Cómo programar su día y ser más productivo

Una de las mejores herramientas para mejorar la gestión del tiempo y la productividad es llevar un horario diario. Un horario de trabajo eficaz te ayuda a mantenerte centrado en las tareas importantes y a ser menos propenso a perder eventos o plazos.

En este artículo, te explicamos cómo programar tu día y te damos algunas herramientas y consejos comunes para ayudarte a ser más productivo en el trabajo.

Programar su día le ayuda a planificar sus actividades diarias para que pueda utilizar su tiempo de forma eficiente y lograr sus objetivos. Un horario diario puede ayudarle:

  • Establezca objetivos realistas. Un cronograma le permite conocer sus capacidades y el tiempo que necesita.
  • Manténgase concentrado. Es más probable que evite las interrupciones y las distracciones.
  • Establecer el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Ser más eficiente con tus tareas laborales crea más tiempo para otras cosas de tu lista de tareas pendientes Si incluyes actividades personales en tu horario, también puedes dedicarte tiempo a ti mismo.

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Cómo programar su día

La clave para programar con éxito su día está relacionada con la concentración, la rutina y la gestión del tiempo. Siga estos cinco pasos para ayudar a hacer la programación de su día fácil y eficaz:

1. Comprender su motivación y su método

A la hora de crear y utilizar un horario, lo primero que hay que hacer es comprender qué se pretende hacer, con qué medios y con qué fin. Mantener un horario le permitirá gestionar mejor el tiempo, lo que a su vez le ayudará a ser más productivo y a cumplir los plazos, a trabajar de forma eficiente y a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal.

En cuanto al método, seleccione un aparato de programación y utilícelo como el único lugar en el que realiza el seguimiento de su rutina de programación diaria, ya sea un planificador diario o una aplicación de programación. Una agenda digital o un programa que se sincronice entre tu teléfono, ordenadores y otros aparatos electrónicos puede ser útil si viajas o trabajas desde varios dispositivos. Desplázate hasta el final de este artículo para ver una lista de técnicas de programación manual.

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2. Crear una rutina matutina

Controla tu agenda empezando el día con una rutina matutina que te llene de energía y te prepare para el día. Levántese lo suficientemente temprano para prepararse para su jornada laboral sin prisas ni estrés. Comprenda el tiempo que necesita para desayunar, hacer ejercicio, vestirse, revisar el correo electrónico y desplazarse a su lugar de trabajo. Seguir una rutina similar todas las mañanas se convierte en un hábito que establece un tono positivo para tu día.

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3. Organizar y priorizar las tareas

Anote sus tareas para cada día y, a continuación, ordénelas por prioridad, organizándolas de forma que maximice sus posibilidades de completar las más importantes. Para priorizar los elementos de tu agenda, elige un número realista de tareas importantes—no más de tres—que quieras o necesites completar ese día. Mantenga una carga de trabajo razonable para tener la mejor oportunidad de alcanzar sus objetivos diarios. Coloca estas tareas importantes al principio de la lista y organiza el resto de tu horario en torno a ellas.

Coloca las actividades de alta prioridad, que suponen un reto o que requieren mucho tiempo, al principio del día, cuando es probable que seas más productivo. Si te sientes con menos energía y motivación a media tarde, programa las tareas de baja prioridad o de mantenimiento, como devolver las llamadas telefónicas o archivar papeles, para ese momento del día.

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4. Programar las tareas

Programe una hora de inicio y de finalización para cada tarea basándose en el tiempo que espera que le lleve. Sobrestime en un 25% el tiempo que piensa dedicar a una actividad. Por ejemplo, si necesitas dos horas para completar un proyecto, reserva dos horas y media en tu agenda diaria. Este tiempo extra le garantiza que podrá terminar su trabajo a tiempo, incluso si se producen interrupciones. Durante las actividades de alta prioridad, apaga el teléfono y las notificaciones del correo electrónico o ponte auriculares con cancelación de ruido para evitar que las distracciones te desvíen del programa.

Al programar las tareas, tenga en cuenta también factores como el tiempo de desplazamiento y de preparación. Programe descansos y comidas para usted. Permita también tiempo discrecional para dejar espacio a lo inesperado a lo largo del día para imprevistos.

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5. Reevaluar su agenda

Al final de un día o de una semana, reevalúe su agenda diaria para encontrar formas de utilizar su tiempo de forma más eficaz. Hágase las siguientes preguntas para poder programar su jornada con mayor precisión en el futuro:

  • ¿Los proyectos tardan más de lo previsto? Si ciertos proyectos requieren sistemáticamente más tiempo del que permite su calendario, sepa que debe reservar tiempo extra para esas actividades en el futuro.
  • ¿Está utilizando su tiempo discrecional? Si hay elementos en su horario que está posponiendo constantemente, o si está permitiendo un tiempo discrecional que no está utilizando, es posible que desee reconsiderar lo que va en su horario diario.
  • ¿Suele descargarse por los imprevistos? Por el contrario, si se encuentra con que se sale del programa con frecuencia debido a sucesos no programados a lo largo del día, tal vez necesite hacer espacio para los elementos no contabilizados añadiéndolos de forma preventiva a su programa. Incluso si se trata de acontecimientos aparentemente triviales, puede ser útil añadir un margen de maniobra para los acontecimientos recurrentes o simplemente reservar tiempo para los imprevistos.

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Tipos de horarios diarios

Los profesionales han desarrollado una variedad de técnicas de programación en función de sus estilos de trabajo, políticas de oficina y personalidades. Aquí hay cinco tipos de horarios diarios:

  • El método de bloqueo del tiempo: Con este tipo de programación tradicional, usted se asigna una determinada cantidad de tiempo para completar una tarea. Determina de antemano lo que quiere realizar ese día y cuándo y lo introduce en su calendario.

  • La técnica Pomodoro: Esta técnica de programación consiste en trabajar duro durante intervalos cortos e intensos (normalmente 25 minutos) y luego hacer un breve descanso (de unos cinco minutos). Se elige una actividad y se pone un temporizador mientras se trabaja en ella, y luego se repite este proceso a lo largo del día para mantenerse concentrado y productivo.

  • El método 52-17: Esta variación de la Técnica Pomodoro funciona durante 52 minutos y descansos durante 17, ya que algunos expertos han sugerido que estos incrementos de tiempo son especialmente útiles para mejorar la concentración y la productividad.

  • El método de enfoque de 90 minutos: Partiendo de la noción de que el cuerpo trabaja en “ritmos ultradianos» donde nuestra atención tiende a alcanzar un pico y luego se agota en ritmos naturales de energía a lo largo del día, se trabaja durante 90 minutos, se toma un descanso de 20 minutos y luego se repite.

  • El método del sueño polifásico: Este horario poco convencional implica dormir sólo tres horas y media cada noche, pero hacer siestas de 20 a 30 minutos a lo largo de la jornada laboral. De este modo, se dispone de más tiempo al día para ser productivo. Este método puede ser eficaz para las personas que tienen un sueño polifásico, es decir, que duermen en intervalos cortos en lugar de un período largo por la noche.

  • La matriz de gestión del tiempo de Covey: Este método divide el día en cuadrantes en los que las tareas se agrupan según la sección en la que encajan, los elementos más urgentes van en el primer cuadrante y los menos importantes en el último. Este método pretende ir más allá de la gestión del tiempo para ayudar también a la priorización, permitiéndote eliminar por completo los elementos innecesarios de tu agenda, cuando corresponda.

Experimente con diferentes métodos de programación para encontrar una o una combinación de técnicas que le ayuden a maximizar su productividad.

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Consejos para programar su jornada

Cuando te propones organizar tus tareas y objetivos diarios, tener tantas opciones puede resultar abrumador. Independientemente del método que elija, los siguientes consejos pueden ayudarle a mantener el control de sus tareas diarias. Cuando lleve un horario, recuerde:

  • Haz que sea una rutina. Comience el día con la misma rutina matutina a diario, ya sea ejercicio, meditación, lectura de ocio o cualquier otra cosa que requiera su régimen matutino, y luego programe su día. Programar tu día debe ser parte de esta rutina, comenzando cada día por el buen camino.
  • Ajustar cuando sea necesario. Si sus métodos de programación actuales o sus rutinas diarias no están funcionando, ajuste sus métodos.
  • Evitar la multitarea. Las personas multitarea pueden trabajar bien bajo presión y ser un recurso útil en muchas áreas, pero la multitarea también se opone directamente a la concentración y la gestión del tiempo.
  • Toma nota del tiempo. Sé consciente de que todas las cosas que haces llevan su tiempo, tanto si las incluyes en la agenda como si no. ¿Sabes cuánto tiempo tardas en hacer un café, en aparcar el coche antes de que venga el empleado o en hacer un recado rápido? Tómate el tiempo si no estás seguro. Deja espacio en tu agenda.
  • Comerse la rana. Los expertos en productividad suelen citar a Mark Twain: “Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor que lo hagas a primera hora de la mañana. Y si tienes que comerte dos ranas, es mejor que te comas la más grande primero. La gente tiende a dejar de lado sus retos más engorrosos y gravitar hacia lo que es fácil o agradable, lo que con el tiempo puede dejar desorden y objetivos sin cumplir. Programe su día para adelantarse a “la rana”

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