La compra de un negocio: Proceso y consejos

El proceso de compra de una empresa es un concepto importante para las operaciones diarias. Cuando una empresa tiene un problema, a menudo necesita comprar algo a otra empresa para resolverlo. Al entender mejor el proceso de compra de negocios, las empresas pueden tomar mejores decisiones y ahorrar dinero. En esta guía, analizamos el proceso de compra de empresas, identificamos sus beneficios y proporcionamos consejos para implementar un proceso eficaz.

¿Qué es el proceso de compra empresarial?

El proceso de compra de una empresa consiste en los pasos que sigue una empresa para completar la compra de otra empresa. Las empresas necesitan todo tipo de cosas para funcionar, muchas de las cuales no pueden producir por sí mismas. Por lo tanto, deben trabajar con otras empresas para suministrar lo que necesitan.

Por ejemplo, una empresa puede necesitar una forma segura de almacenar todos sus datos empresariales. Una opción es trabajar con un proveedor de almacenamiento en la nube, que almacenaría la información de la empresa en línea por una cuota mensual. La empresa no tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube, por lo que adquiriría este servicio de otra empresa.

El proceso de compra entre empresas es similar al de los clientes que compran a una empresa, pero con una diferencia clave. En la compra B2B, la empresa que realiza la compra suele pasar por un proceso de investigación y aprobación más exhaustivo. Hay más personas implicadas cuando una empresa compra algo a otra empresa, ya que las necesidades de una empresa suelen ser mayores y más complejas.

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Proceso de compra entre empresas

El proceso para que una empresa compre algo a otra suele pasar por las siguientes fases:

Reconocer que hay un problema

En primer lugar, alguien de su empresa reconoce que existe un problema y que la solución es comprar algo. Por ejemplo, su empresa puede necesitar productos digitales en toda la oficina o software para comunicarse a distancia. Este tipo de problemas requiere que usted trabaje con otra empresa para resolver el problema. Sin embargo, un problema como los errores de los empleados o la mala comunicación puede requerir ajustes en el flujo de trabajo interno en lugar de realizar una compra.

Definir el problema

Antes de comprar algo para resolver el problema de su empresa, defina exactamente cuál es el problema. Por ejemplo, si su empresa necesita tabletas con pantalla táctil para sus empleados, decida exactamente qué tipo de tableta con pantalla táctil necesita y cuántas. La naturaleza exacta de su problema influye a la hora de determinar qué empresa será su proveedor. Una empresa que necesita 120 tabletas táctiles puede trabajar con un proveedor diferente al de una empresa que necesita ocho tabletas táctiles.

4. Búsqueda de soluciones

Es posible que no sepa exactamente lo que necesita para resolver su problema. Realice una investigación preliminar sobre las empresas que podrían ofrecerle una solución. Recopile información como los nombres de las empresas, la forma de contactar con ellas, las soluciones que ofrecen, sus costes y el tiempo que tardarían en entregarle su pedido. El objetivo de este paso es ver tus opciones y saber qué tipo de soluciones existen para tu problema.

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1. Solicitar un presupuesto

En algunos casos, puede ser necesario solicitar un presupuesto a un proveedor. Póngase en contacto con el proveedor y hágale saber exactamente qué es lo que está buscando. Con esta información, el proveedor puede proporcionarle una estimación del coste y del plazo de entrega. Si su investigación ha revelado la existencia de varios proveedores potenciales, reúna los presupuestos de todos ellos.

Comparar proveedores

Utiliza la investigación que has recopilado sobre los distintos proveedores de soluciones para encontrar la mejor opción comparándolos entre sí. Haz una lista de las ventajas e inconvenientes de cada proveedor. Tenga en cuenta factores como el coste, el plazo de entrega, los gastos adicionales y la reputación del proveedor a la hora de tomar su decisión.

Completar la compra

Elija el mejor proveedor de su lista y presente una orden de compra. La realización de la orden de compra suele requerir la aprobación de la persona o el departamento correspondiente de la empresa, además de la firma de un contrato por parte de ambas empresas. Todas las partes interesadas deben estar de acuerdo con las condiciones de la compra, como el coste y los plazos de entrega, y aprobarlas.

Tras la entrega de los productos o servicios, su empresa debe realizar una revisión exhaustiva para garantizar la calidad. Si hay algún problema con el pedido, es importante avisar al proveedor de inmediato para que pueda resolver el problema.

5. Evaluar el proceso

Establezca una inspección periódica del proceso de compra de su empresa. Hay tres cosas que hay que analizar específicamente. En primer lugar, analice el propio proceso. Busque mejores formas de comparar proveedores o de solicitar presupuestos a posibles proveedores.

En segundo lugar, evalúe las necesidades de su empresa. Si sus necesidades cambian con el tiempo, es posible que necesite un proveedor diferente para los pedidos recurrentes. Incluso si un proveedor proporciona un servicio o productos de alta calidad, puede que ya no sea el adecuado para sus nuevos problemas.

Por último, analice al proveedor. Asegúrese de que sigue ofreciendo un servicio de alta calidad y unos costes razonables. Si su proveedor entrega regularmente los productos con retraso o sigue subiendo sus precios, puede ser útil considerar otras opciones.

Beneficios de entender el proceso de compra de una empresa

Su empresa puede obtener varios beneficios si comprende mejor el proceso de compra de las empresas, por ejemplo:

Pasar más tiempo con un propósito

El proceso de compra comercial ofrece un enfoque más estructurado y organizado para completar las compras. Al pasar por cada uno de los pasos del proceso, es más probable que su empresa tome una buena decisión de compra. Además, el proceso de compra empresarial requiere la aprobación de las personas adecuadas dentro de su empresa, lo que puede reducir los casos de gasto accidental o despilfarro.

Relacionado: ¿Qué son los gastos?

Más eficiente

Cuando existe un proceso organizado para comprar, todos los miembros de la organización saben cómo conseguir soluciones a sus problemas. Esta organización puede hacer que los supervisores resuelvan los problemas con mayor rapidez, lo que permite a los empleados trabajar con mayor eficacia.

Mejores relaciones B2B

A través del proceso de compra empresarial, tu negocio encuentra el mejor proveedor con el que trabajar. Esto puede dar lugar a relaciones B2B provechosas, que pueden generar beneficios adicionales, como descuentos, plazos de entrega más rápidos y oportunidades de establecer contactos.

Consejos para mejorar el proceso

Para mejorar aún más el proceso de compra de tu empresa, aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte:

Documentar cada etapa

A medida que se avanza en cada etapa del proceso, documéntalo todo. Anote la naturaleza del problema, cada proveedor potencial con el que se encuentre, los presupuestos que reciba y cualquier otra cosa que surja. La razón para documentar todo es que puede necesitar esta información en el futuro. Si un proveedor no funciona, puedes volver a tus notas y acelerar el proceso de compra de la empresa.

Las necesidades de su empresa también pueden cambiar en el futuro, y un proveedor que no era adecuado en su momento puede ser ahora la solución perfecta. Si lo documenta todo, podrá recuperar la información que tiene sobre ese proveedor en lugar de intentar encontrarlo de nuevo.

Disponga del programa informático adecuado

Existen herramientas de software que ayudan a mejorar el proceso de compra de las empresas. Por ejemplo, si su empresa realiza una compra similar a un proveedor cada mes, puede utilizar un software para automatizar gran parte de este proceso. Esto elimina una tarea que consume tiempo para un empleado, y éste puede dedicar ese tiempo a otros proyectos productivos.

Implique a todos los miembros de su empresa

La mejor manera de descubrir los problemas de su empresa es implicando al mayor número de personas posible. Fomente un entorno de trabajo que fomente la retroalimentación de todos en cuanto a los problemas que notan en su jornada laboral. Es posible que descubra un problema que no había tenido en cuenta simplemente incorporando más voces a la conversación. Al mismo tiempo, si sus empleados tienen posibles soluciones a estos problemas, escúchelos también. Puede que conozcan a un proveedor más asequible o que tengan otra solución que pueda mejorar el gasto o la eficiencia del lugar de trabajo.

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