Guía para la programación de recursos en la gestión de proyectos

Casi todos los proyectos tienen capacidad o recursos limitados. Por ello, el éxito de un proyecto depende de la eficacia con la que se gestionen los recursos. Un recurso es todo lo que se necesita para llevar a cabo y completar un proyecto con éxito. Pueden ser mano de obra, equipos, materiales, instalaciones o cualquier cosa necesaria para completar un proyecto.

Un enfoque planificado de la asignación de recursos permite a los gestores de proyectos definir las fechas de finalización de las tareas asignadas a sus equipos. A continuación, pueden informar a las partes interesadas, como los clientes o un consejo de administración. En este artículo, veremos qué es la programación de recursos, por qué es importante y los pasos para crear un plan de programación de recursos eficaz.

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¿Qué es la programación de recursos?

La programación de recursos se refiere al proceso utilizado por las organizaciones para asignar eficientemente sus recursos a las tareas o proyectos que necesitan completar. También incluye la programación de las fechas de inicio y finalización de cada tarea o proyecto en función de la capacidad y disponibilidad de los recursos. Según el sector, los recursos pueden ser personas (empleados o proveedores), equipos, materiales, financiación o instalaciones.

La programación de los recursos incorpora las decisiones sobre la capacidad en el proceso de programación mediante dos métodos: con restricciones de tiempo y con restricciones de recursos. La programación limitada por el tiempo utiliza el factor tiempo como variable crítica. Por otro lado, la programación con recursos se centra en la capacidad limitada de los recursos, haciendo hincapié en la resolución de los problemas de sobrecarga de capacidad.

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¿Quién utiliza la programación de recursos?

A menudo, los directores de proyecto se encargan de la programación de los recursos. En las grandes organizaciones, hay gestores de recursos dedicados a gestionar la programación de recursos. El gestor de proyectos tiene la responsabilidad de entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y sin comprometer la calidad. Si los recursos no se utilizan y programan adecuadamente antes del inicio del proyecto, se producirán retrasos e incluso el fracaso del proyecto.

¿Por qué es importante la programación de los recursos?

La programación de recursos proporciona a los gestores de proyectos una forma más inteligente y eficiente de asignar tareas a su equipo en función de su experiencia y disponibilidad. Este proceso le permite supervisar un proyecto de principio a fin para garantizar que el trabajo fluya sin problemas. También ofrece a su organización una forma de utilizar la mano de obra de la manera más eficiente, de forma que no se asigne ni de más ni de menos.

La gestión de los recursos humanos es mucho más difícil que la de otros recursos, como los equipos o los materiales. Por lo tanto, una programación adecuada de los recursos garantiza que las personas no estén sobrecargadas de trabajo, que su tiempo se aproveche al máximo y que su presupuesto se asigne de la forma más inteligente posible. La gestión de recursos puede ser un proceso complicado y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, es un aspecto crucial cuando se trata de completar con éxito un proyecto.

La programación de los recursos es importante por las siguientes razones:

  • Mejorar la eficiencia y el coste del proyecto
  • Evitar los retrasos en los plazos
  • Evite sobrecargar a los trabajadores con demasiado trabajo
  • Asigne tareas y controle los proyectos de principio a fin
  • Programar la mano de obra en función de las habilidades y la disponibilidad
  • Analice la tasa de utilización de cada uno de los recursos y reasigne las tareas a los recursos que no están trabajando a su máxima tasa de utilización
  • Seguimiento de las estimaciones y los resultados de los proyectos para facilitar la programación futura

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¿Cuáles son los pasos para una programación eficaz de los recursos?

La programación de recursos es algo más que los plazos y los resultados. También se trata de mantener a los miembros de su equipo motivados y desafiados, pero sin asignarles más tareas de las que pueden realizar. A continuación se exponen seis pasos para una programación eficaz de los recursos, junto con ejemplos:

1. Desglosar las tareas

El primer paso para programar los recursos es comprender el proyecto en su conjunto y, a continuación, desglosar cada parte en tareas individuales. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta esencial utilizada por los gestores de proyectos para estructurar el proyecto desglosando todas las funciones hasta el nivel básico, lo que da lugar a una lista exhaustiva de todas las actividades que deben realizarse.

Por ejemplo, si tu agencia está elaborando un plan de marketing digital para una empresa de nueva creación, tu lista de tareas podría tener este aspecto:

  • Cree actualizaciones de estado en las redes sociales, publicaciones en el blog, imágenes, contenidos de audio y vídeo para atraer a la gente y dirigir el tráfico a su sitio web.
  • Automatizar la estrategia de marketing digital a través de la automatización del correo electrónico, los bots de Facebook messenger y programar las publicaciones en las redes sociales por lotes.
  • Analizar las estrategias de marketing de las empresas de la competencia para ver qué le falta a su cliente
  • Configuración de la publicidad, la analítica, los informes y el seguimiento de cada canal
  • Actualizar el contenido de cada canal en un periodo de tiempo predefinido y eliminar cualquier información obsoleta

Una vez completada la lista, puedes estimar el número de recursos y la mano de obra necesarios para completar las tareas.

2. 3. Evaluar las capacidades de los recursos

El siguiente paso es identificar y evaluar los recursos necesarios. En la mayoría de los proyectos, los recursos más comunes que se necesitan son los equipos y los recursos humanos. En cuanto al equipo, hay que determinar el tipo de software, hardware o herramientas que se necesitan y las versiones específicas o las normas del sector que hay que cumplir. Otro factor a tener en cuenta es si tiene más sentido económico comprarlos o alquilarlos.

Evalúe sus recursos humanos y asigne a la persona adecuada con el conjunto de habilidades requerido para la realización de la tarea. La forma más rápida de hacerlo es tener una base de datos con las habilidades de todos los miembros de tu equipo, de modo que puedas hacer coincidir fácilmente las tareas con sus horarios.

Ten en cuenta la experiencia, las habilidades y las certificaciones necesarias y considera si utilizar los empleados que ya tienes o contratarlos. Por ejemplo, para identificar a algún diseñador gráfico altamente cualificado para su equipo que trabaje en una campaña de marketing, puede consultar la base de datos de habilidades o contratar a un tercero con suficiente antelación.

3. Asignar tareas a los empleados en función de su disponibilidad

Una vez evaluadas correctamente las capacidades de los recursos, la asignación de la persona adecuada a las tareas correctas se basa en su disponibilidad. Lo mejor sería que tuvieras una estimación precisa del tiempo que te llevaría completar cada una de estas tareas. Es importante averiguar si alguien está sobrecargado de trabajo mientras que otros pueden no tener suficiente trabajo.

Durante esta etapa del proceso de programación de recursos, también tiene la oportunidad de ajustar el tamaño de su equipo de proyecto según sea necesario. Supongamos que ha subestimado la cantidad de trabajo en alguna fase de un proyecto, como el diseño gráfico o las pruebas de control de calidad. En ese caso, es un momento excelente para incorporar recursos adicionales.

4. Identifique los cuellos de botella y ajústelos rápidamente en tiempo real

Si un miembro del equipo se toma unas vacaciones o una baja por enfermedad, tendrá que reasignar sus tareas o cambiar sus plazos. Hay muchos programas de programación de proyectos que le ayudan a planificar, seguir y analizar sus proyectos. Con la ayuda de este software, puede asignar y gestionar fácilmente las tareas de trabajo, controlar los volúmenes de carga de su equipo, recibir notificaciones sobre las actualizaciones del estado del proyecto y hacer un seguimiento del alcance de los recursos (días de enfermedad, vacaciones y días libres).

A menudo, los miembros del equipo pueden atascarse en un problema o cuestión que no pueden resolver. Es importante vigilar sus recursos, el tiempo que se toman y conseguirles ayuda rápidamente.

5. Ejecutar el plan de riesgos para los recursos críticos

El personal crítico de su proyecto puede ser reasignado a un proyecto de mayor prioridad o tal vez no esté disponible en su proyecto por alguna razón. Es esencial aplicar un plan de riesgos para identificar los recursos críticos e idear un plan de contingencia rentable en tales circunstancias.

Identificar los riesgos y, a continuación, analizar su impacto en el conjunto del proyecto y gestionarlos sin comprometer el objetivo del mismo es un paso clave en la planificación del proyecto.

6. Haga un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y actividades

Por último, haga un seguimiento exhaustivo de su proyecto para que éste se desarrolle con mayor fluidez. Al identificar cuántos recursos utilizó en cada tarea, así como el tiempo que tardó en completarlas, podrá utilizar esos datos para afinar sus futuras tareas de programación de recursos. Añadir una función de seguimiento del tiempo a su software de planificación de recursos es la forma más eficaz de hacerlo.

Nivelación de recursos vs. Alisamiento de recursos

En el mundo pragmático de la gestión de proyectos, se utiliza tanto la nivelación de recursos como el alisado de recursos. La nivelación de recursos es el proceso de asignación de recursos en conflicto. Si los recursos se utilizan en exceso, la nivelación se realiza para una utilización justa y eficiente de los recursos. La nivelación de recursos puede realizarse mediante la aplicación de muchos pasos, como el retraso de la hora de inicio, la ampliación de la duración del plan o la asignación de nuevos recursos, entre otros.

El alisamiento de los recursos consiste más bien en gestionar las limitaciones de tiempo en torno a su proyecto. Su objetivo es terminar un proyecto a tiempo y evitar los picos y las caídas en la demanda de recursos.

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