¿Qué es un programa de cumplimiento?

Un programa de cumplimiento regula las operaciones de una empresa, minimiza los riesgos y garantiza que la empresa se adhiera a la normativa gubernamental. Los programas de cumplimiento se ponen en marcha de acuerdo con la normativa externa, así como con las políticas y procedimientos de la empresa, como los códigos de conducta. Un programa de cumplimiento debe ser cuidadosamente investigado y planificado para garantizar que sea exhaustivo y coherente.

En este artículo, definimos los programas de cumplimiento y ofrecemos consejos para diseñar el suyo propio.

¿Qué es un programa de cumplimiento?

Muchos casos de mala conducta empresarial impulsaron el desarrollo de programas de cumplimiento. Los gobiernos y las organizaciones privadas crearon estos programas para defender el cumplimiento de la normativa empresarial.

Los programas de cumplimiento, a veces denominados programas de ética y cumplimiento, son un proceso interno continuo que se convierte en parte de la cultura de la empresa. Demuestran el compromiso con los valores y la ética de la empresa y el respeto a las normas.

Un programa de cumplimiento hace algo más que asesorar a los empleados o a las partes interesadas contra una acción adversa, es el sistema diseñado para prevenir tales acciones. Los programas eficaces examinan las normas o reglamentos establecidos por un organismo y crean un programa que proporciona un plan exhaustivo de aplicación y medición.

Una vez que el programa de cumplimiento está listo, se imparte formación para garantizar que las personas entienden la normativa y las políticas y procedimientos correspondientes. Las evaluaciones recurrentes del programa miden cómo está funcionando el programa y pueden ayudar a identificar sus puntos fuertes o débiles.

Relacionado: La importancia de la formación sobre el cumplimiento de la normativa

¿Por qué son importantes los programas de cumplimiento?

Los programas de cumplimiento inicialmente buscaban prevenir conductas delictivas y poco éticas. Hoy en día, incluyen formas de controlar, informar y corregir comportamientos o acciones antes de que se conviertan en un problema. Los programas integrales de cumplimiento desarrollan procedimientos de investigación, crean métodos para informar de los problemas sin represalias e inician acciones correctivas.

El programa de cumplimiento es la fuente central de toda la información sobre la normativa. Los registros meticulosos mantienen la prueba del cumplimiento para reducir la exposición de la empresa a daños y perjuicios o a nuevas sanciones. Lo ideal es que un programa de cumplimiento contenga cinco elementos que definan las acciones del programa:

  1. Educación
  2. Prevención
  3. Detección
  4. Colaboración
  5. Ejecución

Relacionado: ¿Qué es el análisis de riesgos en la empresa?

¿Qué regulan los programas de cumplimiento?

Las empresas establecen normas, como un código de conducta, para definir los parámetros éticos de los empleados y la dirección. Estos programas abordan el cumplimiento para una región específica, una operación comercial o la relevancia para la industria.

Las agencias federales, estatales o independientes establecen ciertas normas para las industrias. Estas normas regulan los negocios controlando los contaminantes, dictando procedimientos financieros o protegiendo los intereses privados. Las regulaciones varían según las industrias y algunas pueden depender de más de una agencia. Las industrias que suelen estar reguladas son:

  • Finanzas
  • Sin ánimo de lucro
  • Transporte
  • Instituciones educativas
  • Sanidad y farmacia
  • Radio y televisión
  • Telecomunicaciones
  • Fabricación
  • Agencias gubernamentales

Organismos reguladores comunes:

  • Comisión de Seguridad de los Productos de Consumo
  • Agencia de Protección del Medio Ambiente (EPA)
  • Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo
  • Junta Nacional de Relaciones Laborales
  • Consejo Nacional de Seguridad del Transporte (NTSB)
  • Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC)
  • Comisión de Valores y Bolsa (SEC)
  • Sistema de la Reserva Federal (FRS)
  • Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA)
  • Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA)
  • Departamento de Justicia de EE.UU. (DOJ)
  • Departamento de Trabajo de EE.UU.
  • Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA)
  • Departamento de Educación de EE.UU.

Consejos para crear un programa de cumplimiento

La creación de un programa de cumplimiento garantiza que la empresa no se limita a cumplir los reglamentos y las normas, sino que se los toma en serio. A continuación se ofrece una lista de consejos para garantizar que su programa de cumplimiento aborda los cinco elementos con información concisa y fácil de entender:

Comprender el alcance

Para redactar un programa de cumplimiento eficaz, las empresas deben identificar primero exactamente qué normas y reglamentos rigen su sector. El programa define las normas con claridad y puede incluir las preguntas más frecuentes para ayudar a los empleados a comprender plenamente la política, el procedimiento y las expectativas individuales. Revise el ámbito de aplicación anualmente, actualícelo a medida que cambien las normativas o políticas y programe cursos de formación para los empleados o comunique los cambios lo antes posible.

Recoger y analizar la información

Investigue cómo responde la competencia a los cambios en el cumplimiento de la normativa para obtener información para diseñar su programa. Investigue la evolución del sector y controle periódicamente la actividad de cumplimiento para estar preparado para los cambios. Comuníquese con la alta dirección y los empleados para desarrollar métodos eficaces de cumplimiento de la normativa y desarrolle estrategias para mejorar la supervisión o la presentación de informes.

Evaluar el riesgo y alinear los controles

Los programas de cumplimiento eficaces identifican los riesgos para la empresa y proporcionan medidas para prevenir o mitigar esos riesgos. Investigar las ramificaciones legales del incumplimiento y plantear escenarios de causa y efecto para pensar en formas de abordar diversas situaciones o resultados. Desarrolle controles para medir el cumplimiento y reducir el riesgo general.

Relacionado: Controles internos: Definición, ventajas, desventajas y ejemplos

Establezca canales de información

Dar a la dirección o a los empleados una o varias formas de informar sobre el incumplimiento sin temor a represalias. Incluya la protección de los denunciantes en su programa de cumplimiento. Considere la posibilidad de establecer una línea telefónica confidencial o de publicar periódicamente una encuesta anónima para que los empleados puedan denunciar con seguridad las conductas indebidas.

Demostrar el apoyo de la empresa

Las empresas demuestran una fuerte ética cuando desarrollan programas de cumplimiento y enfatizan la importancia de la adherencia. A los empleados les resulta más fácil cumplir las normas cuando son conscientes del compromiso de la empresa. Los programas sólidos animan a los empleados a hacer buenos juicios de valor y a mantener la ética como una constante.

Relacionado: Ética empresarial: Tipos y ejemplos

Desarrollar un sistema de escalada

Su programa de cumplimiento desarrolla las respuestas a las infracciones y describe cómo debe seguir la empresa el procedimiento. Cree un sistema para abordar cada informe o resultado de la investigación con pasos claros, incluida la designación de un responsable o comité de cumplimiento. Los programas de cumplimiento describen claramente los pasos que sigue el responsable o el comité y establece los recursos para una respuesta oportuna.

Relacionado: Cómo convertirse en responsable de cumplimiento en el sector sanitario

Proporcionar remediación

Probar el sistema en busca de fallos y desarrollar acciones correctivas. Al identificar los fallos, las empresas pueden mitigar los riesgos, ya sea corrigiendo el fallo o encontrando un método diferente. Programe evaluaciones de riesgo periódicas y registre los resultados con fines históricos y como guía para futuros cambios en el programa.

Ofrezca formación

La formación de los empleados garantiza la comprensión del programa de cumplimiento y establece las expectativas tanto para los empleados como para la dirección. Consolidar el compromiso con el programa fomentando e incorporando las preguntas, problemas o sugerencias de los empleados. Envíe periódicamente a los empleados un breve cuestionario relacionado con el programa de cumplimiento y analice las respuestas para medir la eficacia del programa. Esto es especialmente útil para los empleados después de la introducción de un nuevo programa o cuando las políticas actuales cambian.

Documentar todo

A la hora de demostrar el cumplimiento, la documentación marca la diferencia. Defina cómo va a registrar y almacenar la documentación de cumplimiento en registros intachables que sirvan para proteger la empresa y proporcionar una prueba de cumplimiento. Mantenga registros detallados de los procedimientos, los pasos, los resultados y las mejoras.

Aproveche la tecnología

Considere la posibilidad de incorporar un sistema de información automatizado en lugar de depender de procedimientos manuales. La documentación automatizada deja menos margen de error y proporciona amplias pruebas de cumplimiento. La automatización mantiene todo en una ubicación central para facilitar la recuperación en caso de auditoría o investigación.

Realizar evaluaciones y mediciones periódicas

Para determinar si el programa de cumplimiento está funcionando, prevea una evaluación periódica de los procesos. La evaluación periódica minimiza los riesgos e identifica las cuestiones antes de que se conviertan en problemas mayores. Proteja los intereses de la empresa supervisando regularmente el sector, mejorando los esfuerzos de mitigación y proporcionando formación adicional cuando sea necesario.

Fomente la retroalimentación

Los programas de cumplimiento funcionan cuando los empleados y la dirección siguen las políticas y los procedimientos. Fomente la participación y refuerce el compromiso pidiendo a los empleados sus comentarios o sugerencias de mejora. La dirección puede tener consejos para mejorar la eficacia del programa o identificar errores. Considere la posibilidad de enviar una encuesta cada tres o seis meses y pida opiniones sobre la eficacia de su programa de cumplimiento.