Cómo crear un proceso comercial (con consejos y ejemplos)

La creación e implementación de procesos empresariales a nivel interno y externo puede conducir a un aumento de la productividad y a una mejor gestión de las tareas de la empresa, lo que se traduce en un éxito a largo plazo para su empresa.

En este artículo, definiremos los procesos de negocio, por qué son importantes para el éxito de la empresa, cómo escribir un proceso de negocio, consejos y ejemplos situacionales de cuándo utilizarlos.

¿Qué es un proceso empresarial?

El procedimiento de una empresa para conseguir que los clientes compren sus productos o servicios se conoce como proceso empresarial. Los procesos empresariales se dan tanto a nivel micro como macro dentro de una empresa. El proceso de negocio de una empresa, además de completar las tareas específicas del departamento, se utiliza para lograr el objetivo general de la empresa.

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¿Por qué son importantes los procesos empresariales?

Los procesos empresariales son importantes porque determinan la funcionalidad de las acciones de la empresa, los departamentos y el modo en que la empresa funciona como una unidad para ofrecer productos a los consumidores. Aumentan la productividad, reducen la confusión y limitan la cantidad de errores dentro de una empresa.

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Cómo escribir un proceso de negocio

Para redactar un proceso empresarial que aumente la eficacia de su empresa, debe seguir una serie de pasos guiados que le ayudarán a identificar y asignar funciones a los interesados internos.

  1. Identificar los objetivos de la empresa.
  2. Cree un plan estructurado para su proceso empresarial.
  3. Crear tareas en función de los objetivos de la empresa.
  4. Asigna tareas a los departamentos o a las personas.
  5. Realice una prueba del proceso.
  6. Integrarlo en su empresa.
  7. Registre su tasa de éxito.
  8. Revolucionar y repetir.

1. Identifica los objetivos de la empresa

El primer paso que debe dar para crear un proceso empresarial innovador es definir los objetivos actuales y a largo plazo de su empresa. Estos pueden ser la base de lo que decida incluir en su proceso empresarial.

Ejemplo: Usted es un ejecutivo de la empresa y tiene varios objetivos que quiere que su empresa cumpla. Quieres mejorar los procedimientos de atención al cliente. Puede utilizar estos objetivos para estructurar su proceso empresarial.

2. Cree un plan estructurado para su proceso comercial

El segundo paso en la redacción de un buen proceso empresarial es esbozar los procedimientos necesarios para alcanzar sus objetivos.

Ejemplo: Ahora que conoces tus objetivos, puedes empezar a redactar tu proceso empresarial. Crea un esquema detallado de cada nivel o departamento de tu empresa e identifica cómo contribuyen a este proceso.

3. Cree tareas basadas en los objetivos de la empresa

El tercer paso requiere que profundices en las tareas necesarias para completar cada fase del proceso empresarial.

Ejemplo: Ahora que ha identificado las necesidades de su empresa, puede empezar a analizar el proceso empresarial a nivel micro.

4. Asigne tareas a los departamentos o personas

Puede asignar tareas a departamentos enteros o a individuos en función del tamaño de su empresa. Asegúrese de notificar a cada individuo o grupo de individuos las tareas que necesita que realicen y las instrucciones claras sobre cómo hacerlo.

Ejemplo: Ahora que hay tareas establecidas que deben cumplirse, puedes empezar a asignarlas al personal adecuado. Necesita que diez representantes del servicio de atención al cliente envíen encuestas de satisfacción del cliente cada mes, necesita que otros cinco empleados registren los resultados de la encuesta y necesita que el director del servicio de atención al cliente presente los datos del departamento en las reuniones mensuales del mismo.

5. Realice una prueba del proceso

El quinto paso para redactar un proceso empresarial que funcione bien en su empresa es realizar una prueba. Esta es una buena manera de medir la receptividad y la comprensión del nuevo proceso por parte de los empleados. También es el momento de responder a las preguntas de los empleados sobre sus funciones específicas.

Ejemplo: Tras la prueba inicial, celebra una reunión con el departamento de atención al cliente. Responde a las preguntas y pregúntales cuál es su opinión general sobre las tareas que se les han asignado.

6. Integrarlo en su empresa

Ahora que ha completado una prueba y ha corregido cualquier error o confusión necesaria, puede empezar a implementarlo poco a poco en las tácticas comerciales diarias de su empresa.

Ejemplo: Comienza a implementar su proceso de atención al cliente en las responsabilidades diarias del departamento de atención al cliente. Respondes a preguntas adicionales y compruebas su progreso. Con el tiempo, se espera que se acostumbren a sus nuevas tareas y ayuden a la productividad de la empresa completándolas a tiempo.

7. Registre su tasa de éxito

Es importante que controle el índice de éxito de su proceso empresarial sopesándolo con los objetivos de su empresa y si ésta ha alcanzado o no los hitos adecuados. Este es un paso importante en el proceso empresarial, ya que mide su eficacia y determina si su empresa se ha adaptado bien a él.

Ejemplo: En cada reunión mensual del departamento se revisan los datos recogidos durante el mes anterior. También debe examinar si las tareas se han completado a tiempo y si los retrasos en el calendario han afectado a sus esfuerzos de servicio al cliente.

8. Reforzar y repetir

Asegúrese de renovar su proceso empresarial para alinearlo con los cambios en su negocio. Si nota que ciertas tareas están provocando una disminución de la productividad, ahora es el momento de averiguar por qué y cómo puede mejorar su proceso empresarial para tener un éxito continuado en la empresa.

Ejemplo: Tras la primera ejecución de su proceso comercial en su empresa, observa que a los empleados del servicio de atención al cliente encargados de registrar los datos les resulta difícil cumplir con sus tareas en el tiempo asignado. Revisas tu proceso empresarial para añadir tres empleados más a esa tarea, con la esperanza de que se produzcan mejoras.

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Consejos para escribir un proceso comercial

La siguiente sección repasa los factores importantes que hay que tener en cuenta al empezar a escribir un proceso empresarial.

  • Reúnase con los jefes de departamento. Esto puede ser una parte útil de la creación de su proceso empresarial. Si te reúnes con cada uno de los departamentos, puedes introducir ideas y tareas para ver cómo creen que podrían ser recibidas en sus departamentos.
  • Considere la posibilidad de utilizar un programa de software de procesos empresariales. Considere la posibilidad de invertir en un software de procesos empresariales que le ayude a asignar tareas y a hacer un seguimiento de su progreso.
  • Utilice gráficos y diagramas para la interpretación visual de las tareas. Puedes utilizar gráficos y diagramas para separar las responsabilidades del trabajo, trazar un calendario estructurado de tareas o comparar los objetivos del departamento.

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Ejemplos de procesos empresariales

A continuación le ofrecemos una lista de ejemplos de situaciones en las que un proceso empresarial sería beneficioso para su empresa.

Procesos de incorporación de empleados

El proceso de contratación e integración de nuevos empleados en su empresa puede considerarse un proceso empresarial. Es posible que tenga un departamento dedicado a la integración del nuevo personal o un grupo de personas que le ayuden a progresar. También necesita que sus nuevos empleados rellenen formularios y asistan a reuniones de integración.

Sistemas de gestión de la entrega

Si envía productos a sus clientes o a otras empresas, esto se considera un proceso empresarial. Usted recibe los pedidos, los empleados específicos de poner los pedidos juntos y hay tiempos establecidos en el lugar para los envíos a cabo. Las facturas también forman parte del proceso empresarial de gestión de envíos.

Creación de productos

Los pasos que sigue una empresa para diseñar, crear y fabricar productos para que los compren los clientes también se consideran un tipo de proceso empresarial.