Guía del proceso de selección de proveedores (con consejos)

Las empresas recurren a los proveedores por diversas razones, como por ejemplo para los servicios de limpieza regulares o para el suministro de aperitivos en una máquina expendedora. Decidir qué proveedor utilizar para cada servicio puede requerir mucha investigación y consideración. Para ayudar a agilizar el proceso de selección de proveedores, hay varios pasos que puede seguir. En este artículo, hablaremos de lo que es un proveedor, de lo que implica el proceso de selección de proveedores y de los consejos para elegir un proveedor.

¿Qué es un vendedor?

Un vendedor, también denominado proveedor, es una entidad externa que suele contratarse para realizar tareas que una empresa subcontrata. Los proveedores pueden ser una empresa con varios empleados o un individuo que realiza el trabajo en solitario. Las empresas también pueden optar por contratar a proveedores para delegar tareas importantes en las que su equipo necesita ayuda. El uso de proveedores puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero, ya que los proveedores suelen completar un proyecto y no son empleados asalariados. Los proveedores pueden ayudar a las empresas que no pueden seguir el ritmo de la demanda de los clientes y prestar servicios vitales. Los vendedores a los que recurren las empresas pueden ser:

  • Minoristas
  • Fabricantes
  • Desarrolladores de software
  • Mayoristas
  • Proveedores de mantenimiento

Los proveedores también pueden realizar tareas como la impresión de folletos para campañas de marketing o la limpieza después de eventos en nombre de una empresa. Las empresas también pueden recurrir a los proveedores para que les proporcionen o instalen ordenadores, compren mobiliario de oficina y pidan suministros de conserjería.

Relacionado: ¿Qué es un proveedor?

¿Cuál es el proceso de selección de proveedores?

El proceso de selección de proveedores es el que siguen muchas empresas para elegir qué empresas o personas quieren contratar para una serie de trabajos o responsabilidades. Por ejemplo, una organización puede querer contratar a una empresa para que proporcione aperitivos en la sala de descanso o elegir a una empresa de limpieza para que proporcione servicios de limpieza de oficinas. Es habitual que en el proceso de selección de un proveedor participen un gestor y alguien de presupuestos y cumplimiento para asegurarse de que el proveedor supera cualquier restricción financiera y un contacto de recursos humanos para completar cualquier procedimiento de incorporación que pueda tener la empresa.

Pasos en el proceso de selección de proveedores

Antes de contratar a un proveedor para la colaboración, puede tener en cuenta estos pasos:

1. Analice las necesidades de su empresa

Cuando una empresa necesita un proveedor, es importante decidir los aspectos más importantes a cubrir antes de la contratación. Los jefes de departamento y los responsables de la contratación que tienen interés en los servicios del proveedor pueden determinar qué tareas y resultados pueden ser necesarios. Dado que los proveedores proporcionan una variedad de servicios o productos físicos, podría ser necesario crear un documento de requisitos empresariales para detallar todo lo que se necesita.

2. Hacer una lista de candidatos

Cuando la dirección crea los entregables necesarios, puede comenzar la búsqueda de un proveedor adecuado. La empresa puede determinar cómo contactar con cada candidato, ya sea por correo electrónico, en persona o por teléfono, y enviar una solicitud de información (RFI). Las empresas pueden utilizar su propia red y su historial de proveedores para ayudar a encontrar al más adecuado. El equipo directivo puede evaluar a cada proveedor y preguntar por los servicios disponibles, el coste y el plazo, y algunas empresas pueden clasificar a los posibles proveedores en función del presupuesto y los servicios prestados para ayudar a agilizar el proceso.

3. Conocer a los posibles proveedores

Cuando el equipo de contratación cree una lista de posibles proveedores, puede ponerse en contacto y programar una reunión con cada candidato a proveedor. Esta reunión puede ser útil para aclarar cualquier detalle del proyecto, confirmar el precio y verificar que pueden cumplir el plazo sin salirse del presupuesto.

Algunos proveedores pueden proporcionar muestras de trabajos anteriores para confirmar la calidad de sus servicios. Esta reunión inicial podría ser un buen momento para revisar un portafolio o recibir cualquier testimonio de clientes anteriores. Las empresas deben enviar una solicitud de propuesta (RFP) para confirmar más detalles sobre los servicios necesarios.

Relacionado: Solicitud de propuesta: Definición y qué incluir

4. Revisar las RFP y aclarar los detalles

A medida que los posibles proveedores devuelvan las RFP, el equipo que decida el proveedor adecuado podrá reunirse. Revise cada RFP y aclare cualquier detalle de la empresa. Investigue el historial de trabajo de cada proveedor, su compromiso con la finalización del proyecto y los testimonios de los clientes. La empresa puede ponerse en contacto formalmente con un proveedor y hacerle una oferta una vez que haya confirmado los detalles del precio y la programación. Puede ser útil tener una opción secundaria en caso de que la primera opción no pueda comprometerse con los detalles del contrato.

Algunas empresas pueden tener políticas que incluyen la contratación del proveedor de menor coste en lugar del más experimentado. Cada empresa tiene que elegir lo que es mejor para su presupuesto y requisitos, pero es importante saber que hay muchos aspectos en la selección de proveedores que pueden utilizar otras directrices de la empresa además del precio.

Relacionado: Cómo redactar una solicitud de propuestas (con plantilla y ejemplo)

5. Escribir un contrato

La empresa contratante puede consultar a los ejecutivos y al departamento de contabilidad para verificar los objetivos y los resultados del contrato. Dado que un contrato es un documento legalmente vinculante, puede ser beneficioso confirmar que ambas partes están de acuerdo con los términos. Los contratos suelen incluir la remuneración del proveedor y las condiciones de pago, incluidas las fechas de vencimiento de los pagos estimados. Un contrato también puede contener estipulaciones para la terminación del proveedor y proporcionar protecciones para ambas partes en caso de cualquier desacuerdo.

Relacionado: ¿Qué es la gestión de proveedores?

Consejos para elegir a los proveedores

Para hacer la mejor selección antes de firmar cualquier contrato, puede utilizar estos consejos:

  • Investigar a cada proveedor** Las propuestas pueden incluir amplia información sobre los servicios ofrecidos, pero también es importante investigar a cada proveedor más allá de la solicitud de propuestas.

  • Verificar la fiabilidad** :** Las empresas deben hacer preguntas y verificar la finalización del proyecto. Consulte a antiguos clientes del proveedor para asegurarse de que los proyectos se han realizado a tiempo y dentro del presupuesto.

  • Confirmar la calidad y el valor** :** Algunos vendedores pueden proporcionar productos físicos, por lo que puede ser importante verificar el producto antes de venderlo a los clientes. Las empresas pueden querer asegurarse de que cada producto es de tan alta calidad como el anterior y el posterior.

  • Busque la experiencia** Algunos proveedores pueden tener un largo historial de suministro de productos y servicios de calidad a los clientes. Contratar a un proveedor con experiencia puede garantizar que cumpla el contrato a tiempo y de acuerdo con las especificaciones de la empresa.

  • Garantizar la comunicación** :** Sin una comunicación clara, puede haber desacuerdos sobre lo que hay que hacer, cómo debe hacerse, las expectativas de tiempo y otros aspectos importantes para terminar un proyecto. Es importante que ambas partes estén de acuerdo para que sepan exactamente en qué se están metiendo a la hora de tomar la decisión.

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