¿Qué es un proyecto de mejora de procesos? Consejos y beneficios

Los grandes proyectos se componen de procesos más pequeños que unen los recursos del proyecto y proporcionan un marco para la progresión del mismo. Los gestores de proyectos trabajan en los procesos durante la fase de planificación, pero a veces los nuevos requisitos o cambios requieren una mejora del proceso. La mejora de los procesos puede ayudar a aumentar la eficiencia, la rentabilidad y la productividad general de un proyecto mejorando los procesos más pequeños de uno en uno. En este artículo, le mostramos qué es un proyecto de mejora de procesos, las ventajas de realizar este tipo de plan y cómo crear un plan de mejora de procesos.

¿Qué es un proyecto de mejora de procesos?

Un proyecto de mejora de procesos es un plan escrito o digital que describe cómo el director del proyecto y el equipo pueden mejorar los procesos de un proyecto en el futuro. Cuando surgen desafíos o los clientes solicitan un cambio en un proyecto, cada proceso puede requerir mejoras o actualizaciones. Un plan de mejora de procesos ayuda a proporcionar una representación visual de cómo los procesos mejoran con el tiempo y los beneficios de tener uno.

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Beneficios de utilizar un plan de mejora de procesos

El uso de un plan de mejora de procesos puede ayudar a un equipo a crear una mayor eficiencia en sus procesos y a ahorrar potencialmente tiempo y dinero. Estos son algunos de los beneficios más comunes de utilizar un plan de mejora de proyectos:

Identificar los retos con antelación

Desafíos como la falta de materiales o suministros, las peticiones de los clientes o un presupuesto mal calculado pueden hacer que un proyecto se ralentice o cueste más dinero y recursos de los previstos inicialmente. Un plan de mejora de procesos puede ayudar al equipo a abordar los posibles problemas con mayor rapidez, analizando el progreso, el presupuesto y las necesidades de un proyecto. Identificar los problemas en una fase temprana del proyecto puede ahorrar tiempo y dinero y permitir una mayor transparencia entre el equipo y el cliente.

Aumentar la eficiencia

La eficiencia de un proyecto es una medida del número de recursos que consume un proyecto en relación con la cantidad de resultados que crea. Un proyecto eficiente crea el máximo rendimiento con el mínimo de recursos. Los planes de mejora de procesos ayudan a un equipo a medir la eficiencia global del proyecto para ver dónde es necesario mejorar la gestión del proyecto, la asignación de recursos o los procesos de producción.

Corrección de errores

A veces, incluso los proyectos más eficientes pueden enfrentarse a errores de cálculo o de planificación. Un plan de mejora de procesos ayuda al equipo a identificar rápidamente los errores y a crear una respuesta para resolverlos lo antes posible. Esto ayuda a mantener la eficiencia del proceso en todas las etapas del proyecto y evita posibles pérdidas monetarias o de tiempo en el futuro.

Eliminar o reducir los residuos de los procesos

Cada proceso de un proyecto puede crear "residuos" como exceso de recursos, mano de obra o costes. El exceso de correos electrónicos por falta de un software de gestión de proyectos es un buen ejemplo de desperdicio de procesos. Un plan de mejora de procesos puede incluir la adquisición de una plataforma de gestión de proyectos para reducir el exceso de residuos de comunicación y hacer más eficiente la colaboración en los proyectos.

Gestionar el tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad es una medida del tiempo que no se dedica a trabajar en el proyecto. El tiempo de inactividad puede generar pérdidas económicas y ralentizar la producción. Un plan de mejora de procesos ayuda al equipo a identificar las fuentes de tiempo de inactividad, cuánto afectan a la productividad y al presupuesto de cada proceso y a crear soluciones para mitigar las pérdidas.

Seguimiento del inventario

Disponer de los materiales y herramientas adecuados para un proyecto puede ayudar a mejorar la eficacia y la productividad. Un plan de mejora de procesos ayuda a un equipo a identificar los materiales o herramientas adecuados para el trabajo y a determinar su uso en el proyecto. A continuación, el equipo puede planificar mejores herramientas o materiales si las opciones originales resultan menos eficaces o demasiado costosas.

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Cómo crear un plan de mejora de procesos

La creación de un plan de mejora de procesos requiere varios pasos importantes que contemplan el plan original del proyecto, cada proceso del mismo y la contribución de cada miembro del equipo. Un plan de mejora de procesos típico incluye:

1. Analizar los procesos actuales

El primer paso para crear un plan de mejora de procesos es analizar el proyecto actual para

  • Errores: Determine qué errores experimenta cada proceso durante la fase típica de producción y el coste de cada uno en tiempo, materiales y salarios.

  • Necesidades de producción: Determine los materiales, la mano de obra y las necesidades financieras de cada proceso del proyecto.

  • Necesidades del cliente: Analice las necesidades del cliente y si el proyecto las satisface.

  • Necesidades del equipo: Determine si el equipo de trabajo tiene todas sus necesidades cubiertas.

  • Necesidades de liderazgo: Determine si el director del proyecto entiende el proyecto y tiene todo lo necesario para facilitar un buen liderazgo.

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2. Cree un esquema

Con las necesidades de cada proceso totalmente documentadas y contabilizadas, el equipo puede crear un esquema del proyecto en su totalidad. Este esquema incluye los detalles de cada proceso, incluidos los requisitos financieros, de mano de obra, de material, de tiempo, de liderazgo y del cliente. Proporciona una visión general del proyecto y permite al equipo identificar los retos del proyecto y los procesos actuales. El esquema puede escribirse a máquina, dibujarse o ponerse en forma de presentación. Envíe una copia a cada miembro del equipo para que la revise, ya que así se pueden tener en cuenta las aportaciones de todos y se examinan todos los ángulos del proyecto.

3. Rediseñar cada proceso

Después de que el equipo recopile información, pasa a la fase de rediseño. En esta fase de planificación de la mejora de procesos, el equipo utiliza toda la información para crear un nuevo diseño para cada parte del proyecto. Suele comenzar con una sesión de brainstorming para detectar errores o retos comunes y pasar a fases de planificación más avanzadas, en las que es necesario el conocimiento de expertos. Por ejemplo, un equipo de desarrollo puede determinar qué herramientas necesita para desarrollar un determinado software, pero puede carecer de conocimientos de marketing o planificación financiera y necesitar el asesoramiento de un experto.

4. Asignar funciones y aplicar el plan

El equipo completa la lluvia de ideas y rediseña cada proceso teniendo en cuenta la eficiencia y la productividad, impulsando la fase de implementación. Aquí, el director del proyecto suele asignar nuevas funciones o ampliar las antiguas para satisfacer las nuevas necesidades del proyecto. El equipo asigna a cada proceso un calendario y establece objetivos que el equipo debe alcanzar antes de unas fechas concretas. La ejecución del plan requiere que todos comprendan su función, las necesidades del proyecto y las del cliente.

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5. Revisar a intervalos regulares

Un proceso casi siempre puede mejorar, por lo que es importante revisar periódicamente incluso los procesos más eficientes para ver dónde se pueden producir cambios positivos. Las revisiones pueden ser breves y rápidas en cuanto a los requisitos de producción, como las necesidades de costes y mano de obra, o un análisis en profundidad de cada proceso cada mes para encontrar una mejora continua.

Consejos para utilizar un plan de mejora de procesos

Los planes de mejora de proyectos pueden mejorar mediante la revisión frecuente y un buen trabajo en equipo, pero hay otros consejos para maximizar la eficacia del plan. Estos consejos son:

  • Facilite la comunicación. El gestor de proyectos puede proporcionar una plataforma estable y fácil de usar para que el equipo se comunique. Puede ser un software de gestión de proyectos, un software de chat y conferencias o cadenas de correo electrónico específicas. Una buena comunicación hace que un plan de mejora siga avanzando al garantizar que todos entienden las expectativas y las funciones.
  • Supervise la aplicación. Los equipos bien organizados pueden sufrir contratiempos en la fase de implementación, por lo que es importante que los gestores de proyectos supervisen cada proceso y proporcionen apoyo o comentarios cuando sea necesario.
  • Invertir en herramientas y empleados. Un buen plan de mejora de procesos incluye inversiones en herramientas de calidad, mejores materiales y habilidades de los empleados, ya que cada uno de ellos puede aumentar la eficiencia y la productividad.

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