Una empresa puede medir su rendimiento y salud financiera evaluando sus ingresos y gastos. Si una empresa tiene un fuerte flujo de caja, es probable que sea un negocio exitoso.
En este artículo, describimos qué es un proceso de presupuestación, en qué consiste un buen proceso de presupuestación, cómo funciona el proceso de presupuestación y consejos para mejorar los procesos de presupuestación.
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¿Qué es un proceso de presupuestación?
Un proceso presupuestario es un proceso de planificación financiera que ayuda a una empresa a seguir siendo rentable. Según los procedimientos del departamento de contabilidad, los procedimientos de presupuestación de una empresa pueden utilizarse para controlar el gasto en las operaciones comerciales. Pueden utilizar los procedimientos de presupuestación para hacer un seguimiento de cuánto ganan y gastan durante un período determinado para hacerlo. Un proceso de presupuestación bien diseñado puede ayudar a las empresas a identificar los riesgos para sus flujos de ingresos y a abordarlos en consecuencia.
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¿En qué consiste un buen proceso presupuestario?
Un buen proceso de presupuestación pone a una empresa en situación de expandirse si obtiene beneficios. Una empresa sabe si tiene un buen proceso de presupuestación si lo tiene:
- Establecer puntos de referencia
- Garantizar la financiación
- Anotar las prioridades
- Dar un margen de beneficio
Establecer puntos de referencia
El control y la supervisión ayudan a las organizaciones a establecer puntos de referencia para elaborar directrices para sus operaciones. El control y la supervisión consisten en la revisión de los resultados financieros de una empresa, durante la cual un departamento de contabilidad destaca los costes y los ingresos para calcular el crecimiento financiero. Una empresa puede utilizar un método de presupuestación descendente o ascendente para finalizar sus puntos de referencia.
La elaboración de un presupuesto descendente es cuando los ejecutivos y otros miembros del personal de alto nivel aportan la información principal sobre los puntos de referencia financieros de la empresa. Proporcionan las directrices necesarias para mantener la solvencia y proponen soluciones sobre cómo una empresa puede prosperar financieramente. Los directivos de nivel inferior desempeñan un papel más importante en la ejecución de los objetivos financieros una vez que los ejecutivos los comunican.
Un enfoque ascendente implica que todos los miembros de la organización den su opinión. La alta dirección suele dar un esquema general para que los empleados lo sigan al discutir los puntos de referencia del presupuesto. Cada departamento crea su presupuesto basándose en el esquema que se le presenta. Con esta estructura, los empleados sienten que forman parte del proceso de toma de decisiones de la empresa.
Garantizar la financiación
La cantidad de fondos que recibe una empresa establece de cuánto dispone para gastos de capital. Los gastos de capital financian activos físicos para mejorar la productividad de los empleados y de la empresa. Las empresas pueden asignar fondos a los gastos de capital de mantenimiento, que son fondos que se destinan a ampliar el ciclo de vida de los productos actuales, como la reparación de un vehículo. Los gastos de capital de expansión se destinan a elementos adicionales que conducen a más ingresos para una empresa. Una empresa puede comprar otro vehículo para que los empleados viajen y se reúnan con los clientes para que les compren productos y servicios.
Anotar las prioridades
La cantidad que una organización asigna a cada departamento pone de manifiesto sus prioridades para alcanzar el éxito financiero. Si una empresa quiere aumentar el número de clientes, necesita aumentar el presupuesto de ventas para suministrar herramientas y recursos que eleven el crecimiento. La asignación de fondos para investigación y desarrollo puede mostrar que quieren aumentar la calidad de los productos actuales que venden a los clientes.
Dar un margen de beneficio
La creación de los presupuestos de una empresa permite proceder a los estados financieros pro forma. Los estados pro forma son documentos de previsión financiera que muestran los márgenes de beneficio de una empresa. Los márgenes de beneficio muestran que la cantidad de ingresos por ventas supera la cantidad pagada en gastos. Una empresa y su departamento de contabilidad necesitan generar un plan para aumentar su margen de beneficios si ven resultados negativos en los estados pro forma.
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Cómo desarrollar un buen proceso presupuestario
Saber cómo funciona un proceso presupuestario puede ayudar a una empresa a moverse en la dirección correcta cuando piensa en su futuro financiero. Revisa esta guía paso a paso del proceso presupuestario:
- Identifica los supuestos y la financiación disponible.
- Destaca los puntos de coste y un paquete de presupuesto.
- Reúne las previsiones de ingresos y los presupuestos de los departamentos.
- Validar los paquetes de compensación y bonificación.
- Modificar el modelo de presupuesto
1. Identificar los supuestos y la financiación disponible
Los empleados del departamento de contabilidad hacen suposiciones en su presupuesto para ayudarles a entender las tendencias asociadas a los costes de las ventas y las condiciones del entorno. Necesitan información sobre qué tendencias pueden afectar a los esfuerzos de presupuestación y financiación. Podrían saber en qué áreas hacer cambios después de analizar estos datos y observar la viabilidad de los proyectos con la financiación que tienen. Deben realizar estudios de mercado para obtener datos que puedan aplicar a su análisis del presupuesto.
2. Destacar los puntos de coste y un paquete presupuestario
Averiguar los puntos de coste de la organización para incluir el cambio de costes en el paquete presupuestario. Identificar los puntos de coste ayuda al equipo de gestión a calcular los factores que pueden alterar el coste de un producto. Utilizar un esquema de un presupuesto anterior para construir el paquete que muestre cómo es el presupuesto del año siguiente. El paquete presupuestario describe las expectativas que el departamento de contabilidad tiene para el presupuesto antes de hacer la previsión para el año siguiente.
3. Recopilar las previsiones de ingresos y los presupuestos de los departamentos.
Asegúrese de que el departamento de contabilidad realiza una previsión de ingresos para ver el número de ventas previsto para el año. Conocer el número de ventas permite a la empresa hacer un seguimiento de la demanda de productos y servicios. Una vez que el departamento de contabilidad elabora la previsión de ingresos, debe coordinarse con el equipo de dirección para elaborar el presupuesto de cada departamento. A continuación, pueden comparar los datos y dictar el trabajo que deben realizar para obtener un presupuesto viable.
4. Validar los paquetes de compensación y bonificación
Las empresas deben tener en cuenta los paquetes de compensación y beneficios de los empleados para aumentar su moral. El aumento de la moral motiva a los empleados a esforzarse al máximo en sus funciones y puede magnificar su rendimiento. Colabore con los departamentos de recursos humanos y contabilidad para obtener esta información antes de presentar el presupuesto total de la empresa a la dirección.
Cada departamento debe obtener la aprobación de la dirección sobre cómo compensará a los empleados antes de añadir el coste al presupuesto y comunicar los cambios de estos paquetes a los empleados.
5. Modificar el modelo de presupuesto
Realizar los ajustes finales del presupuesto antes de enviarlo a la dirección para su aprobación. Revisar el presupuesto para detectar errores que puedan ampliar o alterar la toma de decisiones en el proceso de aprobación. Repasar el presupuesto con el departamento de recursos humanos para ver si se alinea con la ejecución de los objetivos de la empresa.
Consejos para mejorar los procesos presupuestarios
Utilice estos consejos para mejorar la calidad de su proceso presupuestario y mejorar su flujo de caja y el rendimiento de la inversión:
Realice un análisis DAFO
Un análisis DAFO (puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas) es una forma de que una empresa evalúe el estado actual de su presupuesto. Utilice este análisis para determinar cómo ampliar el presupuesto. Por ejemplo, los puntos fuertes pueden aludir a que se dispone de una cantidad adecuada de fondos, mientras que los puntos débiles podrían ser que la empresa aún necesita más fondos. La cantidad de competencia puede ser una amenaza, pero aumentar el presupuesto de marketing puede servir como una oportunidad para ampliar los esfuerzos de promoción y los ingresos.
Contratar empleados en el departamento de contabilidad
Aumente el personal del departamento de contabilidad para que le ayude a manejar las complejidades del presupuesto, como las transacciones, los gastos y los libros de contabilidad. Su experiencia en el manejo de estos asuntos puede disminuir los costes y agilizar el crecimiento.
Sea flexible
Ser flexible proporciona a las empresas la capacidad de tener en cuenta los cambios del mercado. Adaptarse a los cambios del mercado puede llevar a los directivos a tomar decisiones meditadas sobre el presupuesto y sobre las métricas de rendimiento para ajustarse a las necesidades actuales de la empresa. Hay que seguir revisando los estudios de mercado para ver si el presupuesto justifica algún cambio y si es necesario modificar las previsiones para obtener mejores resultados.