Guía completa para promocionar un evento

El objetivo de todo organizador de eventos es vender todas las entradas u obtener un número considerable de inscripciones para alcanzar los objetivos fijados. La promoción de un evento conlleva muchas cosas, y una excelente estrategia de marketing permite utilizar los recursos disponibles para obtener el mejor resultado. Sin embargo, también es crucial desglosar el proceso en hitos más pequeños, para que sea más fácil medir el progreso y la tasa de éxito.

En este artículo, nos adentramos en la promoción de eventos y analizamos las estrategias para impulsar el éxito de su evento de forma rentable.

¿Qué es la promoción de eventos?

La promoción de eventos implica el uso de diferentes canales y estrategias de marketing para crear conciencia y conseguir que el mayor número posible de personas asista a una ocasión. Incorpora correos electrónicos, campañas en las redes sociales, folletos y medios de comunicación directos para vender entradas y conseguir inscripciones del público objetivo.

Para muchas organizaciones, la mayor parte de su gasto en marketing corresponde a los eventos. Según Harvard Business Review, cerca del 54% de las marcas creen que la utilización de eventos es uno de los canales de marketing más eficaces.

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¿Por qué es importante promocionar los eventos?

El marketing de eventos es una estrategia muy popular que puede tener un impacto positivo en su negocio, ya que involucra plenamente a su público. Las grandes marcas comprenden el papel esencial que desempeña el uso de eventos como herramientas de marketing para facilitar el crecimiento y el éxito. Por ello, destinan grandes porcentajes de sus presupuestos a esta causa.

Para muchos profesionales, lo siguiente más importante después de crear un sitio web para la empresa es el uso de eventos para aumentar el tráfico y las tasas de conversión. Promover eventos o incluso tenerlos como parte de una estrategia de marketing más amplia proporciona muchos resultados beneficiosos en el mundo virtual y real.

He aquí algunas razones por las que la promoción de un evento es esencial para las campañas de marketing:

Participación del público en persona

Los responsables de la marca pueden interactuar con los clientes, responder a sus preguntas y dar soluciones rápidas a través de los eventos. De este modo, se mejora la relación de la marca con los clientes en lugar de depender únicamente de los anuncios. La gente prefiere hacer negocios con las marcas cuando existe una fuerte conexión. El marketing de eventos ofrece una oportunidad para que la marca establezca una relación emocional con los clientes y se convierta en su mejor opción para diversas soluciones.

3. Generación de clientes potenciales y aumento de las ventas

Todo esfuerzo de marketing está orientado a aumentar las ventas y generar más clientes potenciales. Durante la promoción del evento, su equipo de ventas puede hablar estrechamente con los clientes y abordar cualquier inquietud que pueda fortalecer las relaciones.

Puede utilizar el evento para vender productos o servicios a sus clientes. Además, un evento exitoso deja a los asistentes con una actitud positiva sobre sus soluciones, lo que significa que pueden remitir a otros clientes a su negocio aunque no compren ellos mismos.

Aumentar la participación en las redes sociales

Después de un evento promocional, muchos de sus clientes se sienten libres para interactuar con ellos, lo que hace que el compromiso de las plataformas de medios sociales aumente significativamente.

Cuando se promociona un evento en línea, se puede medir el compromiso mediante varias métricas, entre ellas:

  • Likes
  • Comentarios
  • Acciones o retweets
  • Seguidores' crecimiento
  • Menciones con o sin etiqueta
  • Clics
  • Hashtags

Organizar eventos de marketing para tu marca genera muchos beneficios y hace que tus soluciones sean más competitivas en el mercado. Tus productos o servicios se convierten en la noticia de moda y al final consiguen más clientes.

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Cómo promocionar eficazmente un evento

Divida su estrategia entre el pre-evento, el evento principal y el post-evento, porque las tres etapas son esenciales para comercializar su evento con eficacia. Ten un plan escrito e incluye los siguientes pasos:

1. Comprenda a su público objetivo y a las partes interesadas

Tenga en cuenta su público objetivo antes de pensar en planificar un evento. Concéntrese en el hecho de que los asistentes al evento requieren una experiencia significativa para relacionarse con su marca. Comprenda sus deseos y necesidades investigando lo que les cautiva y deja recuerdos duraderos. Por ello, su tema central debe responder a sus necesidades, lo que le dará una ventaja añadida sobre sus competidores.

Enumere las necesidades de los demás participantes y socios, especialmente los patrocinadores, los ponentes principales y los expositores. Pregunte por el objetivo principal de su participación en el evento y cómo puede ayudar a conseguirlo. Comente todos los detalles relevantes en sus reuniones cara a cara con las partes interesadas.

2. Aclare sus objetivos

Sea específico en los objetivos que se fije y adquiera las herramientas adecuadas para medir los diferentes parámetros.

Por ejemplo, si quiere mejorar el conocimiento de la marca, un objetivo claro sería: «Conseguir 1.000 menciones positivas al final del evento» Un objetivo de este tipo le permite medir el progreso y el éxito. Hay muchos ejemplos de objetivos que se pueden establecer al promocionar un evento, pero asegúrese de que son alcanzables y están dentro del marco temporal del evento específico.

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3. Crear un tema

Cree una experiencia que refleje la cultura de su empresa y los acontecimientos que sean familiares para el público. Por ejemplo, podría organizar un evento sobre cuestiones sociales habituales, como el calentamiento global.

La estética del local, como el color y la decoración, también debe coincidir con el tema. El contenido, la maquetación y el diseño del material de promoción del evento deben ser coherentes durante toda la promoción. Cuando todo, desde la primera publicación en las redes sociales hasta los folletos que se reparten durante el evento, refleja el tema del mismo, tu marca parece más profesional.

4. Desarrollar un presupuesto y una estrategia de marketing

El presupuesto determina todos los aspectos de la campaña de promoción, incluidos los servicios que contrate, el lugar de celebración, los servicios de restauración, las carpas y otros costes ocultos. Por ejemplo, es posible que necesites un software de gestión de eventos y una página web o anuncios digitales de pago. A la hora de fijar su presupuesto, tenga en cuenta que los costes de marketing suponen una cantidad razonable del presupuesto del evento. Obtenga presupuestos con antelación para suplir cualquier carencia. Las aplicaciones y el software de marketing son herramientas valiosas para organizar todo el proceso.

Ten en cuenta la cantidad de dinero y esfuerzo que piensas emplear para promocionar un evento. Una estrategia correcta le permite lanzar campañas coordinadas y aprovechar los múltiples canales de marketing de forma eficaz.

5. Crear conciencia para el evento

Usted crea conciencia cuando promueve su evento unos meses, semanas y días antes del día real. Con la tecnología actual, la promoción en las redes sociales debería ser su canal principal.

Para tener éxito en el marketing de las redes sociales, hay que diseñar una estrategia de publicación de contenidos que explique qué posts están programados para ser publicados y las fechas. Si tu evento es local, también puedes incluir el marketing tradicional. La publicidad impresa ofrece una gran solución a través de folletos y carteles, y, cuando sea necesario y dependiendo de tu presupuesto, vallas publicitarias y radio.

6. Active a sus asistentes

Los invitados a su evento son algunos de los defensores más apasionados de su marca, y están dispuestos a inscribirse o comprar entradas para su evento. Por lo tanto, utilice el poder del marketing boca a boca para conseguir que los asistentes que ya han comprado entradas inviten a sus familiares y amigos. Puede utilizar obsequios o vales de regalo como incentivos. Demuestre a los asistentes confirmados que valora su negocio para conseguir más clientes potenciales.

Active también a sus interlocutores y ejecutores. Tienen un interés genuino porque si las cifras son altas, también ganan popularidad. Puede hacer que graben vídeos de presentación del evento.

En todas las etapas, desarrolle líneas de comunicación claras con sus diferentes equipos para que el evento sea un éxito. Utilice informes semanales y correos electrónicos para mantener a todos los interesados al día sobre las áreas de oportunidades y los objetivos. Incluso puedes utilizar canales designados a través de herramientas de colaboración, como las de mensajería instantánea, que te indican las personas y equipos que aportan las cifras.

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Consejos para promover un evento

Puede obtener mejores resultados en cada etapa de la promoción mediante los siguientes consejos:

  • Utiliza el hashtag del evento siempre que publiques en las redes sociales. Utilízalo repetidamente y moviliza a tus artistas, ponentes y otros participantes para que lleguen a su público utilizando el hashtag para reforzar el evento en la mente de la gente. Utiliza los hashtags con moderación porque las publicaciones con más de dos hashtags acaban apareciendo como spam.
  • Utilizar la optimización de los motores de búsqueda (SEO) para impulsar la clasificación de su evento'. Mucha gente utiliza Google para buscar eventos y festivales cerca de ellos. Una vez que conozcas las palabras clave que utilizan, puedes aprovecharte de ello. Puedes crear páginas de aterrizaje atractivas para el sitio web del evento, publicar un comunicado de prensa o incluso subir un artículo como invitado en un blog destacado.
  • Haz que las entradas sean fáciles de conseguir para los compradores. Una promoción eficaz garantiza que su público objetivo pueda comprar fácilmente las entradas en su entorno, utilizando sus opciones de pago preferidas. Para obtener los mejores resultados, haga que las entradas estén disponibles en su sitio web, en los enlaces de las redes sociales y en las empresas de venta de entradas de terceros.
  • Haz un crowdsourcing del contenido de marketing. Si has organizado un evento similar en el pasado, puedes obtener material de marketing de tus archivos' imágenes y vídeos. Puedes etiquetar a los asistentes en las redes sociales, lo que añade más credibilidad al evento. También puedes incitar a los asistentes a que te envíen sus fotos y vídeos organizando un concurso o dando regalos al promocionar un evento.