Proyección presupuestaria: Definición, importancia y elaboración

Previsión presupuestaria, previsión y proyección son términos que se escuchan con frecuencia en el mundo empresarial. Estos términos financieros describen la situación financiera y los objetivos futuros de una empresa. La previsión presupuestaria es una valiosa herramienta empresarial que permite a las empresas tomar decisiones informadas a cualquier nivel.

En este artículo, discutiremos qué es una proyección presupuestaria, por qué es importante y cómo preparar una proyección presupuestaria.

¿Qué es una proyección presupuestaria?

Las proyecciones presupuestarias financieras se crean utilizando información cualitativa y cuantitativa para prever los futuros resultados financieros. Las proyecciones presupuestarias suelen ser creadas por el equipo de planificación y análisis financiero de una empresa. Este equipo examina toda la información financiera disponible, la combina con las opiniones de ejecutivos y analistas, las tendencias del mercado y otras fuentes y expertos, y luego hace los números. Las proyecciones presupuestarias se utilizan en todos los niveles de la empresa, desde las proyecciones de ventas hasta la previsión detallada de un producto específico o las finanzas de toda la empresa.

Algunos términos financieros que pueden ayudarle a entender la previsión presupuestaria son:

  • Presupuesto: Un presupuesto es una estimación de los ingresos, los costes y los recursos durante un periodo de tiempo concreto que refleja los objetivos y las condiciones financieras futuras.
  • Previsión presupuestaria: Se trata de una estimación a corto plazo (de uno a cuatro trimestres) de los objetivos y las condiciones financieras utilizando datos cuantitativos.
  • Proyección presupuestaria: Una proyección presupuestaria es una estimación a largo plazo (uno o más años) de los objetivos y condiciones financieras utilizando datos cualitativos y cuantitativos.

Aunque estas definiciones tienen sutiles diferencias, es habitual en el diálogo normal utilizar estos términos indistintamente. También hay variaciones en sus nombres; por ejemplo, «presupuesto financiero» y «proyección financiera» son lo mismo que «previsión presupuestaria» y «proyección presupuestaria». La palabra «presupuesto» se asocia a las empresas existentes que tienen unas finanzas estables año tras año, mientras que la palabra «proyección» se asocia a las empresas nuevas o de rápido crecimiento que tienen unas finanzas que cambian rápidamente.

Es útil conocer el lenguaje y las definiciones que prefiere su empresa, ya que esto aporta claridad y coherencia a cualquier comunicación y registro sobre la planificación financiera.

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¿Por qué es importante una proyección presupuestaria?

La proyección presupuestaria es una herramienta que apoya la toma de decisiones financieras, la estrategia empresarial y los cambios tácticos. La capacidad de estimar y predecir los resultados financieros futuros, al igual que los objetivos y las condiciones, puede informar a los ejecutivos y a las partes interesadas sobre dónde invertir, para qué prepararse y qué opciones tomar. El proceso de creación de una proyección presupuestaria también es importante, ya que permite a una empresa evaluar su situación financiera actual, pasada y futura.

Otras razones por las que una proyección presupuestaria es importante son:

  • Convierte los objetivos en metas: Una proyección presupuestaria no es sólo una predicción— también es un compromiso para alcanzar objetivos específicos, medir el progreso y tener un resultado exitoso.
  • Herramienta de retroalimentación y control: Cuando hay desviaciones en la proyección del presupuesto, esto proporciona a las empresas una advertencia, un marco para determinar los efectos de las acciones y la oportunidad de corregirlas.
  • Anticipa los problemas: Una proyección presupuestaria permite a las empresas anticiparse a posibles problemas, como cuando el rápido crecimiento provoca una escasez de liquidez o cambios en la proyección si no cumplen un hito.
  • Objetivo de referencia: Las empresas pueden utilizar una proyección presupuestaria como herramienta de referencia que les ayude a medir su progreso de un periodo de tiempo a otro y frente a los objetivos pasados y actuales, ayudándoles a gestionar mejor su dinero.

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Cómo preparar una proyección presupuestaria

Cada proyección presupuestaria es específica de la empresa para la que se crea y de los objetivos concretos de esa empresa. Las empresas utilizan distintos conjuntos de datos y diferentes métodos de previsión dependiendo de si preparan una proyección presupuestaria para los ingresos por ventas en una región específica, para los costes recurrentes de un departamento concreto o para los ingresos netos globales de toda la empresa.

Aunque la proyección presupuestaria a nivel práctico es única, a continuación se indican los pasos para preparar una proyección presupuestaria a nivel conceptual:

1. Definir los supuestos

Todos los métodos de previsión y proyección se basan en suposiciones, y esas suposiciones afectan al método y a los resultados. Entre los supuestos de proyección más comunes se encuentran el uso de datos históricos y la suposición de que los datos serán similares en el futuro o la suposición de que no habrá factores externos que cambien los datos. Cuando una empresa define sus supuestos, puede crear un entendimiento común de los objetivos y el proceso de proyección.

He aquí algunas preguntas clave que debe plantearse a la hora de definir los supuestos:

  • ¿Cuál es el plazo para la proyección?
  • ¿Qué objetivo cumple la proyección?
  • ¿Cuáles son las cuestiones legales relacionadas con la proyección?
  • ¿Cuáles son las categorías de gastos e ingresos?

2. Recopilar información

Los profesionales utilizan una combinación de datos cualitativos, como la opinión de personas expertas, y cuantitativos, como los datos históricos y estadísticos, para apoyar el proceso de proyección. A diferencia de los métodos de previsión que utilizan estrictamente datos cuantitativos, las proyecciones incluyen datos cualitativos para aumentar el conocimiento sobre las fuerzas que afectan a los resultados de la proyección.

Por ejemplo, los jefes de departamento pueden tener una idea de las actividades que podrían alterar su entorno operativo, o los administradores superiores pueden tener una idea de cómo los esfuerzos de planificación a largo plazo podrían cambiar el entorno fiscal. Tanto los datos cuantitativos como los cualitativos son importantes porque permiten realizar proyecciones más matizadas y precisas.

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3. Realizar el análisis

Una proyección de calidad incluye tanto las condiciones económicas relevantes como un examen de los datos históricos. Esto permite comprender mejor qué técnicas cuantitativas utilizar y cuándo utilizarlas, y también ayuda a determinar patrones y tendencias. Las pruebas que ayudan al proceso de análisis son, entre otras, las siguientes:

  • Relaciones: Busque las relaciones importantes entre las variables que pueden ayudar en la previsión y la proyección.
  • Valores atípicos: Busque valores atípicos o anomalías que necesiten una explicación, ya que no ayudan al poder predictivo de los datos.
  • Tendencias: Busque las tendencias demográficas para ver si los cambios en la población están influyendo en los ingresos o en la demanda de servicios.
  • Ciclos: Busque los ciclos comerciales que hacen variar los ingresos y determine si son independientes o se deben a los niveles de actividad económica.

4. Seleccione los métodos

Hay muchos tipos de métodos de previsión y proyección que una empresa puede utilizar. Cada método tiene un propósito único, y una empresa puede utilizar varios métodos para múltiples propósitos. Algunos de los métodos más complejos pueden dar lugar a datos algo más precisos, pero las técnicas más sencillas requieren menos datos, suponen menos esfuerzo y exigen menos experiencia. Los tres métodos más comunes son

Extrapolación

La extrapolación predice el comportamiento futuro utilizando datos históricos y proyectando la tendencia hacia adelante. El método de la tendencia es sencillo de utilizar, y el método de las medias móviles y el método exponencial único son más complejos pero siguen siendo fáciles de utilizar para alguien con experiencia en previsión y proyección.

Regresión

La regresión es un procedimiento estadístico que define la relación entre las variables dependientes e independientes. Puede cambiar una o más variables independientes para predecir los gastos o ingresos futuros, asumiendo una relación lineal entre la variable dependiente y la independiente.

Híbrido

El híbrido utiliza datos cualitativos y cuantitativos. Utiliza el conocimiento y la intuición del profesional que hace la proyección además de los datos y las estadísticas. Es un método muy común y puede producir resultados excepcionales.

5. Implementar métodos

Una vez que elija un método, es hora de hacer la proyección. Una práctica común es desarrollar una gama de resultados utilizando múltiples escenarios. Las proyecciones múltiples ayudan a informar y asistir a los responsables de la toma de decisiones con datos completos y convincentes. Una buena proyección debe tener un presentador creíble para que la audiencia confíe en la información, un mensaje claro con una declaración respaldada por datos.