Guía definitiva de las provisiones contables: Qué son y cómo funcionan

A la hora de elaborar sus balances, las empresas deben tener en cuenta una serie de factores, entre ellos la salud financiera. Las provisiones contables pueden utilizarse para ayudar a las empresas a comprender mejor su situación financiera y tomar decisiones informadas sobre futuras operaciones, gastos y procesos, en muchos casos.

Las provisiones contables pueden ayudar a las empresas a conocer con exactitud sus obligaciones y a protegerse frente a distintos niveles de pérdidas imprevistas mediante la previsión.

En este artículo, explicamos qué es una provisión contable, cómo funcionan y esbozamos ejemplos de diferentes razones por las que las empresas pueden crearlas.

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¿Qué es una provisión contable?

Dependiendo de las normas contables que sigan, las empresas establecen una provisión contable para cubrir futuros gastos u obligaciones. Según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), una provisión es una obligación; según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) de Estados Unidos, es un gasto.

Al reservar estos fondos, las empresas reconocen un gasto probable antes de tener información precisa sobre el coste final del gasto. Debido a esta incertidumbre sobre el momento y el importe, las empresas deben a menudo estimar el importe de una provisión.

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¿Cómo funcionan las provisiones contables?

Normalmente, las provisiones se establecen registrando el importe estimado del gasto en la cuenta de resultados de la empresa. A partir de aquí, las empresas anotan las provisiones contables en su balance en la sección de pasivo corriente. Es importante señalar que las empresas sólo pueden registrar provisiones si cumplen ciertos criterios. Según las NIIF, un gasto debe cumplir los siguientes criterios para que una provisión contable sea reconocida como tal:

  • Obligación: Una empresa reconoce una obligación actual a causa de hechos pasados que podrían dar lugar a una obligación legal o implícita.
  • Probabilidad: Existe una probabilidad de al menos el 50% de que la empresa experimente una salida financiera durante la liquidación de las obligaciones existentes.
  • La estimación: Una empresa puede hacer una estimación razonable de la cantidad que le costará la obligación.
  • Responsabilidad: Una empresa aceptará la responsabilidad de ciertas particularidades y las demás partes esperan que sigan su ejemplo.

Las provisiones son importantes porque ayudan a las empresas a mantener la precisión en la elaboración de sus estados financieros—la creación de provisiones permite a las empresas contabilizar los gastos actuales o futuros para que puedan comprender mejor el alcance de su salud financiera. Las provisiones proporcionan a las empresas la protección de sus activos futuros y establecen plazos para cumplir con las obligaciones existentes. El personal de contabilidad de una empresa suele encargarse de revisar periódicamente la situación de las provisiones por si fuera necesario ajustarlas o reestimarlas por algún motivo.

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La diferencia entre las provisiones contables y otras partidas

Hay muchas partidas de los estados financieros, como los gastos devengados y otras provisiones, que a menudo se confunden con las provisiones contables. A continuación te ofrecemos información aclaratoria para ayudarte a entender la diferencia entre las provisiones contables y estas otras partidas:

Provisiones fiscales

Al igual que las provisiones contables, las provisiones fiscales son una cantidad reservada para pagar los gastos de una empresa que se derivan del impuesto sobre la renta. Las provisiones fiscales se reconocen por separado de las provisiones contables, ya que se estiman a través de las deducciones fiscales que una empresa reclama en relación con sus ingresos brutos. Para calcular las provisiones fiscales, una empresa puede tener en cuenta las deducciones fiscales, como las comidas, los gastos de intereses, las deducciones por depreciación, etc. A partir de aquí, una empresa puede calcular la cantidad que debe en impuestos y puede asignar los fondos necesarios como provisión.

Las provisiones para insolvencias

Una provisión para pérdidas de préstamos es un tipo de provisión contable que resulta de las empresas que reservan fondos como provisión para deudas impagadas, o reembolsos de préstamos que vencen y no son pagados por los prestatarios. Las provisiones para insolvencias pueden proteger a las empresas de varias pérdidas relacionadas con el préstamo de dinero. Los bancos suelen incluir provisiones para pérdidas de préstamos cuando estructuran sus prácticas de préstamo para tener en cuenta los posibles impagos y la concesión de préstamos.

Provisiones contables frente a ahorros, reservas y costes operativos

Los ahorros y las reservas son fondos de gran liquidez a los que una empresa puede acceder inmediatamente para realizar compras o para cubrir gastos inesperados, como la reparación de equipos. Aquí es donde los fondos de ahorro y reserva difieren de las provisiones contables. Al crear un fondo de reserva, las empresas no saben exactamente en qué van a gastar el dinero— sólo que necesitarán fondos en algún momento del futuro para los costes asociados al mantenimiento de sus procesos. Además, los fondos de reserva y de ahorro suelen acumular intereses hasta que se retiran.

Del mismo modo, los costes operativos son los gastos previsibles en los que incurrirá una entidad para mantener sus operaciones en el futuro. Las provisiones no suelen reconocerse como costes operativos. Aunque las provisiones no se consideran ahorros, reservas o costes operativos, son fondos reservados para cubrir un coste u obligación futura específica y en cierto modo segura, que reduce el patrimonio neto de una empresa en su conjunto. Dado que las provisiones se asignan como gastos futuros, una empresa tratará el dinero reservado para provisiones como dinero gastado y los fondos no devengarán intereses.

Provisiones contables frente a gastos devengados

Los contables diferencian los gastos devengados y las provisiones contables por su distinto grado de certeza. Los gastos devengados son los que una empresa reconoce como gastos futuros ciertos y conocidos, como las operaciones de crédito no pagadas, los pagos de intereses de préstamos, los pagos por servicios recibidos, los sueldos y costes salariales incurridos y los impuestos devengados. Las empresas predeterminan estos gastos y los aceptan como definitivos.

Comparativamente, las provisiones contables son menos seguras que los gastos devengados. Aunque las empresas determinan previamente las provisiones, éstas suelen fluctuar y no son estimaciones exactas de los gastos futuros. Más bien, las provisiones proporcionan una protección más generalizada contra posibles pérdidas futuras que podrían afectar negativamente a las operaciones de una empresa.

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Ejemplos de disposiciones contables

Hay varias razones por las que una empresa puede crear provisiones contables, ya que en los negocios suelen surgir obligaciones económicas futuras predecibles, especialmente cuando una empresa experimenta un crecimiento. A continuación se presentan algunos ejemplos de provisiones contables que puede crear una empresa:

Cargos por devengo

Los devengos son cargos por trabajos o compras que se han completado pero que aún no se han facturado. Las empresas pueden crear provisiones de periodificación para contabilizar la cantidad de dinero que tendrán que pagar como obligación una vez que reciban la factura necesaria.

Deterioro de activos

El deterioro de los activos se produce cuando el valor de mercado de un activo cae inesperadamente por debajo del valor del activo que figura en el balance de la empresa. Los activos que se reconocen como deteriorados deben registrarse como tales en el balance de la empresa, lo que evita la sobrevaloración y, a su vez, establece una obligación financiera.

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Deudas incobrables

Los créditos incobrables, o de dudoso cobro, se producen cuando no se cumplen los pagos exigidos a pesar de las obligaciones financieras. Existen dos tipos de deudas incobrables: la provisión específica y la provisión general. La provisión específica se refiere a los créditos específicos que una empresa reconoce como financieramente problemáticos e incapaces de realizar los pagos de la deuda.

Comparativamente, la provisión general se refiere al porcentaje de deudas que puede ser necesario cancelar basándose en el historial financiero de una empresa. Las provisiones para deudas incobrables se hacen para ayudar a las empresas a conocer con exactitud su cantidad de capital circulante existente.

Depreciación

La depreciación se produce de forma programada y contabiliza el desgaste típico que un activo puede experimentar con el tiempo y que disminuye su valor de mercado. Cuando se produce la depreciación, las empresas suelen crear provisiones de depreciación para ayudar a reconocer con precisión el valor actual de las inversiones que hicieron en activos fijos. Una provisión por depreciación representa la depreciación acumulada o total que ha experimentado un activo concreto.

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Garantías o avales

Las garantías se refieren a la infraestructura de reparación o sustitución que las empresas incorporan a las compras que realizan sus clientes. Dado que es probable que los clientes cobren sus protecciones de garantía, las empresas deben prever que necesitarán cumplir con las obligaciones financieras de proporcionar esas protecciones. Por lo tanto, las empresas suelen estimar sus garantías a pagar en el momento de la venta y crean una provisión para contabilizar los gastos futuros en los que se puede incurrir por el cumplimiento de las obligaciones de garantía.

Obsolescencia del inventario

El inventario obsoleto es el inventario que ha llegado al final de su ciclo de vida del producto y que puede necesitar ser anotado como gastos de débito o cancelado por una empresa. Las empresas crean provisiones para el inventario obsoleto con el fin de establecer el importe en dólares de las pérdidas previstas por la obsolescencia del inventario. Establecer esta cantidad puede ayudar a las empresas a ajustar sus métodos de compra y las cantidades de inventario para evitar la obsolescencia del inventario en el futuro.

Pensión

Las pensiones son planes de jubilación patrocinados por el empleador que exigen que éste aporte fondos a lo largo del tiempo en nombre de sus empleados. A menudo, el empleador invierte los fondos en nombre del empleado y las ganancias generan un ingreso que se otorgará al empleado cuando se jubile. Dado que las pensiones generan obligaciones de gasto para las empresas, muchas de ellas crean provisiones de pensiones para las prestaciones financieras que se pagarán en el futuro.

Pasivos de reestructuración

Cuando las empresas se reestructuran o reorganizan, suelen reestructurar también sus pasivos financieros, como la deuda. Esto ayuda a las empresas a evitar las pérdidas ocasionadas por el impago de la deuda existente. Para contabilizar los cambios realizados en estos pasivos y cualquier otro pasivo en el que se incurra a través de la propia reorganización, las empresas pueden crear provisiones para pasivos de reestructuración. Estas provisiones pueden ayudarles a designar con precisión los fondos y a mantener la solvencia a lo largo del tiempo.

Asignación de ventas

Una rebaja en las ventas es la reducción del precio cobrado por una empresa, proveedor o distribuidor como reconocimiento de un problema con el producto o servicio. Estos problemas pueden incluir la calidad de un producto, una cantidad incorrecta de producto o un precio original incorrecto. Las provisiones de ventas se establecen después de la facturación inicial del producto o servicio y, por tanto, cuando se calculan las provisiones de ventas, crean una obligación financiera para las empresas. Las empresas pueden crear provisiones para las desgravaciones por ventas para contabilizar efectivamente esas obligaciones como deducciones.