Supuestos del proyecto: Qué son y cómo gestionarlos

Los gestores de proyectos tienen una amplia gama de responsabilidades cuando se trata de planificar actividades, presupuestar y asignar los recursos necesarios para completar con éxito un proyecto. Una gran parte de la planificación del proyecto implica hacer conjeturas sobre ciertos aspectos del proyecto que deben ser precisas y realistas para no comprometer la integridad de todo el proyecto. Estas conjeturas son suposiciones del proyecto, y deben ser supervisadas de cerca para hacer ajustes rápidos y precisos siempre que sea necesario.

En este artículo, hablamos de los diferentes tipos de supuestos de los proyectos y de la importancia de supervisarlos y gestionarlos como parte de la producción de resultados de proyectos de alta calidad y a tiempo.

¿Qué son los supuestos del proyecto?

Los supuestos son creencias basadas en la experiencia previa y en la información de la que se dispone. Las suposiciones del proyecto son un aspecto esperado del ciclo de vida del proyecto, y añaden un elemento de riesgo al proyecto porque pueden no ser precisas o no llegar a buen puerto. Las suposiciones del proyecto que se demuestran falsas a menudo se convierten en restricciones y pueden causar contratiempos o limitaciones significativas en un proyecto.

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Ejemplos de suposiciones del proyecto

Las suposiciones se hacen comúnmente en relación con el presupuesto, las restricciones de programación y las limitaciones de recursos y habilidades. Las suposiciones que se hacen sobre estos factores son circunstancias que se presumen ciertas en el futuro, y las estrategias del proyecto se construyen en torno a ellas. Aunque es necesario hacer ciertas suposiciones para planificar las actividades del proyecto, una suposición incorrecta puede echar por tierra toda la estrategia del proyecto. Sin embargo, reconocer y documentar estos supuestos puede ser importante para evaluar el riesgo. Pasar por el proceso de documentarlas puede suscitar nuevas ideas o movimientos estratégicos que conlleven menos riesgo. Los siguientes son ejemplos de suposiciones que pueden ser necesarias para un director de proyecto:

  1. Supuestos de recursos
  2. Supuestos de tecnología
  3. Supuestos basados en el tiempo
  4. Supuestos de calidad/especificaciones
  5. Supuestos de costes
  6. Supuestos locales/ambientales
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    1. Supuestos de recursos

    Las asignaciones de recursos se basan en los supuestos de que los recursos necesarios (personas, materiales, fondos) estarán disponibles cuando se necesiten. Estas suposiciones tienen un impacto significativo en el éxito o el fracaso de un proyecto, ya que la asignación de recursos es posiblemente la parte más importante de la planificación y gestión de proyectos. Si ciertos recursos escasean o no están disponibles durante el ciclo de vida del proyecto, los plazos, las tareas y, posiblemente, todo el alcance y el objetivo final del proyecto podrían verse muy comprometidos. Igualmente importantes son los niveles de aportación de recursos. Incluso si se asignan recursos suficientes, el proyecto podría estar en riesgo si las contribuciones de los recursos son insuficientes.

    2. Supuestos tecnológicos

    Los supuestos tecnológicos crean un marco de la infraestructura tecnológica necesaria para cumplir los objetivos del proyecto. Los recursos tecnológicos pueden incluir software, soporte informático o dispositivos físicos como ordenadores, teléfonos y otros. La tecnología suele ser interna, pero podría subcontratarse, por lo que es importante ser muy consciente de que la fiabilidad de cualquier recurso subcontratado podría verse afectada por la disponibilidad, las capacidades y las dificultades de procedimiento que pudieran surgir. Identificar estas posibles limitaciones le permite preparar un plan de contingencia en caso de que alguno de estos problemas se produzca también internamente.

    3. Supuestos basados en el tiempo

    Estas posibles limitaciones, también conocidas como supuestos de programación, suelen verse afectadas por la disponibilidad de recursos críticos como la tecnología, las finanzas y el personal. Una vez más, se recomienda contar con contingencias incorporadas para amortiguar cualquier falta de recursos que pueda afectar significativamente a la línea de tiempo de su proyecto.

    4. Supuestos de calidad/especificaciones

    Los supuestos de calidad pueden afectar al calendario de un proyecto si el nivel de calidad es deficiente, lo que obligaría a rehacer el trabajo. Las directrices de seguridad también juegan un papel importante cuando su equipo debe cumplir con ciertas especificaciones, en las que no hay lugar para el error y cualquier pequeña divergencia de las especificaciones puede impedir el éxito del proyecto.

    5. Supuestos de costes

    Las proyecciones de costes son un componente necesario de la planificación del proyecto. Las proyecciones de costes precisas son de vital importancia en la fase de presupuestación de un proyecto. El desarrollo de presupuestos a corto y largo plazo contribuye en gran medida a la creación de contratos, así como ayuda a mantener el coste total del proyecto dentro del presupuesto previsto. Los costes que suelen incluirse en el presupuesto de un proyecto son los costes salariales de las personas que trabajan en el proyecto, así como los salarios de los subcontratistas, el coste de los materiales, el equipo (ya sea el nuevo equipo comprado o alquilado para el proyecto o, en algunos casos, la depreciación del equipo existente relacionado con este proyecto) y los costes indirectos, como el alquiler del espacio, los servicios públicos, los suministros de oficina y otros costes periféricos.

    6. Supuestos de ubicación/medio ambiente

    Estos supuestos implican la ubicación en la que se realizará el trabajo y las condiciones ambientales en las que se lleva a cabo. Un proyecto puede verse afectado negativamente si se confía en suposiciones incorrectas y cambia la ubicación proyectada.

    Las suposiciones desempeñan un papel esencial en el desarrollo de un plan de gestión de riesgos. Como gestor de proyectos, debe identificar y gestionar tantas suposiciones como pueda para aumentar la probabilidad de que su proyecto se complete con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.

    Cómo gestionar las suposiciones del proyecto

    Las suposiciones del proyecto deben gestionarse con habilidad, ya que son una serie de piezas móviles en cualquier proyecto que podrían afectar en gran medida al éxito general del mismo. Se pueden hacer suposiciones basadas en proyectos anteriores similares, pero hay que vigilarlas cuidadosamente como riesgos potenciales. Si hay imprecisiones en cualquiera de las suposiciones del proyecto, debe identificarlas y corregirlas rápidamente, y luego asegurarse de documentar y comunicar los cambios a las partes necesarias.

    En el peor de los casos, las suposiciones relacionadas con equipos de terceros o miembros del equipo pueden conducir a resultados peligrosos, ya que estas suposiciones infieren un nivel de confianza en las personas y los equipos de que todo funcionará correctamente y el trabajo se completará a tiempo y dentro del alcance del proyecto. Lo mismo puede decirse del uso de equipos y/o metodologías no probados— si no funcionan como se espera, el proyecto puede sufrir un golpe devastador.

    Para evitar estos problemas en la medida de lo posible, el equipo del proyecto debe comunicar los problemas o las preocupaciones al director del proyecto de inmediato, de modo que se puedan realizar ajustes y evitar las crisis. Es responsabilidad del gestor del proyecto asegurarse de que las suposiciones u observaciones realizadas por el equipo del proyecto se rectifiquen pronto y se supervisen a lo largo de todo el proyecto para maximizar las posibilidades de éxito.

    Los cambios en las suposiciones ocurren, ya que no son más que conjeturas basadas en experiencias anteriores. Si los costes medios, los recursos u otras proyecciones del proyecto han cambiado, es importante identificar exactamente dónde y cuándo se ha producido el cambio para poder determinar el impacto que tendrá en el éxito del proyecto y ajustarlo según sea necesario.

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