Todo sobre los proyectos PPM

La gestión de la cartera de proyectos puede ayudar a las organizaciones a entender cómo todos sus proyectos trabajan juntos para apoyar los objetivos de la empresa. Aprender cómo funcionan conjuntamente la gestión de carteras y la de proyectos puede hacer que sus procesos de creación y colaboración funcionen sin problemas. También puede ayudarle a decidir qué función es la adecuada para usted. En este artículo, hablamos de lo que es un proyecto PPM, aprendemos por qué es importante y damos los pasos para ayudarle a completar el proceso con un software especializado.

¿Qué es un proyecto PPM?

PPM significa gestión de la cartera de proyectos. Se trata del análisis y la optimización de factores como los costes, las tecnologías, los recursos y los procesos de una cartera de proyectos. El objetivo de un proyecto PPM es asegurarse de que todos los resultados de la cartera coinciden con los objetivos estratégicos de la organización en general.

Relacionado: Guía para la gestión de la cartera de proyectos

¿Qué es una cartera de proyectos?

Una cartera de proyectos es un conjunto de programas, proyectos y procesos gestionados conjuntamente para cumplir los objetivos financieros y estratégicos de una organización. Una cartera se preocupa más por los compromisos estructurales que por un solo proyecto. Implica una optimización continua de elementos como la programación, la asignación y la priorización de múltiples proyectos. Todos los proyectos de una cartera no tienen que estar necesariamente relacionados de alguna manera, salvo que juntos están construyendo una sólida base financiera y profesional para una empresa.

¿Qué sectores se benefician de la GPA?

Cualquier industria o institución que lleve a cabo varios proyectos al mismo tiempo puede beneficiarse del uso de PPM. Algunas de las más comunes son

  • Automóviles
  • Bancos
  • Programas informáticos
  • Construcción
  • Servicios financieros
  • Gobierno
  • Sanidad
  • Tecnología de la información
  • Seguros
  • Organizaciones sin ánimo de lucro
  • Contratación de personal
  • Telecomunicaciones

¿Por qué es importante la PPM?

El PPM es importante para vincular la estrategia que una empresa quiere alcanzar para sus objetivos a largo plazo y la implementación de esa estrategia a través de determinados proyectos y tareas. Otras ventajas son:

  • Alinear los objetivos de la empresa y los proyectos
  • Crear una supervisión de los proyectos y sus estructuras de gestión
  • Decidir qué proyectos están más alineados con los profesionales del negocio
  • Destacar los objetivos a largo plazo y el éxito de la organización
  • Controlar las asignaciones de dinero, recursos y tiempo a los proyectos más necesarios
  • Eliminar los prejuicios personales de la planificación del proyecto

¿Cuáles son los pasos para el PPM?

Hay seis pasos que se combinan para determinar cómo se ejecuta un proyecto PPM:

  1. Definir prioridades y preocupaciones estratégicas: Este paso le permite decidir qué factores son importantes para la organización y crear un plan para abordarlos.
  2. 9. Recoger datos de la cartera: Este es el paso en el que reúnes información de fondo sobre todos tus proyectos, clientes y otras fuentes relacionadas con la cartera.
  3. Seleccionar los proyectos adecuados: Este paso le permite ver todos los proyectos disponibles y elegir los que vale la pena perseguir en base a la investigación.
  4. Comprobación de la viabilidad de la cartera: En este paso, puede revisar los proyectos que ha elegido para asegurarse de que crean una cartera cohesionada que tiene el tamaño, el nivel de riesgo y el presupuesto adecuados para su organización.
  5. Modelización y análisis de datos: En este paso, puedes hacer un seguimiento de los datos a lo largo del proyecto y modelarlos de forma visual o gráfica para facilitar su comprensión y revisión.
  6. Sintetizar y compartir: En este paso, puedes sacar conclusiones de los datos presentados y compartir tus hallazgos con las partes interesadas para mantenerlas informadas sobre la cartera.

¿Cuáles son los procesos de la cartera de proyectos?

Dentro de los pasos del PPM, hay una variedad de procesos a considerar, tales como:

  • Gestión del control de cambios: Identifica las solicitudes de cambio, como las restricciones normativas basadas en factores como la financiación y la demanda.

  • Gestión financiera: Revisa los recursos financieros de los proyectos dentro de una cartera para entender su valor

  • Gestión de tuberías: Garantiza que las propuestas de proyectos lleguen a la línea de producción y determina si merece la pena llevarlas a cabo.

  • Gestión de recursos: Garantiza el uso eficaz y eficiente de los recursos, como los materiales, el personal y las competencias.

  • Gestión del riesgo: Identifica los riesgos en proyectos individuales de la cartera y crea planes de contingencia para mitigarlos

Roles de PPM

Muchas personas desempeñan un papel en el proceso de gestión de la cartera de proyectos. Algunas de ellas son:

Miembro del consejo

Un miembro de la junta directiva forma parte del grupo de gobierno de la organización. En su conjunto, toda la junta directiva tiene la responsabilidad legal de esa empresa. Los miembros trabajan juntos e individualmente para guiar a la organización y ayudarla a fomentar su misión y alcanzar sus objetivos.

Relacionado: Cómo convertirse en miembro del consejo de administración de una empresa

Gestor de la cartera de proyectos

El gestor de carteras de proyectos supervisa una o varias carteras para cumplir las metas y objetivos de la organización. Trabajan con algoritmos y modelos financieros para alinear el proyecto con determinados objetivos e intentar aumentar el retorno de la inversión (ROI) de la empresa. Pueden trabajar con la oficina de gestión de proyectos para establecer los procesos y normas de sus carteras. También pueden orientar sobre las metodologías para proyectos específicos dentro de sus carteras.

Director de programa

Los programas se diferencian de las carteras porque los proyectos y la información dentro de un programa se relacionan entre sí por algún factor, como la empresa o el tipo de proyecto. La función del gestor de programas es similar a la del gestor de carteras de proyectos, ya que realizan tareas similares para cumplir un objetivo común en el marco de su propia agrupación de programas.

8. Patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto suele ser una persona con un papel directivo o ejecutivo que es responsable del desarrollo general de un proyecto. Es el vínculo entre la empresa y sus objetivos y el propio proyecto. Toman las decisiones grandes y estratégicas que dan forma a los procesos más pequeños de un proyecto.

Propietario del proyecto

El propietario del proyecto es la persona que trabaja con el patrocinador del proyecto para su ejecución. Normalmente, el propietario del proyecto es la persona que recibe el producto final del director del proyecto y del equipo. A menudo puede servir como representante del patrocinador del proyecto en reuniones y conversaciones.

Gestor de proyectos

El gestor de proyectos planifica, supervisa, programa e informa de todos los detalles de un proyecto. Reúne a un equipo y ejecuta el plan en colaboración con el propietario del proyecto. También pueden elaborar presupuestos y gestionar los recursos de sus proyectos.

Relacionado: La guía definitiva de los títulos de director de proyectos

Coordinador del proyecto

Los coordinadores de proyectos pueden colaborar con los gestores de proyectos para llevar a cabo pequeñas tareas administrativas para las que ellos no tienen tiempo. Su función permite al director del proyecto centrarse en los aspectos de mayor envergadura de la ejecución.

Miembro del equipo

Un miembro del equipo es uno de los empleados individuales de un equipo de proyecto. Tienen habilidades o experiencia específicas relacionadas con el proyecto al que están asignados. Se encargan de las tareas que hacen que el proyecto pase de la idea al producto final. También se reúnen con el coordinador y el gestor del proyecto para hablar de los avances y dar información actualizada sobre el estado del proyecto.

Gestión de la cartera de proyectos frente a la gestión de proyectos

El PPM sirve de enlace entre la gestión de proyectos y la de la empresa. Examina muchos proyectos dentro de una cartera para prestar atención a su valor y crear longevidad en el ciclo de vida de cosas como inversiones, programas y proyectos. En resumen, se centra en la organización en general y no en una pequeña parte. En cambio, la gestión de proyectos se centra en llevar una agrupación de tareas de principio a fin cumpliendo los criterios previstos. Un proyecto es temporal y tiene unos objetivos finitos, así como unas fechas de inicio y finalización determinadas.

Relacionado: Requisitos del puesto de jefe de proyecto

Cómo utilizar el software para gestionar el PPM

Puede utilizar herramientas de gestión de la cartera de proyectos (PPM) para recopilar y analizar los datos de toda una cartera. Muchos de estos programas de software de escritorio y en línea utilizan la optimización de los recursos para cumplir los objetivos financieros. También pueden ayudar a encontrar procesos, tecnologías y métodos complementarios para ayudar a que cada proyecto de una cartera tenga éxito. Utilice estos pasos para aprender a gestionar el PPM con un programa de software:

1. Establezca objetivos

El establecimiento de objetivos dentro de una cartera puede dar a los gestores de proyectos un objetivo que alcanzar cuando trabajan para mitigar los riesgos y aumentar el rendimiento de la inversión. Puede crear documentos con información detallada sobre cada proyecto y subirlos a la sección de archivos, almacenamiento o carpetas de su programa PPM.

2. Proyectos de grupo

Con el software PPM, puede tener la capacidad de vincular proyectos dentro de una cartera y crear informes para esos grupos colectivos en lugar de para cada proyecto individual. Esto puede ayudar a los gestores de proyectos a entender cómo los datos de su proyecto afectan a otros dentro de la cartera para decidir sobre los recursos y los costes. La mayoría de los programas tienen una herramienta de agrupación que permite hacer esto visualmente para facilitar el acceso.

3. Crear hitos

Los hitos son más pequeños que los objetivos generales del proyecto. Indican el final de una fase y el comienzo de otra. De este modo, se puede segmentar el proyecto en partes más manejables. También puede beneficiar a la moral del equipo, ya que les da logros por los que trabajar y una forma de que los gestores de proyectos midan el progreso. Una buena cantidad de herramientas de software tienen componentes de mapeo de proyectos, donde se pueden representar los hitos. El símbolo del diamante suele mostrar un hito.

4. Establecer dependencias

Las dependencias pueden indicarle qué proyectos deben realizarse primero porque hay otros componentes que dependen de ellos. Saber cómo se relacionan estas tareas y proyectos entre sí puede ayudarle a establecer prioridades y mantener la cartera en buen estado. Dentro de un programa de software, es probable que pueda encontrar una herramienta que le ayude a vincular las tareas o a marcar algunas como críticas o prioritarias, de modo que conozca los vínculos entre unas y otras para completarlas con éxito.

5. Ver el calendario

En el software PPM, puede ver una línea de tiempo o un calendario de cada proyecto de la cartera en un solo gráfico. Esto puede ayudarle a seguir los plazos y el progreso de cada proyecto dentro de la cartera. La observación de estas representaciones puede ayudarle a detectar los intereses conflictivos entre los proyectos que podrían afectar a los objetivos de la organización.

6. Equilibrar los recursos

La mayoría de los programas de PPM permiten hacer un seguimiento de la vinculación de los empleados y de las tareas específicas. Pueden utilizar gráficos codificados por colores con opciones verdes, amarillas o rojas para mostrar quién tiene demasiadas, pocas o la cantidad justa de tareas asignadas. También muestra quién está completando qué actividades. Poder ver una representación visual de esto puede ayudarte a reasignar algunas tareas para que todos sean más productivos.

7. Seguimiento de los progresos

Los programas pueden utilizar tablas y gráficos para permitirle ver varias métricas en una cartera. Muchos proporcionan actualizaciones en tiempo real a medida que los miembros del equipo y los gerentes dentro de los proyectos completan las tareas y registran su información. Algunos cuadros de mando pueden incluir información como el presupuesto, los costes y el progreso. Otros tienen la opción de mostrar sólo ciertos proyectos dentro de la cartera o filtrar información específica.

8. Analizar y presentar informes

Muchos programas de software PPM tienen una función automatizada para crear informes. Pueden tomar las métricas y los datos para ofrecer actualizaciones de progreso e informes de estado sobre toda la cartera o proyectos específicos. Algunos también permiten elegir la información que se desea incluir en los informes en lugar de utilizar todos los datos disponibles.

9. Colaborar con las partes interesadas

Los programas de software pueden permitirle comunicarse no sólo con los miembros del equipo, sino también con otras partes interesadas dentro del programa. Muchos tienen funciones como comentarios, correos electrónicos, etiquetado y notificaciones para avisar a las personas necesarias de las actualizaciones o cambios. También es posible personalizar las alertas para proyectos específicos.

Te recomendamos

Consejos e ideas para las reuniones iniciales

10 habilidades para desarrolladores de redes (más consejos)

Calculadora de GPA de la escuela secundaria (además de consejos y preguntas frecuentes)

¿Qué es el comportamiento de los costes?

11 Certificaciones a las que pueden aspirar los banqueros

Guía sobre el modelo de ventas Challenger y su funcionamiento