Cómo crear un programa eficaz de orientación para nuevos empleados

La orientación de los empleados es importante tanto para el nuevo empleado como para la propia empresa. No sólo sirve para aclimatar a los nuevos empleados al entorno, sino que también proporciona valiosos conocimientos a la empresa que contribuyen al crecimiento y la mejora continuos del programa. Si bien se sabe que contar con un sistema para dar la bienvenida a los nuevos empleados es de gran ayuda para la empresa y los empleados, muchas empresas luchan por encontrar la combinación ideal de actividades para que el empleado se sienta bienvenido y tenga un buen comienzo en su nuevo trabajo.

En este artículo, hablaremos de los componentes de un programa de orientación, de lo que es importante y de cómo diseñar un programa de orientación.

Propósito de la orientación

La orientación de nuevos empleados es una gran oportunidad para que una empresa dé una primera impresión positiva a los empleados recién contratados. El empleado, sin duda nervioso por su primer día, se beneficia de una cálida bienvenida y la empresa consigue compartir los aspectos positivos de trabajar en su equipo. Dado que muchas personas mencionan la sensación de no ser bienvenidos como una de las razones para dejar un trabajo, es importante contar con un sólido programa de orientación. Entre las buenas razones para aplicar un plan de orientación eficaz se encuentran: 

Reducir la ansiedad

Dependiendo de la persona, la ansiedad puede tener un efecto paralizante, impidiendo la capacidad de aprender sobre su nuevo trabajo con eficacia. La orientación ayuda a facilitar la entrada del nuevo empleado en el lugar de trabajo, a la vez que le guía durante los primeros e incómodos días de trabajo;

Reducir costes

Los beneficios de una orientación adecuada superan con creces los costes, ya que pueden ayudar al empleado a aclimatarse al puesto y a la cultura del lugar de trabajo mucho más rápidamente, reduciendo el tiempo y los costes asociados al aprendizaje del trabajo.

Reducir la rotación de personal

La rotación de personal aumenta cuando los empleados no se sienten valorados o se les prepara para fracasar en su trabajo. Una orientación sirve para mostrar al empleado que es valorado por la organización y apoyar su éxito proporcionándole las herramientas que necesita para hacer el trabajo.

Ahorrar tiempo

Cuando recursos humanos presenta una orientación inicial que cubre todos los temas, es menos probable que los supervisores y los compañeros de trabajo tengan que dedicar tiempo de sus días a enseñar al empleado las políticas de la empresa, dónde está todo y cómo funciona el equipo necesario. Cuando estos temas ya se han cubierto, la dirección y los compañeros de trabajo sólo tienen que ayudar a reforzar los conceptos 

Expectativas del esquema

Cuando un empleado aprende por adelantado lo que se espera de él y lo que debe esperar de los demás, se dedica menos tiempo a intentar averiguar estas cosas mediante conjeturas y ensayo y error, y se dedica más tiempo a conseguir que la empresa valga el dinero del empleado.

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Cómo diseñar un programa de orientación eficaz

La mayoría de las empresas comienzan sus programas de orientación para empleados dando la bienvenida al equipo, seguida de un resumen de los procedimientos de las políticas básicas de la empresa. Las expectativas deben establecerse claramente y los nuevos empleados deben estar entusiasmados por convertirse en miembros productivos del equipo. Para planificar el proceso de orientación y obtener los máximos beneficios, intente seguir los siguientes pasos para empezar: 

1. Dar la bienvenida al empleado

Desde el momento en que el nuevo empleado entra por la puerta, hay que centrarse en calmar su ansiedad. Tener una agenda definida para los primeros días ayudará al empleado a saber qué puede esperar. Hay que acompañarle por la oficina para que conozca a todos los miembros de su equipo, y sus supervisores directos deben pasar un rato a solas con él, preferiblemente un almuerzo fuera de la oficina, donde ambas partes puedan sentirse más a gusto;

2. Proporcionar el manual del empleado

El manual debe abarcar la remuneración/prestaciones, los detalles sobre los periodos de pago, el depósito directo, las deducciones de la nómina, el seguro médico, las políticas de asistencia/permisos y de seguridad/protección y cualquier norma de conducta, incluida la lucha contra el acoso, el código de vestimenta, la política sobre drogas y alcohol, el uso del ordenador, las redes sociales y el teléfono y la confraternización con los compañeros de trabajo.

3. Repasar las políticas

Los nuevos empleados deben conocer las normas y políticas desde el primer momento para evitar que cometan el error de hacer algo embarazoso por accidente. Los temas básicos a cubrir deben incluir el aparcamiento, el registro de entrada (si procede), los descansos, la etiqueta y cualquier otra política que sea súper importante que todo empleado deba seguir;

4. Explica a fondo los detalles del trabajo

Durante los primeros días, es importante tocar y reforzar lo que se habló durante el proceso de entrevista para permitir que el empleado se forme una sensación de conexión con la empresa. Este proceso ayuda a los nuevos empleados a comprender las expectativas, los valores y la misión de la empresa, de modo que puedan relacionar su trabajo específico con la consecución de estos objetivos.

5. Establezca objetivos y pasos de acción

Durante su primera semana de trabajo, los nuevos empleados deben reunirse con su supervisor para mantener una conversación en profundidad sobre las responsabilidades y los objetivos del trabajo. El empleado debe estar preparado para hacer preguntas que le permitan comprender claramente sus expectativas, tareas y prioridades;

6. Defina claramente las expectativas generales

La dirección debe inculcar a los nuevos empleados una comprensión completa de los objetivos estratégicos de la empresa y cómo los objetivos del empleado se alinean adecuadamente con el apoyo a esta visión general. Saber por qué se les evaluará les animará a hacer un mejor trabajo, y cuando se les anime a alcanzar objetivos que estén en consonancia con un propósito mayor, el empleado sentirá su propósito e importancia dentro de la organización y perseguirá los objetivos de la empresa como propios.

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Consejos de orientación para nuevos empleados

Empezar un nuevo trabajo es emocionante. Empezar de cero, aprender cosas nuevas, conocer gente nueva⁠—puede ser mucho para asimilar. Cuando empieces, es probable que te guíen a través de un proceso de orientación, durante el cual conocerás a tus compañeros, sabrás dónde está tu oficina, aprenderás sobre los beneficios y firmarás un montón de papeles. Aquí tienes algunos consejos para que el proceso sea lo menos angustioso posible:

1. Llegar a tiempo

O, mejor aún, temprano. La primera impresión es la que perdura. Para asegurar su llegada a tiempo, planifique en consecuencia. Haga un simulacro un par de días antes de empezar, conduciendo hasta la oficina con el tráfico de la mañana para calcular el tiempo que necesitará para llegar. Tome nota de las rutas secundarias disponibles en caso de bloqueo de la carretera;

2. Vestir el papel

Hablando de primeras impresiones, asegúrese de que se ha vestido adecuadamente. Querrá estar cómodo y respetar el código de vestimenta, del que debería haber sido informado durante la programación de la orientación. Si no se le informó, vaya a lo seguro llevando algo similar a lo que llevó a la entrevista. Una buena regla a seguir durante las dos primeras semanas en el trabajo es igualar el estilo de lo que llevan los demás empleados, pero ir más formal. Esto marcará la pauta de tu estancia en el trabajo;

3. Prepárate

El primer día en un nuevo trabajo suele ser abrumador, ya que te ves desbordado por una inmensa cantidad de información. Asegúrate de llevar un bolígrafo y una pequeña libreta para tomar notas. Tendrás que rellenar un montón de papeles básicos, así que asegúrate de llevar lo que necesitas para tener toda la información necesaria al alcance de la mano. No está de más que lleves algo de dinero en efectivo, por si necesitas un café, un almuerzo o cualquier otra cosa que pueda surgir.

4. Investiga

Dado que ya ha sido contratada, debería ser seguro asumir que sabe una o dos cosas sobre la empresa. Es recomendable que investigue un poco más la noche antes de que comience la orientación. Si le han proporcionado un manual del empleado antes de la orientación, asegúrese de leerlo todo a fondo y tenga preparadas sus preguntas.

5. Dormir lo suficiente

Es comprensible que estés ansioso y quizá inquieto justo antes de empezar un nuevo trabajo, pero asegúrate de que duermes las horas recomendadas, ya que te despertarás con más energía, con una piel mejor y una mente más aguda que te ayudará a digerir la abundante información que recibirás. Seguro que necesitará esa energía extra.

6. Lleve un tentempié

Y una botella de agua. Por si acaso.

7. Hacer preguntas

El propósito de la orientación es darle toda la información que necesita para tener éxito desde el primer día. Tenlo en cuenta si te pones nervioso a la hora de hacer preguntas. Escuche atentamente y preste atención, pero pregunte si no entiende algo, ya que podría resultar muy importante más adelante. Se espera que haga preguntas’sólo asegúrese de que sean necesarias e inteligentes.

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Después de la orientación

Un supervisor o un profesional de recursos humanos debe comprobar con los nuevos empleados en momentos determinados para asegurarse de que se sienten cómodos y tienen éxito en su trabajo. Estos puntos suelen ser a las dos semanas, al mes o a los dos meses. Cada empresa puede elegir los intervalos que mejor se adapten a las circunstancias. Estas revisiones deben abordar las siguientes cuestiones:

  • ¿Sienten que han sido bien preparados para su nuevo papel?
  • ¿Conoce la empresa y su función dentro de la organización?
  • 10. ¿Hay alguna pregunta que aún no haya sido respondida?
  • ¿Ha sido productiva la comunicación con sus jefes?
  • 19. ¿Qué ideas tienen sobre el desarrollo de los empleados en el futuro?
  • ¿Fue útil la formación específica para el trabajo que recibieron? ¿Cubrió las áreas adecuadas y mereció la pena el tiempo y los recursos invertidos en ellas?

Recuerde que el propósito de la orientación de los empleados es proporcionar información básica para preparar a los nuevos empleados a contribuir activamente a la organización. Como los empleados son inversiones a largo plazo, es importante que sean tratados como tales.