Guía de 7 pasos para crear un programa de formación eficaz

Un programa eficaz de formación de los empleados puede conducir a un aumento de la productividad, la eficiencia y el ahorro de costes, además de reducir los residuos y los gastos. Un programa eficaz de formación de empleados puede ser mucho más valioso que sus costes de implantación, ya que da lugar a una plantilla más comprometida, a un mayor cumplimiento de las normas y políticas y a una menor rotación de los empleados.

En este artículo, definiremos los programas de formación, varios métodos de formación y una guía para crear un programa de formación para los empleados.

¿Qué es un programa de formación?

Los empleados aprenden los procesos y las políticas de una empresa durante la fase de incorporación, cuando existe un programa de formación. La formación también ayuda a los empleados a mejorar su rendimiento en el trabajo y a obtener un crecimiento y desarrollo profesional para aumentar el rendimiento y la productividad en sus puestos actuales y futuros.

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Tipos de programas de formación

Hay varios métodos de formación que los directivos pueden elegir aplicar solos o en combinación con otros métodos. El método que elija debe ofrecer la oportunidad de un aprendizaje y crecimiento significativos, que permita a los empleados mejorar continuamente en sus funciones. La adecuación de los tipos de formación de los empleados a sus necesidades puede garantizar que reciban la información que necesitan.

Los tipos de programas de formación que elija deben tener en cuenta el tipo de trabajo que se realiza en el lugar de trabajo, así como la personalidad de aprendizaje de los empleados. He aquí algunos ejemplos de diferentes tipos de programas de formación:

Casos prácticos

Los estudios de casos pueden proporcionar una referencia rápida para que los empleados aprendan sobre situaciones reales en el lugar de trabajo. Los estudios de casos se utilizan mejor para temas muy concretos, ya que los temas más complejos suelen requerir una formación más profunda.

Entrenamiento/tutoría

Este tipo de formación individual se centra en fomentar una relación de trabajo entre un empleado y un entrenador o mentor, normalmente un supervisor o un empleado veterano de confianza. El estilo de formación individual permite un apoyo continuo a lo largo de la formación del empleado.

eLearning

El eLearning consiste en cursos en línea, materiales de prueba y otros materiales de formación. El eLearning permite a los empleados completar su formación a su propio ritmo y es uno de los tipos de formación de empleados más convenientes para implementar con plantillas más grandes, especialmente cuando los empleados trabajan a distancia. El eLearning puede ser interactivo, lo que puede aumentar la tasa de compromiso de los empleados con el programa. Un programa de eLearning puede adaptarse a muchas necesidades, siempre que se mantenga actualizado y sea relevante.

Actividades de formación en grupo

La formación en grupo puede ser útil para fomentar el debate, la formación a través de la colaboración y la creación de equipos. Permite a los empleados formarse juntos en el entorno que mejor se adapte a las necesidades de su grupo. Las actividades y los debates que tienen lugar en la formación en grupo pueden ser impulsados por un instructor o por indicaciones en línea que posteriormente serán revisadas por un supervisor. Muchos lugares de trabajo colaborativos descubren que la formación en grupo parece funcionar mejor para abordar proyectos complejos.

Formación práctica

La formación práctica engloba cualquier tipo de formación que se lleve a cabo directamente en el puesto de trabajo. Este tipo de formación se centra en la función específica y en la habilidad del empleado para desempeñarla. La formación práctica tiene beneficios de desarrollo a corto y largo plazo para los individuos.

Formación dirigida por un instructor

La formación dirigida por un instructor tiene lugar en un entorno de tipo aula con un instructor o formador que presenta el material a los empleados. Esto ofrece a los empleados la oportunidad de hacer preguntas para comprender mejor lo que se está enseñando, especialmente en el caso de temas muy técnicos o complejos. Los instructores pueden adaptar su estilo de enseñanza al nivel de experiencia y al estilo de aprendizaje de los empleados presentes en la sala.

Actividades específicas de gestión

Este tipo de formación para empleados se centra principalmente en las necesidades de los directivos y puede incluir el uso de simulaciones, sesiones de brainstorming, ejercicios de creación de equipos u otros tipos combinados de formación.

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Cómo crear un programa de formación para empleados

La creación de un programa de formación eficaz requiere conocer y comprender los objetivos de la formación, así como los posibles problemas que podría encontrar. Siga estos pasos para empezar a crear su programa de formación para empleados:

1. Evaluar las necesidades de formación

Para evaluar las necesidades del lugar de trabajo hay que seguir estos pasos:

Identifica objetivos claros que apoyen tanto a la organización como a los individuos que se están formando

El objetivo de la formación debe ser claro, así como de apoyo. Algunos ejemplos de objetivos son el aumento del rendimiento de la inversión y la disminución de los costes, enseñar a los empleados un nuevo procedimiento o mostrarles cómo utilizar un nuevo equipo.

Determine qué acciones deben realizarse para que se cumplan los objetivos

Compare lo que sus empleados hacen ahora con lo que deben hacer para cumplir los objetivos que tienen por delante. Por ejemplo, si se va a presentar un nuevo producto, los empleados tendrán que saber de qué se trata, cómo producirlo y cualquier otro detalle clave para que el lanzamiento sea un éxito.

Explorar las opciones de actividades de formación que mejor faciliten el aprendizaje de los empleados'.

Cuando sepa qué necesitan aprender sus empleados, podrá empezar a desarrollar actividades que faciliten la formación, como demostraciones, folletos o ejercicios prácticos.

Observe los estilos de aprendizaje de los empleados

Utiliza esa observación para que la formación sea lo más eficaz posible, desarrollándola para satisfacer al máximo número de empleados. Esto podría significar utilizar los dos o tres métodos más prevalentes de sus empleados' de aprendizaje para formar sus materiales y entrega.

2. Enseñar a los adultos como adultos

Siguiendo con la última parte del primer paso, es importante recordar que sus empleados son adultos con características que pueden facilitar o dificultar el aprendizaje con determinados métodos de enseñanza. Cuando desarrolle su programa de formación, tenga en cuenta estos principios de aprendizaje para adultos:

  • Los adultos quieren sentirse valorados y respetados
  • Tienen muchos años de experiencia previa, conocimientos y opiniones independientes
  • Están orientados a los objetivos y son autodirigidos
  • Quieren que la formación sea relevante, orientada a la tarea y que valga la pena el tiempo que les quita de su productividad diaria
  • Quieren saber cómo se beneficiarán de esta formación

Estos principios pueden relacionarse fácilmente con las características que identificó cuando evaluó sus necesidades de formación. Ahora, puede prever cómo estas características le guiarán en la creación de su programa de formación.

3. Desarrollar objetivos de aprendizaje

Pregúntese qué espera que sus empleados sean capaces de hacer cuando terminen la formación. Puede ser un conocimiento, una habilidad o una destreza sencilla pero necesaria. Estos serán sus objetivos de aprendizaje. A partir de ahí, puede empezar a crear contenidos que apoyen la progresión hacia cada objetivo. Mantenga sus lecciones centradas en los objetivos y varíe sus métodos para comprobar la retención de los empleados de la información que les está proporcionando.

Sus objetivos deben presentarse como metas SMART: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y basadas en el tiempo. Crear objetivos de esta manera puede ayudarle a garantizar que sus empleados alcancen hitos importantes dentro de su formación.

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4. Diseñar materiales de formación

Utilizando la información que ha reunido anteriormente, comience a formular sus materiales o módulos de formación. Es importante tener un diseño totalmente preparado antes de lanzarse a desarrollarlo para asegurarse de que no falta nada ni está fuera de lugar. Recuerde que debe centrarse en las necesidades de aprendizaje de los empleados y no en lo que le resulte más fácil al formador, y asegúrese de que su contenido se centra específicamente en alcanzar los objetivos de aprendizaje. Otros consejos para diseñar sus materiales de formación son

  • Planifique sus materiales de forma que los empleados tengan el control de su propio aprendizaje
  • Incluya elementos interactivos y prácticos para que los empleados trabajen juntos
  • Invitar a dar opiniones a lo largo de la formación
  • Aborde cada tema cronológicamente, de modo que sirva de base para la lección que viene a continuación
  • Pruebe a combinar varios formatos diferentes para ver cuál produce los mejores resultados
  • Cuente historias de la vida real, según convenga.

5. Componer los materiales de formación

Utilice su diseño para empezar a desarrollar sus materiales de formación. Dependiendo de su diseño, los materiales pueden incluir:

  • Material de lectura, como panfletos o folletos
  • Activos tangibles necesarios para las partes prácticas de la formación
  • Presentaciones de diapositivas, cuadros, gráficos u otros materiales visuales
  • Enlaces de eLearning, nombres de usuario y contraseñas para cualquier parte de la formación en línea

Dependiendo del material que se enseñe, de los estilos de aprendizaje de los empleados y de otros factores como el tiempo y el presupuesto, descubrirá que puede crear una mezcla de elementos para ayudar a que esta formación sea un éxito. Cuando reúna sus materiales, asegúrese de tener en cuenta sus objetivos de aprendizaje.

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6. Dirigir la formación

Asegúrese de informar a los empleados con antelación de que se espera que asistan a la formación, reserve las salas de conferencias o de reunión necesarias y disponga de todo el material necesario. Por ejemplo, puede que esta formación sea una sesión de almuerzo y aprendizaje. Si es así, pida que le entreguen el almuerzo unos minutos antes de que comience la formación para que todos puedan coger sus platos y acomodarse.

Sea cual sea el método o la combinación de métodos que haya elegido para impartir la formación, déjelo claro a los empleados desde el principio. Asegúrese de que todos los asistentes saben exactamente lo que se espera de ellos y lo que tienen que hacer para completar la formación. Dígales de antemano cómo piensa determinar cuánto han aprendido al final de la formación.

7. Evaluar la formación

Una vez terminada la formación, querrá determinar si ha cumplido sus objetivos. En otras palabras, evaluar el éxito de su programa de formación. Puede considerar el uso de estas métricas para evaluar la eficacia de su formación:

Empleados' comentarios sobre la formación

Reflexionar sobre los comentarios que le proporcionan los empleados y tratar de determinar si indican que les ha gustado la formación, que han aprendido algo y cuáles son sus opiniones o sugerencias generales. Esto se puede averiguar simplemente pidiéndoles su opinión o utilizando una encuesta anónima en línea sobre la eficacia de la formación.

Conocimientos adquiridos en la formación

Las pruebas, los cuestionarios o las demostraciones pueden ayudarle a evaluar lo bien que los empleados han aprendido el material que usted ha presentado.

Competencia laboral después de la formación

Observe a los empleados para ver si aplican los nuevos conocimientos o habilidades de la formación, cuando proceda.

Resultados empresariales cuantificables

Durante el siguiente mes o trimestre, analice los resultados que produce la formación. Observe si se han cumplido los objetivos en los que se basó la formación. Determine si la formación se corresponde con un aumento de los ingresos, una disminución de los costes, cualquier cambio en la productividad y otras métricas que decida controlar.