un proceso de implantación claro y eficaz puede ayudar a garantizar que los empleados estén entusiasmados y apoyen los cambios en los procesos. Los siguientes pasos pueden ser útiles para implantar un nuevo proceso en el trabajo:
1. Definir el objetivo y las metas empresariales
Identifique qué proceso empresarial debe cambiar o adaptar el equipo y el objetivo final de la implantación de este proceso. Pregúntese qué es lo que espera conseguir. Para encontrar los puntos en los que una empresa puede seguir mejorando, fíjese en los proyectos que requieren regularmente que los miembros del equipo vuelvan a hacer el trabajo o repitan las tareas.
Mejorar este tipo de procesos puede ayudar a optimizar el uso de tiempo, dinero y energía de la empresa. Definir sus procesos puede ayudar a identificar posibles áreas de mejora y a perfilar su nueva estrategia.
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2. Pida opiniones a los empleados
Al comenzar el proceso de implantación, puede ser útil recibir la opinión de las personas que participarán o se verán afectadas por este nuevo proceso. Pedir a los miembros del equipo su opinión puede hacer que se sientan incluidos y positivos respecto a los nuevos cambios en el proceso, animándoles a participar activamente en la implantación y ejecución.
Puede implicar a los empleados de todos los departamentos, incluidos los de recursos humanos y gestión estratégica, para obtener comentarios y mejorar el proceso. Conseguir que los empleados de diferentes departamentos participen puede ayudar a que toda la empresa vea el valor del nuevo proceso.
3. Asignar los recursos necesarios
Disponer de amplios fondos y de tiempo suficiente para la implantación puede ayudar a garantizar que el equipo pueda completar el proceso con facilidad. La implementación puede implicar que los empleados asuman responsabilidades o actividades adicionales, y reconocer el tiempo y la energía adicionales que implican estos procesos puede ayudar a mantener un plan estratégico realista y positivo.
4. Comunicar el proceso de implantación
Una vez que el equipo haya identificado un proceso a mejorar, el siguiente paso es comunicar al resto de los empleados el plan de implantación de este cambio. Explique el beneficio de esta mejora del proceso a los empleados que puedan verse afectados por el cambio. También puede detallar el valor global de este nuevo proceso para toda la empresa. Puede comunicar esta información durante las llamadas del equipo, las reuniones o los correos electrónicos de seguimiento para reforzar la importancia de este nuevo sistema.
5. Identifique a los líderes y asuma su responsabilidad
Cuando los líderes expresan claramente el valor y la importancia de un nuevo proceso, esto ayuda a crear una estrategia de implantación exitosa. Hacer que los miembros del equipo se apropien de la implantación del proceso puede ayudar a establecer responsabilidades claras. Considere los diferentes empleados implicados, incluidos sus puntos fuertes, y vea si hay partes específicas del proceso de implantación que podrían dirigir. Asignarles funciones y explicarles el resultado que quiere que consigan puede ayudarles a implicarse más en el cambio.
6. Designe a personas para el equipo del proyecto
La creación de un equipo interfuncional puede ayudar a entender cómo la implantación podría afectar a otros departamentos y a la empresa en general. Esto permite a los líderes de la empresa asegurarse de que el nuevo proceso afecta positivamente al flujo de trabajo de todos los departamentos. Considere la posibilidad de crear un equipo de proyecto formado por empleados de diferentes departamentos que conozcan en profundidad cómo el nuevo proceso podría cambiar la forma de trabajar de sus equipos.
7. Considerar la estructura y la cultura de la organización
Considere la importancia potencial de estos cambios para la cultura y la estructura organizativa de la empresa. Pregúntese si el nuevo proceso podría cambiar la cultura o los valores fundamentales de la empresa y si sus planes abordan ese potencial. Conectar a los empleados con los nuevos valores puede ayudarles a sentirse implicados en el cambio.
Una estructura de liderazgo definitiva puede crear una comunicación clara y abierta entre los empleados y ayudar a seguir el progreso y la eficacia del plan. La comunicación puede variar en función de la estructura de la empresa, aunque un enfoque más flexible puede hacer que los empleados se sientan cómodos y entusiasmados con la adaptación a los nuevos cambios de procedimiento.
8. Diseñar el método de desarrollo del proceso
Además de establecer las áreas de mejora, este paso implica determinar las mejores prácticas para medir la eficacia del nuevo procedimiento, evaluar los posibles retos que pueden surgir e identificar cómo estos cambios podrían afectar al cliente, a la empresa y a los empleados. Para mejorar la productividad y la calidad, considere la posibilidad de desarrollar un proceso estandarizado que ayude a garantizar que produce resultados predecibles.
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9. Probar las nuevas mejoras y modificarlas
Por último, el equipo del proyecto puede probar el nuevo proceso, evaluar su éxito y ajustar el plan de implantación en consecuencia. Normalmente, las partes interesadas que invierten en la creación y aplicación del nuevo proceso también ejecutan las pruebas. Cuando el equipo ha completado las pruebas que demuestran que el nuevo proceso crea una mejora significativa y produce los resultados deseados, el equipo puede implantar el proceso en toda la empresa o en los departamentos pertinentes. Es importante que las pruebas sean exhaustivas y que el equipo del proyecto tenga en cuenta las aportaciones de los empleados durante todo el proceso de prueba.