Proyectos ad hoc: Definición, importancia y consejos de gestión

Los directivos planifican cuidadosamente los proyectos a corto y largo plazo en los que trabajará la empresa durante su funcionamiento normal. Sin embargo, a veces surgen situaciones en las que hay que completar rápidamente un proyecto temporal. Cuando esto ocurre, los directivos de la empresa suelen montar proyectos ad hoc con sus propios equipos y líderes.

En este artículo, analizamos qué son los proyectos ad hoc, qué hace un gestor de proyectos ad hoc y ofrecemos algunos consejos para gestionar un proyecto ad hoc.

¿Qué son los proyectos ad hoc?

Estos proyectos se crean sin planificación previa cuando surge un problema. Un proyecto ad hoc es, por tanto, uno de estos tipos de proyectos. Hay algunas características que suelen separar los proyectos ad hoc de los proyectos estándar, por ejemplo:

  • Requerir una rápida finalización o entrega
  • Centrarse en un único objetivo o grupo de personas
  • Utilizar menos recursos y miembros del equipo

Por ejemplo, una empresa de ciberseguridad puede poner en marcha un proyecto de marketing ad hoc si se produce una brecha de seguridad de alto perfil en las noticias. Querrían anunciar cómo su producto protege específicamente contra este tipo de intrusión. Se trata de un proyecto ad hoc porque esta oportunidad publicitaria no está planificada y sólo durará mientras esta brecha de seguridad de alto perfil esté en las noticias.

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¿Qué es un gestor de proyectos ad hoc?

Un gestor de proyectos ad hoc es la persona responsable de supervisar un proyecto ad hoc. Por lo general, esta persona no tiene otras funciones de gestión, pero está familiarizada con el tema del proyecto. Por ejemplo, el equipo de desarrollo de productos puede poner a alguien de su equipo a cargo de un proyecto ad hoc en torno a un reciente aumento de las quejas de los clientes sobre un problema particular del producto. Esta persona está muy familiarizada con el diseño del producto y, por lo tanto, está mejor posicionada para solucionar el problema.

El gestor de proyectos ad hoc es el que decide los objetivos del proyecto, asigna los plazos y se asegura de que se mantenga dentro del presupuesto. El gestor de proyectos ad hoc también reunirá un equipo que le ayude a completar el proyecto. A continuación, dirigirá a este equipo y lo guiará hasta su finalización.

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¿Por qué es importante hacer un seguimiento de los proyectos ad hoc?

Es importante hacer un seguimiento de los proyectos ad hoc, al igual que de otros proyectos, por varias razones:

Para una mejor gestión de los recursos

Hacer un seguimiento de los proyectos ad hoc puede ayudarle a gestionar los recursos que dedica a ellos. Puedes llevar un registro de los recursos que utilizas en este proyecto y asegurarte de que no sean utilizados por otro proyecto. Por ejemplo, si necesita utilizar un empleado para la entrada de datos, puede asegurarse de que no trabaje en otro proyecto. El seguimiento de un proyecto ad hoc permite a todo el mundo saber qué recursos están disponibles y dónde se están utilizando, lo que facilita la gestión.

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Para asegurarse de que tiene suficientes miembros en el equipo

El seguimiento de un proyecto ad hoc también facilita la obtención de la cantidad adecuada de miembros del equipo para ayudar a completar el proyecto. Al detallar su proyecto ad hoc, puede mostrar por qué necesita el número de personas que solicita. También puede mostrar cuánto tiempo debe dedicar cada miembro del equipo al proyecto para que los demás departamentos no den por sentado que los miembros de su equipo tienen disponibilidad libre.

Para facilitar el seguimiento del progreso del proyecto

Controlar el progreso de un proyecto ad hoc es más fácil para todos si existe un sistema de seguimiento. Los gestores del proyecto ad hoc pueden encontrar actualizaciones sobre el estado del proyecto en un solo lugar, en lugar de ponerse en contacto con los miembros del equipo para obtener actualizaciones. Así pueden tomar mejores decisiones sobre cómo gestionar el proyecto, por ejemplo, si necesitan más recursos o tiempo para completarlo. El seguimiento de un proyecto ad hoc también permite al personal de la alta dirección ver el progreso que se está haciendo en el proyecto.

Consejos para gestionar proyectos ad hoc

He aquí algunos consejos que puede utilizar para gestionar su proyecto ad hoc:

Formalizar el proyecto

Un primer paso importante es formalizar los parámetros del proyecto dentro de su empresa. Es habitual que la gente asigne proyectos ad hoc dentro de una empresa pero no los formalice. Esto puede crear un problema en el que se asigna demasiado trabajo a algunas personas, ya que otras no saben quién está trabajando en otros proyectos. Cree un documento que describa los parámetros del proyecto y luego haga que este proyecto sea visible dentro de la empresa, permitiendo que todos vean en qué están trabajando los demás.

Formar un equipo

Elija a las personas adecuadas para que le ayuden con su proyecto ad hoc. Las personas adecuadas son aquellas que, dentro de su empresa, tienen habilidades relacionadas con el proyecto y que actualmente tienen tiempo para dedicarle. Dependiendo del proyecto, es posible que tengas que consultar con otros directores de departamento para ver quiénes están disponibles o quiénes creen que podrían encajar en el proyecto. Decida cuántas personas necesita para el proyecto y, a continuación, envíe solicitudes para que esas personas se incorporen al proyecto.

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Programar el tiempo

A menudo, el proyecto ad hoc no es lo único en lo que usted y los miembros de su equipo tienen que trabajar, por lo que es importante que todos reserven tiempo para trabajar en él. Discuta con su equipo cuánto tiempo debe dedicar cada uno a este proyecto y asegúrese de que los miembros de su equipo reservan suficiente tiempo en sus agendas. Si su proyecto ad hoc implica la gestión de situaciones en tiempo real, como las reclamaciones de los clientes, programe turnos con su equipo, en los que cada persona se encargue del proyecto durante su tiempo asignado.

Registrar las tareas

Crea un registro de todas las tareas que implica tu proyecto ad hoc. En este registro, detalla la tarea, quién está trabajando en ella y cuándo debe realizarse. Tener un registro de todas las tareas implicadas puede ayudarle a recordar todo. Además, permite a todos los miembros del equipo ver en qué están trabajando los demás, lo que puede mejorar el flujo de comunicación, ya que sabrán a quién dirigirse en determinadas situaciones. Anime a su equipo a actualizar el registro cada vez que una tarea cambie y a añadir nuevas tareas a medida que vayan surgiendo.