El bloqueo del proyecto: qué significa y cuándo utilizarlo

El proceso de supervisión de los pasos necesarios para la finalización de un proyecto se conoce como gestión de proyectos. Algunos pasos o situaciones de la gestión de proyectos pueden requerir que el plan se revise y se ajuste según sea necesario. Un ejemplo de ello es el «crashing» del proyecto, que es un método para acelerar los plazos del proyecto.

En este artículo, hablaremos del «crashing» del proyecto y de sus propósitos, además de ofrecer una guía paso a paso de cómo aplicar esta técnica.

¿Qué es el «crashing» en la gestión de proyectos?

El «crashing» del proyecto también se conoce como compresión del tiempo del proyecto y «crashing» del calendario del proyecto. Este enfoque de gestión de proyectos consiste en asignar más personal para acelerar los plazos del proyecto. Para estrellar un proyecto, hay que determinar los recursos asignados al principio y determinar de dónde se pueden obtener recursos adicionales para cumplir los hitos del proyecto. Añadir recursos para acelerar un proyecto casi siempre aumenta su coste final, por lo que calcular el retorno de la inversión (ROI) de este enfoque es crucial.

Muchas personas que se dedican a la gestión de proyectos utilizan el método del camino crítico, que permite determinar qué tareas críticas deben completarse y en qué orden para terminar todo el proyecto. Si se destinan más recursos a las distintas tareas del camino crítico, se puede acortar el plazo total y adelantar la fecha de ejecución o finalización. A la hora de evaluar si tiene sentido bloquear un proyecto, hay que fijarse en los tres factores clave, que son el calendario, el alcance y el coste.

El colapso del proyecto suele afectar en mayor medida al coste y al calendario, y rara vez al alcance. Si se decide bloquear el proyecto, en última instancia se ha determinado que el coste es menos importante que el calendario, ya que el propósito de esta técnica es acelerar el plazo de entrega. Al observar la ruta crítica y determinar qué tareas pueden completarse más rápidamente con más recursos, se puede comprimir el calendario general. Las tareas de la ruta no crítica no suelen afectar al calendario, por lo que añadir más recursos a esas tareas no forma parte de esta técnica de gestión de proyectos.

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Razones para estrellar el proyecto

La elección de estrellar un proyecto es una decisión que se puede tomar por varias razones estratégicas, como por ejemplo:

  • Un retraso en el calendario del proyecto: Si se enfrenta a penalizaciones por retrasos en el calendario del proyecto, puede valer la pena añadir más recursos para adelantar la fecha de finalización.
  • Disponibilidad de recursos: Si tu equipo u organización dispone de recursos, utilizarlos puede ayudarte a acelerar los plazos del proyecto.
  • Evitar un futuro retraso: Añadir recursos para evitar un retraso en el futuro suele añadir algún coste, pero puede ser más beneficioso que afrontar retrasos posteriores que serán más costosos.
  • Bonificaciones de tiempo en el proyecto: Si puede optar a una bonificación basada en la fecha de finalización del proyecto, pagar el coste de los recursos adicionales para terminar el proyecto antes puede tener sentido desde el punto de vista financiero.
  • Recursos disponibles a través de la formación: Cuando una organización está formando a nuevos miembros del personal, puede asignar a esos empleados a trabajar en el proyecto mientras completan su formación.
  • Nuevo proyecto: Si su equipo está trabajando en un proyecto y recibe el encargo de encargarse de un nuevo proyecto, puede dejar de lado el proyecto original para terminarlo más rápido y centrarse en el nuevo proyecto.

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El proyecto paso a paso

Si determinas que la mejor decisión es la de ejecutar el proyecto, sigue estos pasos para maximizar los beneficios de esta técnica de gestión.

1. Observe la ruta crítica

Al planificar el proyecto, es posible que haya aplicado el método del camino crítico, que identifica las tareas que influyen directamente en el resultado y el calendario del proyecto en general. Examine las tareas de su ruta crítica y determine cuáles pueden acortarse si se dispone de recursos adicionales. A continuación, puede crear una lista de esas tareas y pasar al siguiente paso.

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2. Evaluar las ventajas e inconvenientes de cada paso

Al examinar su lista de pasos de la ruta crítica, debe evaluar los aspectos positivos y negativos asociados a la reducción de cada uno de ellos mediante la adición de más recursos. Por ejemplo, podría calcular el coste que supondría la incorporación de recursos adicionales y determinar cuál sería la ganancia y la reducción de tiempo en el calendario del proyecto. Si decide que la incorporación de otro miembro al equipo le ayudará a colapsar ciertas tareas del proyecto, asegúrese de calcular el tiempo dedicado a la formación y a la transferencia de conocimientos como uno de los factores de reducción de tiempo.

3. Determinar la opción más rentable

A medida que evalúe los beneficios e inconvenientes y calcule el coste asociado a la adición de más recursos, podrá determinar qué opción será más rentable en su proyecto. Si el coste no es un factor importante, puede saltarse este paso, pero la mayoría de las organizaciones querrán ver las distintas opciones disponibles y cómo decidió usted qué método aplicar para acortar el plazo del proyecto. Si eliges la opción más rentable para acortar el proyecto, podrás disfrutar del mayor nivel de eficiencia.

Una alternativa al bloqueo del proyecto se conoce como «fast-tracking», que permite solapar la realización de ciertas tareas que originalmente estaban previstas para ser completadas por separado. El fast-tracking no siempre funciona en un proyecto, especialmente en uno que incluye pasos que deben completarse antes de pasar al siguiente. Antes de decidir si debe colapsar su proyecto, analice las tareas que puedan solaparse a su favor, ya que el fast-tracking puede ser una alternativa menos costosa que el crashing.

4. Esboza el presupuesto y el calendario actualizado del proyecto

Una vez que haya determinado los métodos que aplicará para estrellar su proyecto, puede crear un esquema y actualizar el calendario del proyecto para el patrocinador del mismo. El patrocinador puede ser un cliente o tu empleador, pero en última instancia tiene que aprobar tu presupuesto y el calendario revisado antes de que puedas empezar. Asegúrate de incluir los costes financieros y las reducciones de tiempo asociadas a la incorporación de más recursos.

5. Avanzar con el nuevo calendario

Tras recibir la aprobación del aumento del presupuesto y la revisión del calendario del proyecto, puede empezar a añadir recursos y acelerar las tareas asociadas a la finalización del proyecto. Este paso puede implicar la formación de nuevos miembros del personal, la reorientación de los recursos a su proyecto o permitir que los implicados en el proyecto aprendan nuevas habilidades.