Proceso de aprobación: Definición y ejemplos

Los flujos de trabajo estandarizados ayudan a las empresas a operar con eficacia para alcanzar sus objetivos empresariales. Alcanzar esos objetivos a menudo implica que varios departamentos colaboren en proyectos y elementos de trabajo que pueden afectar a toda la empresa. Para alcanzar sus objetivos y mantener estándares consistentes, las empresas utilizan el proceso de aprobación, en el que los elementos de trabajo pasan por la aprobación de varias personas antes de ser finalizados. En este artículo, analizamos la importancia del proceso de aprobación para las empresas examinando la definición y los elementos básicos de este proceso, además de ejemplos y cómo crear el suyo propio.

¿Qué es un proceso de aprobación?

Un proceso de aprobación es un tipo de flujo de trabajo que comprende una serie de pasos que debe superar un trabajo para ser aprobado. Los pasos suelen implicar a diferentes departamentos y empleados que revisan el trabajo y lo aprueban o lo rechazan. Cuando un departamento lo aprueba o lo rechaza, el trabajo vuelve al paso anterior para su edición o pasa al siguiente para su aprobación. Las empresas modernas suelen automatizar sus procesos de aprobación con ordenadores, pero algunas empresas pueden seguir utilizando aprobaciones manuales, como aquellas en las que un documento en papel pasa de un departamento a otro.

Los procesos de aprobación permiten a las empresas crear un trabajo coherente y estandarizado, que puede incluir desde facturas y presupuestos hasta campañas de marketing y artículos de revistas. Este tipo de proceso ayuda a los empleados a detectar errores antes de publicar o aceptar un trabajo, por lo que ayuda a las empresas a mantener los estándares de publicación o marketing y a evitar errores financieros. Por ello, los procesos de aprobación son vitales para el funcionamiento de una empresa de éxito.

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Elementos de un proceso de aprobación

Los elementos de un proceso de aprobación suelen ser los mismos para muchos tipos de trabajo, aunque cada proceso suele ser único para el departamento y los tipos de trabajo en cuestión. Estos son los elementos básicos de un proceso de aprobación para ayudarle a comprender mejor:

Presentaciones

Una presentación se refiere al trabajo que pasa por el proceso de aprobación, y las empresas suelen proporcionar requisitos o directrices a seguir. Para entrar en el proceso de aprobación, el trabajo se presenta primero al departamento correspondiente. Las presentaciones pueden provenir de muchas fuentes en función de los objetivos de una empresa o departamento. Por ejemplo, un diseñador gráfico puede presentar el diseño de un logotipo a un equipo de marketing, o un directivo puede presentar el informe de gastos de su departamento al contable de la empresa.

Aprobadores

Un aprobador es un empleado o grupo de empleados que aprueba o rechaza el trabajo a medida que avanza en el proceso de aprobación. Deciden si un trabajo debe volver a la persona que lo presentó para su edición o si debe pasar a otro aprobador. El aprobador final decide si el trabajo está listo para ser publicado o aceptado. Designar a los aprobadores adecuados ayuda a que el trabajo fluya de forma eficiente a través del proceso de aprobación y garantiza la coherencia y la calidad del producto final.

Permisos

En el proceso de aprobación, los permisos o niveles de permiso determinan quién puede ver, editar o aprobar el trabajo. Es importante establecer permisos para cada aprobador y creador de trabajo porque algunos trabajos pueden contener información o datos sensibles que sólo ciertas personas deben cambiar. Cuando se establecen los niveles de permiso adecuados para cada aprobador, se evitan errores, se mantiene la seguridad del contenido del trabajo y se hace más eficiente el proceso de aprobación.

Fechas de vencimiento

Las fechas de entrega ayudan a que el trabajo presentado sea aprobado a tiempo. Establecer fechas de vencimiento para los aprobadores es importante para mantener el flujo de trabajo en movimiento y garantizar que todos los aprobadores tengan tiempo suficiente para revisar el trabajo a fondo antes de aprobarlo o rechazarlo. Para establecer fechas de vencimiento efectivas para los aprobadores, primero debe saber la fecha de vencimiento final en la que su empresa espera publicar o aceptar el trabajo. Con esta información, puede crear un plan de proyecto para detallar el tiempo que tiene cada aprobador para revisar el trabajo y enviarlo al siguiente paso.

Registros y registros

Es una buena idea mantener registros y bitácoras de cada paso en el proceso de aprobación para ayudarle a ver cuán eficiente y efectivo es su proceso. Los registros y bitácoras también le permiten comprobar dónde se han producido errores cuando el trabajo ha pasado de un aprobador a otro, y establecen la transparencia para que los creadores del trabajo y la empresa sepan quién aprueba el trabajo. Con los registros y las bitácoras, también puedes hacer un seguimiento de todo el trabajo que ha terminado el proceso de aprobación.

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Ejemplos de procesos de aprobación

Considere los siguientes ejemplos de diferentes procesos de aprobación para ver cómo los elementos básicos pueden cambiar dependiendo del tipo de trabajo que se está aprobando:

Aprobación de facturas

Una factura, o un recibo, es una lista de bienes o servicios que requieren un pago. Las facturas pueden proceder de muchas fuentes, como los empleados que necesitan que se les reembolsen los gastos, los contratistas que prestan servicios y los proveedores que venden productos. El proceso de aprobación de una factura es sencillo y puede implicar sólo a un aprobador antes de ser aceptada. Dado que las facturas son tan comunes para las empresas, el proceso de aprobación de este tipo de trabajo suele ser similar para todas las empresas. El creador de la factura la envía al departamento financiero de la empresa, que comprueba su exactitud y la aprueba o rechaza.

Aprobación del presupuesto

Los presupuestos son vitales para que las empresas sepan de cuánto dinero disponen para que sus proyectos y departamentos funcionen con eficacia. Cuando los ejecutivos de una empresa crean un posible presupuesto, éste pasa por una serie de revisiones y modificaciones en el proceso de aprobación antes de ser aceptado por la empresa. Este proceso suele implicar la modificación del presupuesto varias veces antes de su aceptación final, ya que varios aprobadores deben revisar todos los detalles para garantizar que el presupuesto satisface las necesidades de la empresa.

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Aprobación del contenido

En el proceso de aprobación de contenidos, como artículos y libros, suelen participar un redactor, al menos un editor y posiblemente más aprobadores, como equipos de control de calidad, clientes o agentes. El redactor crea el contenido por su cuenta o siguiendo una serie de directrices. A continuación, el escritor presenta su contenido a los agentes o editores, que lo revisan y lo devuelven al escritor para que lo edite o lo remita a otro aprobador. El contenido puede pasar por varias rondas de edición para asegurarse de que representa bien a la empresa que lo publica.

Aprobación del diseño

Los diseñadores gráficos suelen trabajar con los equipos de marketing para crear logotipos, anuncios y productos para una empresa. Estos diseños ayudan a las empresas a establecer su marca y estilo, por lo que es importante que los diseños pasen por el proceso de aprobación antes de ser utilizados. En primer lugar, los diseñadores gráficos pueden redactar algunas ideas de diseño y presentarlas al equipo de marketing. A continuación, el equipo elige la idea que le gusta y la devuelve al diseñador gráfico para que cree una versión mejorada. Una vez que el equipo de marketing aprueba el diseño, es posible que pase a manos de los responsables de alto nivel antes de poder utilizarlo en las campañas de marketing.

Cómo crear un proceso de aprobación

Estos son los pasos que puede dar para crear un proceso de aprobación:

1. Definir la tarea de trabajo

Para crear un proceso de aprobación, primero hay que identificar y definir la tarea de trabajo. La mayoría de estas tareas son específicas, como escribir un artículo sobre un tema determinado o crear un presupuesto para un departamento. Una vez que haya identificado la tarea, cree un conjunto de directrices para ayudar a la persona que presenta el trabajo a saber lo que usted espera de ella. Una lista exhaustiva de expectativas y requisitos ayuda a que el trabajo pase por el proceso de aprobación más rápidamente al evitar ciertos errores al principio.

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2. Establezca aprobadores, permisos y fechas de vencimiento

Comience este paso decidiendo cuándo necesita publicar o aceptar el trabajo aprobado. A continuación, elija quién quiere que apruebe el trabajo. Esto suele depender del tipo de trabajo y de la finalidad de su creación, pero puede implicar a personas como editores, directores de marketing y directores financieros. Una vez que haya designado a los aprobadores, puede establecer las demás partes importantes del proceso, como los permisos y las fechas de vencimiento. Determine los niveles de permiso para cada aprobador, como quién puede editar el trabajo y si otros empleados pueden verlo.

Para crear fechas de vencimiento para sus aprobadores, considere la fecha en la que desea publicar o aceptar la versión final del trabajo. Utilizando un cronograma o un plan de proyecto, establezca un plazo para que cada aprobador revise el trabajo y lo apruebe o rechace. Puede ser un número determinado de días después de recibir el trabajo o una fecha concreta.

3. Asignar la tarea de trabajo

Una vez creados los parámetros de aprobación, puedes asignar la tarea a un creador de trabajo. Esta persona puede ser un empleado interno, como un contable o un escritor, o una empresa externa o un autónomo. Proporcione al creador del trabajo la tarea identificada, las directrices para la presentación y la información de contacto de alguien que pueda responder a las preguntas o proporcionar detalles adicionales sobre la asignación. Después de asignar la tarea, el creador puede comenzar el trabajo y presentarlo al primer aprobador.

4. El primer aprobador recibe el trabajo

El primer aprobador recibe el trabajo del creador, normalmente a través del correo electrónico o de un software de presentación en línea. Este aprobador se asegura de que el trabajo cumple las directrices básicas que usted ha creado y no tiene errores básicos. Pueden revisar el trabajo de varias maneras, dependiendo del tipo de trabajo que sea. Por ejemplo, los editores suelen ser los primeros aprobadores de los trabajos escritos, por lo que pueden comprobar tanto los requisitos básicos como la gramática adecuada. A veces, el primer aprobador es un software automatizado que escanea los documentos en busca de cosas como el plagio y errores simples.

5. El primer aprobador aprueba o rechaza el trabajo

Después de revisar el trabajo, el primer aprobador puede aprobarlo o rechazarlo. Si el primer aprobador rechaza el trabajo, puede devolverlo al creador para que lo edite. De este modo, el creador tiene la oportunidad de corregir los errores cometidos y crear una obra aún mejor, que volverá a presentar al primer aprobador. Una vez que el primer aprobador acepta el trabajo, éste pasa a la siguiente fase.

6. Presentar al aprobador final

Tras una serie de aprobaciones, el trabajo llega al aprobador final. Esta persona decide si el trabajo está listo para ser publicado o aceptado por la empresa. Los aprobadores finales suelen ser empleados de nivel medio o alto, como el jefe de un departamento o un director de proyecto, pero pueden ser incluso el director general de una empresa para trabajos muy importantes. El aprobador final utiliza las directrices establecidas y su propio juicio para determinar si un trabajo está listo para su aprobación.

7. Publicar o aceptar un trabajo

El último paso en el proceso de aprobación es la publicación o aceptación del trabajo. Cuando un trabajo llega a este punto, debe ser coherente con otros trabajos producidos por la empresa y no tener errores. La obra terminada debe reflejar los estándares de la empresa, por lo que es muy importante que el trabajo haya superado todos los aspectos del proceso de aprobación antes de llegar a este paso.

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