Proceso Phase-Gate: Definición, Elementos, Beneficios y Consejos

Los procesos de entrada en fase constituyen un método eficaz para introducir un nuevo producto o servicio en el mercado. Los métodos de entrada en fase pueden ayudarle a tomar las decisiones correctas en las etapas cruciales del desarrollo. Las puertas de fase también pueden mejorar la eficiencia de su operación de producción.

En este artículo, analizamos qué es el proceso de puerta de fase, las fases que implica, las ventajas de utilizarlo y consejos para aplicarlo con éxito.

¿Qué es el proceso de la fase de salida?

El proceso de fases y puertas es un método de producción que utiliza puertas de progresión para separar las fases. El proceso de fases establece una estructura formalizada para llevar un producto desde la idea hasta la comercialización. Durante cada fase, un director de proyecto evalúa el trabajo según los siguientes criterios:

  • Calidad de ejecución: Esto significa que el trabajo realizado cumple con los estándares de la empresa y produce resultados de suficiente calidad.
  • Razón de ser de los negocios: Esto significa que el trabajo realizado se ajusta a un objetivo empresarial y sirve a un propósito profesional.
  • Plan de acción: Los profesionales se aseguran de que el trabajo proporciona un camino factible para completar las etapas posteriores del plan, incluyendo la disponibilidad de recursos y personal.

A partir de los criterios anteriores, un gestor de proyectos decide cómo proceder con el proceso. El director del proyecto puede asignar una de las cuatro acciones al proyecto:

  • Ir: Esto indica que el proyecto avanza según los objetivos y el personal puede pasar a la siguiente fase.

  • Matar: Los gestores asignan esta acción cuando el proyecto no cumple las expectativas en uno o más aspectos hasta un grado que el gestor considera irreparable, cancelando el proyecto y reasignando al personal a un nuevo proyecto.

  • Mantener: Este comando de acción significa que el proyecto tiene potencial, pero otros proyectos son más prioritarios, por lo que el gestor del proyecto lo pone en pausa temporalmente.

  • Reciclar: Los gestores asignan esta acción cuando el proyecto no está listo para progresar, sin embargo, puede ser aclarado con ajustes, por lo que el gestor del proyecto ordena al personal que continúe trabajando en la fase actual para resolver los problemas.

¿Cuáles son los elementos del proceso de obtención de la fase?

El proceso de las fases proporciona una progresión natural a través de los elementos del diseño de un nuevo producto. El proceso consta de estas fases elementales:

1. Ideación

La fase de ideación permite a una empresa identificar áreas de interés para el desarrollo de productos. Una empresa puede decidir centrarse en una necesidad existente en el mercado e idear formas de satisfacer esa necesidad de forma más eficaz que su competencia o puede utilizar esta fase para identificar una nueva necesidad o enfoque que otros no han aplicado, creando un nuevo mercado.

Durante la ideación, los miembros del equipo del proyecto pueden estar en contacto con un amplio abanico de personas, incluidos otros departamentos de la empresa, el personal directivo, los clientes, los proveedores y los representantes de los grupos demográficos objetivo. Esto proporciona una amplia comprensión del proyecto para ayudar al equipo a crear una idea eficaz, o varias ideas entre las que elegir.

2. Consultar el sitio web

La fase de definición del alcance proporciona una evaluación más exhaustiva de la viabilidad del producto mediante el examen del mercado y de los competidores dentro del campo. Los empleados evalúan los puntos fuertes y débiles relativos de la idea propuesta, así como los riesgos asociados al proyecto.

Esta fase también incluye la decisión sobre el alcance del proyecto. Esto abarca lo que la empresa espera conseguir con el producto, como los objetivos de ventas o funcionales, así como cualquier otra consideración crítica sobre el alcance, como el presupuesto y los plazos. Al comprobar el alcance en el punto de entrada, es probable que un director de proyecto se centre en la viabilidad de estos objetivos para asegurarse de que tiene un alcance factible.

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3. Planificar

La fase de planificación, que suele ser una de las más laboriosas del proceso de desarrollo, consiste en la creación de un plan de acción para el desarrollo y la comercialización de un producto. Dentro de la fase de planificación, una empresa puede pasar por varias subfases. En primer lugar, el equipo del proyecto se centra en realizar una investigación más profunda sobre el mercado en el que se lanzará el producto. Esto puede incluir el estudio de los clientes potenciales, el análisis de la competencia existente y la evaluación de las tendencias de marketing dentro del campo.

A partir de esta información, un director de proyecto y su equipo crean un documento de caso de negocio en el que se describe qué es el producto y por qué lo están desarrollando. Este documento incluye información clave, como un análisis de la viabilidad del producto propuesto, aspectos legales y reglamentarios y consideraciones de salud y seguridad. Tras completar el documento del caso de negocio, el equipo de producción crea el plan de desarrollo del producto. Un plan detallado puede aportar claridad al personal al definir claramente las expectativas y las políticas. Una vez completado, el personal realiza una evaluación final de la viabilidad del plan antes de pasar a la siguiente fase.

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4. Desarrollo

La fase de desarrollo es en la que usted y su personal ejecutan su plan y comienzan la producción de su producto. Además de crear los productos físicos, esta fase es también cuando la empresa desarrolla el plan de marketing del producto. Esto permite a su personal preparar los materiales de marketing para después del lanzamiento del producto y también crear iniciativas para aumentar el interés en el producto antes de su lanzamiento formal, como las campañas de presentación.

5. Pruebas y validación

Las pruebas proporcionan la confirmación de que su producto y sus planes de marketing funcionan según lo previsto y se presentan en muchas partes a lo largo del desarrollo. El primer paso en el proceso de prueba es la prueba interna, en la que el personal y los desarrolladores comprueban la funcionalidad del producto. Esto puede incluir tanto la comprobación de componentes individuales durante el desarrollo como el funcionamiento general del producto después de completar los prototipos finales.

Una vez que se está lo suficientemente satisfecho con el producto como para ponerlo a disposición de los consumidores, la empresa puede comenzar las pruebas de campo, también conocidas como pruebas beta. Durante este paso, se puede analizar cómo los clientes utilizan el producto y responden a los comentarios. Del mismo modo, los grupos de discusión permiten probar las campañas de marketing para medir la eficacia de los anuncios propuestos. Esto le permite hacer cualquier cambio, si es necesario, para optimizar el lanzamiento del producto.

6. Lanzamiento de productos

Tras realizar los cambios finales en respuesta a las pruebas y la validación, puede lanzar su producto y empezar a venderlo al público. Durante esta fase, tanto la rama de producción como la de marketing ejecutan los planes de despliegue. El seguimiento cuidadoso del rendimiento durante esta fase es beneficioso y puede permitirle hacer ajustes si es necesario en respuesta a las áreas en las que los resultados del lanzamiento no cumplen con las expectativas de su plan.

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Los beneficios del proceso de la fase de la puerta

El proceso de cambio de fase puede proporcionar muchos beneficios a una empresa cuando se aplica eficazmente. Algunas de las principales razones para considerar la producción por fases son:

  • Calidad de la producción: El sistema de puerta de fase proporciona una serie de comprobaciones de control de calidad a lo largo del proceso de producción. Esto puede ayudar a elevar la calidad general del producto final al abordar los problemas con antelación y hacer que cada fase sea lo más eficaz posible.

  • Eficiencia del equipo: Un sistema de puerta en fase incluye directrices claras para el personal durante cada fase. Esto reduce la incertidumbre para que el personal dedique más tiempo a contribuir con un trabajo significativo al proyecto.

  • Equidad en el trabajo: Las comprobaciones que conlleva cada fase del proceso de la puerta de enlace proporcionan una forma justa de evaluar los resultados. Esto ayuda a que las mejores ideas reciban la consideración que merecen y puede ayudar a mantener alta la moral de los empleados al recompensar un buen rendimiento.

  • Flujo de trabajo enfocado: En el caso de las producciones en las que intervienen varios equipos o departamentos, un enfoque por fases puede mejorar la cohesión al garantizar que todas las asignaciones que se dan al personal se destinan al mismo objetivo dentro de la fase de desarrollo actual.

Cómo aplicar el proceso de ascenso

El proceso de puerta-fase puede mejorar la producción en su empresa. A continuación le explicamos cómo utilizar el desarrollo por fases:

1. Evaluar los objetivos

A la hora de crear un proceso de fases para el desarrollo de un nuevo producto, tener unos objetivos claramente definidos puede ayudarle a simplificar el proceso. Entender cuáles son sus objetivos para el producto, así como cuáles son los objetivos para cada fase durante el desarrollo, le permite proporcionar una evaluación precisa en cada puerta. Es importante que tanto los responsables de la toma de decisiones como el personal que trabaja en el proyecto comprendan el objetivo del desarrollo.

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2. Desarrollar preguntas

El proceso de las fases adopta un enfoque estandarizado para evaluar el progreso en cada una de ellas. Esto significa que, a la hora de tomar una decisión sobre el avance de un proyecto a la siguiente fase, se hacen las mismas preguntas después de la ideación que después de las pruebas. Para ello, crea una lista de preguntas generalizadas que se centren en las ideas centrales que se aplican en todas las fases. Algunas preguntas de evaluación habituales son

  • ¿Está el proyecto alineado con los objetivos de la empresa?
  • ¿Supone esto un beneficio para los consumidores?
  • ¿Sirve esto para las necesidades más amplias de la empresa?
  • ¿Está en consonancia con nuestra cuota de mercado actual y la prevista?
  • ¿Puede esto escalar para satisfacer la demanda cambiante?
  • ¿Cuál es el nivel de riesgo del proyecto?

3. Crear una escala de puntuación

Las preguntas de desarrollo proporcionan una evaluación objetiva para que alguien que no haya respondido a las preguntas pueda entender rápidamente las calificaciones. Una forma sencilla de lograrlo es elegir un sistema de calificación numérica, como responder a cada pregunta en una escala del 1 al 10, donde los números más altos representan un resultado más favorable. Esto le permite juzgar rápidamente la evaluación general de un portal basándose en lo alta que es la puntuación media.

4. Aplicar la puntuación en las puertas

Cada vez que un proyecto llegue al final de una fase, evalúe el progreso con respecto a sus preguntas de calificación. Puede realizar esta evaluación usted mismo o asignar la tarea a un miembro del personal que haya participado en la finalización de esa fase. Tras examinar los resultados de las preguntas, determine si el proyecto está listo para seguir adelante, requiere más trabajo, debe pausarse temporalmente o cancelarse.

Consejos para aplicar el proceso de la puerta de enlace

Cuando aplique el proceso de la puerta en fase en su empresa, estos consejos pueden ayudarle a mejorar los resultados del desarrollo de su producto:

  • Proporcione roles claros: Cuando el personal entiende su papel, proporciona una claridad que puede mejorar la producción general y la calidad del producto final.

  • Recabar la opinión de los interesados: Reunirse con el personal directivo o las partes interesadas al inicio de un proyecto permite adaptar los planes para garantizar la satisfacción de los altos ejecutivos.

  • Considera la cultura de tu lugar de trabajo: El cambio a un nuevo modelo de producción puede suponer un cambio brusco, por lo que es importante dedicar tiempo a explicar el valor del enfoque de la fase si se sale de las expectativas de trabajo anteriores de su personal.

  • Evaluar sus recursos y finanzas: En el desarrollo de las fases, es esencial ser realista en cuanto a las capacidades, por lo que hay que examinar tanto los recursos disponibles como el presupuesto disponible para complementarlos al iniciar un proyecto.

  • Apoye a su personal: Alentar al personal a lo largo de su desarrollo y recompensar su trabajo mantiene la moral alta e incentiva un alto nivel de rendimiento continuo.

  • Facilita una comunicación clara: En los proyectos en los que participan varios equipos o departamentos, fomentar la comunicación y proporcionar líneas de comunicación útiles mantiene al personal trabajando cohesionado.

  • Controle los resultados a lo largo de la producción: El proceso de las fases ofrece múltiples oportunidades para ajustar el desarrollo, y la evaluación del rendimiento a lo largo del proceso le permite hacer cambios para mejorar el proceso y producir mejores resultados