Proceso de cumplimiento de pedidos: Definición y pasos clave

Por lo general, los clientes esperan que sus pedidos lleguen rápidamente y en perfectas condiciones. Para evitar problemas en la recepción de los artículos, hay que emplear un procedimiento eficaz de gestión de pedidos. Para cumplir un pedido correctamente de principio a fin, hay que seguir un procedimiento de siete pasos.

En este artículo, cubrimos lo que es el cumplimiento de pedidos, los pasos clave del proceso de cumplimiento de pedidos, los beneficios de llevar a cabo uno y las mejores prácticas a seguir al implementarlo.

¿Qué es el cumplimiento de pedidos?

Un procesamiento de pedidos ineficaz puede provocar una escasa satisfacción de los clientes, la pérdida de pedidos y de ventas. Con el cumplimiento de pedidos, las empresas disponen de un método para procesar los pedidos de forma eficiente y entregarlos a los clientes. Un pedido se procesa cuando un cliente hace un pedido y se distribuye a los clientes. Termina cuando el pedido se entrega con éxito al cliente y éste queda satisfecho con él.

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7 pasos en el proceso de cumplimiento de pedidos

Hay muchas fases necesarias para llevar a cabo un proceso de cumplimiento de pedidos sin problemas para garantizar que sus clientes reciban los artículos de inventario correctos y de alta calidad a tiempo. Los pasos clave en el proceso de cumplimiento de pedidos incluyen:

1. Recibir el inventario

Normalmente, cuando un cliente compra productos, la empresa adquiere inmediatamente el inventario y lo prepara para su envío. Puede recibir el inventario de su empresa de una gran variedad de lugares, como un proveedor externo o el almacén de su propia empresa. Una vez que recibe este inventario, es responsable de contar e inspeccionar todos los artículos para asegurarse de que ha recibido la cantidad correcta y de que cumple las especificaciones o normas de los clientes. En el caso de los artículos que piensa almacenar para su uso posterior, considere la posibilidad de colocar un código de barras en los nuevos productos para poder recuperar fácilmente estos artículos para futuros pedidos.

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2. Almacenamiento del inventario

Una vez que haya clasificado, etiquetado y organizado sus artículos de inventario, puede trasladarlos a las áreas de almacenamiento a corto o largo plazo. La mayoría de las empresas que trasladan los artículos al almacenamiento a corto plazo suelen retenerlos brevemente para los pedidos existentes. Es posible que realicen otra inspección de estos artículos antes de comenzar los procesos de envío. Los que se trasladan al almacenamiento a largo plazo suelen permanecer allí durante un tiempo en caso de que los clientes realicen inesperadamente pedidos al por mayor, para asegurarse de que la empresa siempre tenga estos productos en stock y evitar así retrasos en los envíos.

3. Procesar los pedidos

Cuando los clientes hacen pedidos, usted puede empezar a preparar estos productos para su entrega poniéndose en contacto con el proveedor o visitando el almacén y seleccionando los artículos comprados. Para automatizar este proceso, puede adoptar un sistema de gestión de pedidos. Esta herramienta funciona junto con el carrito de la compra de su sitio web para crear automáticamente un albarán que detalle el producto y sus especificaciones que el cliente ha seleccionado.

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4. Elegir los equipos

Una vez que el cliente realiza el pedido y éste termina de procesarse, puede seleccionar los artículos concretos adquiridos. Algunas grandes organizaciones utilizan robots de almacén que seleccionan automáticamente estos artículos según los detalles que figuran en el albarán. Otras empresas contratan equipos de picking para que revisen los albaranes y seleccionen los artículos correctos y las especificaciones, como cantidad, tamaños y colores. El sistema automatizado o el equipo de picking los reúne para prepararlos para el embalaje.

5. Materiales de embalaje

Una vez que clasifique y reúna todos los artículos, puede utilizar un equipo de empaquetado o robots automatizados adicionales para empaquetarlos en los contenedores necesarios según el peso y la fragilidad de los artículos. Procure que cada artículo reciba los embalajes, contenedores o elementos de seguridad necesarios, como el plástico de burbujas. Esto garantiza que todos los artículos lleguen al destino de forma segura y sin daños. Indique al equipo de empaquetado que registre los pesos de cada pedido para asegurarse de que los camiones de reparto que llegan pueden manejar el tamaño.

6. Envío de pedidos

Si utiliza a un tercero para crear sus pedidos, puede que lo envíe desde su ubicación o a la suya para que usted realice la entrega. Puede entregar los productos a un determinado canal de transporte para enviarlo al cliente a través de un transportista postal, una línea de carga o una aerolínea. Compruebe de nuevo el peso de sus pedidos para asegurarse de que ha registrado la cantidad correcta para que el transportista pueda tomarla como referencia. Revise también las normas de embalaje del transportista que lo envía para asegurarse de que éste acepta el pedido y así evitar posibles retrasos.

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7. Procesamiento de devoluciones

Si un cliente decide devolver el producto, puede empezar a procesar la devolución. Intente asegurarse de que cada pedido que envíe incluya una etiqueta de devolución para que el cliente pueda colocarla fácilmente en su paquete y devolver el artículo sin problemas ni pagos. Cuando recibas la devolución, asegúrate de que el producto sigue funcionando correctamente. Registre el artículo y procese el reembolso del cliente. A continuación, puede clasificar, limpiar y reponer el artículo, si puede, para utilizarlo en futuros pedidos.

Beneficios de tener un proceso de cumplimiento de pedidos

Los beneficios comunes del proceso de cumplimiento de pedidos incluyen:

  • Asegura los envíos a tiempo: Llevar a cabo un proceso de cumplimiento de pedidos sin problemas le permite prepararse para todos los envíos y asegurarse de que tiene las cantidades de inventario correctas listas para enviar a tiempo. Esto hace que la empresa sea más fiable, lo que puede conducir a compras continuas de los clientes actuales.
  • Proporciona entregas que satisfacen las necesidades de los clientes': Algunos clientes exigen ciertas especificaciones al pedir productos, desde presupuestos hasta limitaciones de tiempo o personalizaciones de productos. Un proceso eficaz de realización de pedidos le garantiza que satisface todas sus necesidades de compra.
  • Obtenga una ventaja competitiva para su empresa: Muchas marcas venden productos similares a otras, por lo que es importante que su experiencia de compra destaque. Una experiencia de compra positiva puede hacer que los clientes prefieran su marca a las demás.

7. Las mejores prácticas para un proceso de cumplimiento de pedidos

Siga estas prácticas recomendadas para llevar a cabo un proceso de cumplimiento de pedidos con éxito:

  • Seleccione el proceso más adecuado para su empresa. Evalúe cuidadosamente sus objetivos y capacidades actuales de compras, ventas y fabricación, como los volúmenes de pedidos que suele recibir, los canales desde los que vende y las ubicaciones de la mayoría de sus clientes. Esto le ayudará a seleccionar el proceso de cumplimiento de pedidos que mejor le funcione.
  • Adoptar nuevos sistemas tecnológicos. Revise su presupuesto actual para determinar dónde y cómo puede implementar nuevos sistemas tecnológicos en sus procesos de cumplimiento de pedidos. Esto puede ayudarle a automatizar sus procesos de envío, pedido y etiquetado. También puede utilizarlo para tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia.
  • Ofrezca una comunicación clara. Trabaje con sus equipos de fabricación o con terceros para mantener la transparencia en todo momento respecto a las entregas, los pedidos de productos y los niveles de inventario. Mantenerse transparente con su equipo mantiene a todos involucrados e informados en todo momento para ayudar a mejorar los niveles de productividad y evitar retrasos en los envíos.