Guía completa de programas de formación para nuevos empleados

Siempre que empieces en una nueva empresa, te someterás a algún tipo de formación. Los programas de formación para nuevos empleados existen para ayudar a los nuevos miembros del equipo a aclimatarse rápidamente a un nuevo entorno profesional. Tanto si empiezas un nuevo trabajo y quieres saber qué buscar en la formación de los nuevos empleados como si quieres mejorar las prácticas de formación en tu empresa actual, aprender sobre las prácticas de formación de los nuevos empleados puede ser beneficioso para tu éxito en el trabajo.

En este artículo, proporcionamos una guía sobre los diferentes tipos de programas de formación para nuevos empleados y cómo funcionan en el lugar de trabajo.

¿Qué es un programa de formación para nuevos empleados?

Un programa de formación para nuevos empleados es una colección de materiales educativos y actividades diseñadas para ayudar a los empleados entrantes a aprender más sobre sus funciones y responsabilidades en su nuevo empresario. Las empresas pueden tener varios tipos de programas de formación para nuevos empleados para asegurarse de que todos los nuevos empleados entienden las expectativas de cada parte de su trabajo. Los programas de formación para nuevos empleados tienen pasos claramente definidos por los que pasan todos los nuevos empleados, guiándoles a través de información importante como la estructura de la empresa y las políticas de la organización.

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¿Por qué son importantes los programas de formación para nuevos empleados?

La formación para nuevos empleados es una herramienta fundamental para construir un equipo cohesionado y una plantilla exitosa. Los empleados confían en la formación para nuevos empleados para adaptarse a un nuevo entorno y ganar confianza en su papel. Los empresarioes utilizan la formación para nuevos empleados como una forma de compartir información interna importante con su equipo. Los buenos programas de formación para nuevos empleados proporcionan una oportunidad estructurada para que todos los empleados aprendan información básica y practiquen sus habilidades profesionales en el lugar de trabajo. Los beneficios de la formación para nuevos empleados incluyen:

Fijar las expectativas

La formación para nuevos empleados muestra claramente lo que su empresario espera de sus comportamientos en el lugar de trabajo. Los programas de formación pueden establecer expectativas de productividad, rendimiento, participación en el equipo, compensación y crecimiento profesional. Al asistir a los programas de formación para nuevos empleados, éstos pueden empezar a planificar sus compromisos laborales y asegurarse de que cumplen adecuadamente con su nueva función.

Creación de relaciones

La formación para nuevos empleados es una de las mejores oportunidades para integrar a un nuevo empleado en la cultura y el equipo de la empresa. Durante la formación de los nuevos empleados, los empleados existentes tienen la oportunidad de hacer que los nuevos miembros del equipo se sientan bienvenidos y cómodos. A medida que los nuevos empleados aprenden sobre las políticas de la empresa y las funciones de la organización, pueden comenzar a establecer relaciones profesionales de apoyo con sus compañeros y gerentes.

Estandarizar los procedimientos de la empresa

Contar con un programa de formación para nuevos empleados crea un registro de lo que la organización enseña a todos los empleados entrantes. Esto establece un registro de las mejores prácticas para la empresa y desarrolla una guía para lo que los empleados existentes ya saben. Un programa de formación para nuevos empleados puede ser una base excelente para crear programas de formación adicionales para los empleados con experiencia. La capacitación de los nuevos empleados también crea un registro individual de lo que cada empleado entrante ha aprendido hasta el momento.

Establecimiento de registros

La capacitación de los nuevos empleados es cuando los empleados entrantes llenan todo su papeleo, firman formularios y crean cuentas. La capacitación de los nuevos empleados es esencial para establecer registros para cada empleado y hacer un seguimiento de su progreso dentro de la empresa.

Desarrollar el conocimiento institucional

Los programas de capacitación de los nuevos empleados son una gran manera para que las empresas desarrollen una fuerza de trabajo más capacitada. A medida que se desarrollan los programas de formación de nuevos empleados, los empresarioes pueden integrar nuevas habilidades, actualizar la tecnología y mantener su empresa al día con las mejores prácticas en su campo. La formación de los nuevos empleados puede orientar la dirección de la empresa enseñando a los empleados nuevas habilidades que luego pueden poner en práctica y enseñar a los empleados existentes.

Proporcionar apoyo

La formación de los nuevos empleados proporciona a los empleados un sistema de apoyo al que pueden acceder cuando comienzan su nuevo trabajo. Los empleados entrantes utilizan la formación para nuevos empleados para hacer preguntas y conocer los recursos que pueden utilizar para obtener apoyo. Esto puede mejorar la retención de los empleados y hacer que los nuevos empleados sean más eficientes y productivos en poco tiempo.

Métodos de formación para nuevos contratados

Los nuevos contratados pueden completar su información de formación a través de varios métodos. Dependiendo de la empresa, la formación de los nuevos empleados podría implicar múltiples tipos de métodos e interfaces de formación. Algunos de los formatos más populares para la formación de nuevos empleados incluyen:

En persona

Los programas de formación en persona incluyen cualquier tipo de formación en la que los empleados tienen que pasar tiempo en el lugar de trabajo con los miembros de su equipo. Las empresas pueden llevar a cabo la formación de nuevos empleados en persona de forma individual o con grupos de nuevos empleados. La formación presencial de los nuevos empleados es esencial para mostrarles su nuevo lugar de trabajo y mostrarles cualquier equipo físico que necesiten utilizar.

Online

La formación online permite a los empleados acceder a la información de la formación a través de Internet. Puede ser a través de videoconferencias, sitios web, módulos en línea y otras interfaces. Algunas empresas tienen aplicaciones móviles que utilizan para ayudar a formar a sus nuevos empleados. La formación en línea puede incluir cuestionarios, juegos, seminarios web y simulaciones que enseñan conceptos a los nuevos empleados. Esta forma de formación es ideal para puestos remotos o trabajos que no requieren mucha interacción en persona.

Híbrida

Los programas de formación de nuevos empleados también pueden utilizar una combinación de aprendizaje en línea y en persona para enseñar temas importantes de incorporación. Los programas de formación híbridos suelen incluir instrucción en persona y actividades de seguimiento virtuales en las que los empleados pueden practicar sus nuevas habilidades. Ofrecen a los nuevos empleados la oportunidad de conocer a sus nuevos colegas cara a cara, al tiempo que les proporcionan la libertad de explorar los materiales de formación de forma independiente. Los programas de formación híbridos también se conocen como programas de aprendizaje mixto.

Módulos de aprendizaje

Los módulos de aprendizaje breves que sólo llevan unos minutos pueden ayudar a los nuevos empleados a dividir sus responsabilidades de formación en tareas manejables. También llamados cursos de microaprendizaje, estos módulos de aprendizaje de 10, 20 o 30 minutos se centran en un tema específico, que los aprendices tienen que dominar antes de poder seguir adelante.

Aprendizaje entre pares

Los programas de formación típicos implican que un líder de la empresa, como un gerente, comparta información con sus nuevos empleados, pero los nuevos contratados también pueden aprender de sus compañeros. La capacitación entre pares implica que los empleados compartan conocimientos entre sí y desarrollen sus habilidades como grupo.

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Temas de capacitación para nuevos empleados

La capacitación para nuevos empleados puede abarcar varios días o incluso semanas para cubrir todos los temas esenciales para los nuevos empleados. Los empresarioes pueden combinar varios temas en una sola formación o tener sesiones dedicadas a cada tema. Algunos de los temas importantes necesarios para la formación de los nuevos empleados son:

Incorporación de RRHH

El primer paso en la formación de los nuevos empleados suele ser la incorporación de recursos humanos, en la que los nuevos empleados rellenan formularios, crean cuentas y conocen los detalles técnicos de su empleo. La formación en recursos humanos orienta a los empleados en el proceso de rellenar los formularios de impuestos, crear cuentas de correo electrónico de la empresa, configurar el depósito directo de los cheques de pago, obtener una insignia, inscribirse en los beneficios y otras tareas administrativas y de oficina. Durante el proceso de incorporación de RRHH, los nuevos empleados aprenden a navegar por la estructura interna básica de su nueva empresa.

Resumen de la empresa

Los empleados también reciben formación para conocer la misión, los objetivos, las relaciones con la comunidad y la cultura de su nueva empresa. El objetivo principal de la formación sobre la empresa es alinear los objetivos profesionales del nuevo empleado con el propósito y la misión general de la empresa. Durante el curso, los nuevos empleados aprenden las políticas generales de la empresa y las mejores prácticas para participar en el lugar de trabajo.

Presentaciones de equipos

Algunas empresas incorporan presentaciones en su formación para nuevos empleados. La formación de introducción al equipo enseña a los nuevos empleados quiénes son sus compañeros de trabajo y qué hacen. Conocerán a los miembros de cada departamento, aprenderán la jerarquía de liderazgo y sabrán con quién deben hablar en situaciones comunes del lugar de trabajo. La formación de presentación del equipo es importante para ayudar a los nuevos empleados a entender cómo adaptarse a su nuevo equipo y cómo pueden integrarse mejor en el grupo.

Orientación de funciones

Los nuevos empleados también necesitan una formación específica sobre sus funciones, en la que aprenden los detalles de su puesto en la empresa. Durante la formación de orientación de funciones, los nuevos contratados aprenderán a utilizar las herramientas y los equipos, a establecer su flujo de trabajo diario y a establecer normas para su desempeño. Los nuevos empleados aprenden las principales responsabilidades de su puesto y descubren las mejores prácticas para ese papel dentro de la empresa. La formación específica para cada función de los nuevos empleados puede implicar el seguimiento de otros empleados, la realización de clases de desarrollo profesional y la realización de proyectos prácticos.

Seguridad

La mayoría de los lugares de trabajo tienen algún tipo de riesgo laboral, ya sea en una obra o en una oficina. La formación en materia de seguridad, salud, respuesta a desastres y emergencias para los nuevos empleados ayuda a mantener la seguridad de los nuevos empleados mientras están en el trabajo. La formación en seguridad para los nuevos empleados puede incluir aspectos básicos de la OSHA, seguridad general en el lugar de trabajo y planes de evacuación. Durante la formación en seguridad, los nuevos empleados también aprenden dónde encontrar los materiales de primeros auxilios, los extintores y los servicios de apoyo en caso de emergencia. La formación en seguridad de los nuevos empleados protege tanto a los nuevos como a los existentes de exponerse a riesgos innecesarios.

Seguridad de los datos

Cualquier lugar de trabajo que utilice ordenadores e Internet debe formar a los nuevos empleados en prácticas de seguridad de los datos. Los programas de formación en seguridad de datos repasan los fundamentos de la seguridad informática para proteger la información sensible de la empresa, como los nombres de usuario y las contraseñas. Estos programas forman a los nuevos empleados sobre cómo evitar el phishing y proteger sus cuentas. Los programas de formación en seguridad de datos enseñan a los empleados las normas de cumplimiento digital y las mejores prácticas para la seguridad digital.

La formación en diversidad, equidad e inclusión

La formación en diversidad, equidad e inclusión establece una cultura de respeto, comprensión y aceptación en el lugar de trabajo. La formación en materia de diversidad e inclusión enseña a los nuevos contratados las expectativas para manejar las diferencias en el lugar de trabajo relacionadas con la raza, el género, la edad y la capacidad. Los nuevos empleados también deben aprender sobre temas como el acoso laboral y la intimidación para que puedan contribuir a un entorno de trabajo acogedor y positivo y evitar problemas interpersonales con su nuevo equipo.

Elementos de un buen programa de formación para nuevos empleados

Para ser eficaces, los programas de formación para nuevos empleados deben incluir varios elementos para ayudar a los empleados entrantes a adaptarse a su nuevo entorno. El objetivo de un buen programa de formación para nuevos empleados es que todos ellos comprendan plenamente las políticas y expectativas de la empresa después de la formación. Los programas de formación para nuevos empleados son impactantes y dotan a los nuevos empleados de habilidades y conocimientos duraderos que pueden utilizar regularmente en el lugar de trabajo. Estas son algunas de las características de un buen programa de formación para nuevos empleados:

Paquetes de formación

Los programas de formación para nuevos empleados que tienen éxito proporcionan a los alumnos materiales de formación que pueden utilizar para guiar su aprendizaje. Los paquetes de formación ofrecen a los nuevos empleados un resumen de lo que pueden esperar de su experiencia de formación. Ayudan a su equipo a establecer las expectativas de la formación y a comprender los principales objetivos de cada módulo de formación. Un buen paquete de formación debe contener:

  • Un esquema del programa
  • Descripciones de los principales objetivos de la formación
  • Un directorio de empleados
  • Hojas de trabajo de formación
  • Resúmenes del contenido
    • Los buenos paquetes de formación deben incluir toda la información esencial sin ser demasiado largos y prolijos. Los paquetes de formación actúan inicialmente como un suplemento a la formación de los nuevos empleados, y luego se convierten en un documento de referencia que los nuevos empleados pueden utilizar si no están seguros sobre un aspecto de su trabajo.

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      Tareas prácticas

      Los programas de formación de nuevos empleados que tienen éxito proporcionan a los alumnos la oportunidad de aplicar sus nuevos conocimientos y habilidades. Tener tareas prácticas mejora el compromiso con los materiales de formación y ayuda a solidificar la nueva información. Los nuevos empleados pueden completar las tareas de práctica a través de responsabilidades de trabajo supervisadas, escenarios de ejemplo y pruebas cortas.

      Comprobación de la comprensión

      Los programas de formación de empleados deben tener comprobaciones interactivas de la comprensión estructuradas en el programa de formación. Los formadores deben hacer regularmente preguntas abiertas para confirmar que los nuevos empleados están absorbiendo adecuadamente la información de la formación. Estos controles de comprensión dan a los nuevos empleados la oportunidad de aclarar la información confusa o hacer preguntas adicionales sobre el contenido de la formación.

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      Encuestas de retroalimentación

      Crear un programa de formación de nuevos empleados impactante y eficaz implica recoger la retroalimentación de las personas que reciben la formación. Todos los programas de formación para nuevos empleados deben concluir con una oportunidad para que los alumnos den su opinión sobre su experiencia y hagan sugerencias sobre cómo mejorar la formación en el futuro. Las encuestas de retroalimentación para los programas de capacitación de nuevos empleados deben incluir preguntas sobre cuán atractivo fue el contenido y cuán bien explicó los conceptos el instructor.