Una decisión importante sobre el PTO (tiempo libre remunerado) como sustituto de las vacaciones y los días de enfermedad por separado es crucial para la moral, la contratación y la retención de los empleados. Además, puede ayudar a reducir las ausencias no programadas, lo que contribuiría a aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Comprender las ventajas e inconvenientes del PTO puede ayudarle a determinar si es adecuado para su empresa.
En este artículo, hablamos de lo que es el PTO y de los diferentes tipos de PTO, así como de las principales ventajas y desventajas.
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¿Qué es el PTO?
Un empleado puede utilizar el tiempo libre remunerado para vacaciones, bajas por enfermedad y días personales según sus necesidades o deseos. Las políticas de PTO suelen dividirse en dos categorías:
- Tradicional: Con este tipo de política, la cantidad de PTO que está disponible puede aumentar cuanto más tiempo pasa un empleado en una organización y el saldo es seguido por un gerente o administrador
- Ilimitado: Con este tipo de PTO, el tiempo libre se da a discreción del empleador, que luego aprueba las solicitudes si el empleado está en buen estado y si no hay nada que se vería afectado por su ausencia
Las investigaciones demuestran que los empleados realmente utilizan menos tiempo de vacaciones cada año cuando se les da tiempo ilimitado para utilizarlo como quieran. Mientras que algunos empresarios ven esto como una ventaja, otros creen que el tiempo libre es importante para la salud mental y física de los empleados. Por este motivo, algunos aplican una política de PTO tradicional y limitada.
Cada estado tiene sus propias leyes sobre el tiempo de PTO y los empleadores tienen que cumplir con las directrices de su estado. Aunque no hay leyes federales que proporcionen directrices para el PTO, algunos estados tienen directrices relativas a:
- Si el PTO se considera un salario ganado
- Si el empresario puede aplicar una política de «úsalo o piérdelo».
- Si el salario por el tiempo de PTO no utilizado debe pagarse al separarse del empleo
- Si el empleador puede establecer las reglas para las vacaciones y el PTO
Aunque el PTO y el tiempo de vacaciones se utilizan a menudo indistintamente, hay una diferencia. El PTO se refiere a todo el tiempo que un empleado pasa fuera del trabajo, incluyendo no sólo las vacaciones sino también el tiempo de enfermedad o los días personales. Las vacaciones son un subconjunto del PTO. En otras palabras, el tiempo de vacaciones es PTO, pero el PTO no siempre puede utilizarse para las vacaciones.
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Ventajas del PTO
Hay una serie de ventajas para los empleadores que ofrecen PTO:
- Eleva la moral
- Mejora la retención de los empleados
- Fomenta un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada
- Proporciona una ventaja competitiva
- Reduce las ausencias no programadas
- Facilita el seguimiento de las ausencias
Eleva la moral
Se ha demostrado que los empleados que se ausentan periódicamente del trabajo tienen un mejor rendimiento a lo largo del año. El tiempo de ausencia les permite descansar y recargarse, y regresar listos para rendir al máximo.
Mejora la retención de los empleados
Los empresarios que ofrecen tiempo libre remunerado como parte de su paquete de beneficios ayudan a los empleados a sentirse apreciados y capacitados. Esto, a su vez, puede animarles a permanecer en la empresa durante más tiempo.
Fomenta un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal
Cuando los empleados sienten que tienen un equilibrio entre el trabajo y la vida privada, esto puede ayudar a reducir su estrés general y hacer que se sientan más realizados personalmente. Esto se traduce directamente en su rendimiento en el trabajo y puede ayudar a los empleados no sólo a rendir más, sino también a ser más productivos.
Proporciona una ventaja competitiva
Ofrecer un paquete de beneficios competitivo que incluya PTO es más atractivo que las empresas que distinguen entre vacaciones y pago por enfermedad, lo que puede aumentar la probabilidad de atraer a los mejores talentos a su empresa.
Reduce las ausencias no programadas
Cuando los empleados tienen días de baja por enfermedad independientemente de los días de vacaciones, el empresario nunca sabe cuándo va a echar de menos a un miembro de su equipo. Cuando los días de enfermedad se incluyen como parte del PTO, es más probable que los empleadores tengan un aviso previo en el que puedan planificar más eficazmente las ausencias.
Facilita el seguimiento de las ausencias
Ofrecer un número elevado de días de PTO suele ser mucho más fácil de controlar que cuando los empleadores deciden separar el tiempo que los empleados pasan fuera del trabajo en vacaciones y enfermedad.
Desventajas del PTO
Hay algunas desventajas que debes tener en cuenta al pasar a PTO:
- La resistencia a utilizar el PTO como tiempo de enfermedad
- Dificultad en la transición desde los métodos anteriores
- Riesgo de utilizar todo el tiempo
- Aumento del volumen de solicitudes
- Implicaciones financieras
Resistencia a utilizar el PTO como tiempo de enfermedad
Los empleados suelen resistirse a la idea de utilizar sus días de PTO—tiempo que pueden querer reservar para vacaciones—para días de enfermedad. En su lugar, pueden optar por acudir al trabajo cuando están enfermos.
Dificultad en la transición de los métodos anteriores
Si su empresa anteriormente llevaba un registro de las vacaciones y los días de enfermedad por separado, decidir cómo encajará el tiempo previamente acumulado en una nueva política de PTO puede ser un reto.
Riesgo de utilizar todo el tiempo
Existe el riesgo, con el PTO, de que los empleados utilicen todo su tiempo libre antes de que termine el año, dejándolos sin días de sobra si hay una enfermedad o emergencia familiar. Las empresas deben saber cómo gestionar a los empleados que utilizan todo su PTO a principios de año y no tienen tiempo restante si surge algún imprevisto.
Aumento del volumen de solicitudes
Los empleados tienden a tomarse más días libres cuando existe una política de PTO, lo que puede afectar a las necesidades de programación de la empresa.
2. Implicaciones financieras
Algunos estados exigen que se paguen ciertos tipos de tiempo libre cuando un empleado deja su lugar de trabajo. Si se agrupan los días de enfermedad y de vacaciones, puede aumentar el pago que se exige a los empleados.
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Cómo hacer un seguimiento del PTO
Hay varios métodos diferentes que puede utilizar para hacer un seguimiento del PTO. Entre ellos:
1. Utilizar hojas de cálculo
Este método se basa en la introducción manual, pero puede ser muy eficaz si no tiene un gran número de empleados. Puede crear una plantilla para su hoja de cálculo y tener líneas en la parte superior para las fechas de inicio y fin del período de pago. A continuación, puede tener encabezados de columna como «saldo inicial,» «utilizado» y «saldo final.»
2. Software de seguimiento del tiempo
Existe un software independiente de seguimiento del tiempo que le permite supervisar el PTO de los empleados y generar informes personalizados. Los empleados pueden utilizar estos sistemas para presentar solicitudes de tiempo libre, que sus jefes pueden revisar para su aprobación.
3. Software de nóminas y RRHH
El software de nóminas y de recursos humanos de la empresa suele tener la funcionalidad de hacer un seguimiento del tiempo de PTO de los empleados. Este método es eficaz si desea administrar las funciones de recursos humanos en la empresa en lugar de subcontratarlas. Con este tipo de software, el tiempo de PTO suele actualizarse después de cerrar la nómina de cada período de pago. También suele tener la opción de generar informes personalizados para los empleados o los directivos.