PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Cuáles son los componentes de un formulario W-9? (Más la definición)

Los formularios fiscales que completes pueden depender de tu trayectoria profesional. Si trabajas como autónomo, es posible que tus clientes te pidan que rellenes el formulario W-9. Entender la finalidad del formulario W-9 y en qué se diferencia de otros documentos fiscales puede ayudarte a incluir la información necesaria y a proteger tus datos personales.

En este artículo, exploramos qué es un formulario W-9, las entidades empresariales que pueden utilizarlo y consejos para presentar el documento.

¿Qué es un formulario W-9?

Un formulario W-9, o la Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es un documento fiscal que proporciona detalles sobre un profesional autónomo que recibe un pago de un cliente. A diferencia de las empresas con empleados a tiempo completo, las organizaciones que contratan a autónomos no son responsables de retener impuestos, como los de la renta, la Seguridad Social y el Medicare. Es el deber del freelancer identificar la cantidad de impuestos que debe y reportar sus ingresos anuales correctamente.

Por ejemplo, una corporación financiera busca un escritor de contenidos para que escriba entradas de blog que eduquen a los clientes sobre cómo tomar decisiones efectivas con su dinero. El escritor de contenidos cobra 500 dólares por 15 entradas de blog, y la corporación paga esa cantidad exacta, lo que significa que no dedujo ningún impuesto del precio inicial. Ahora el redactor de contenidos paga sus impuestos con los 500 dólares que recibió de la empresa. El formulario W-9 documenta el ingreso total del escritor para el año.

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¿Cuáles son los componentes de un formulario W-9?

Los componentes de un formulario W-9 incluyen:

  • Nombre: Escriba su nombre completo, incluyendo su nombre, apellido y segundo nombre, si es aplicable. Asegúrese de que su nombre es idéntico al que escribe en otros formularios de impuestos.
  • Dirección: Incluya el nombre de la calle, la ciudad y el estado donde reside actualmente, así como el código postal correcto. Si vive en un apartamento, escriba el número de su unidad.
  • Número de Identificación del Contribuyente (TIN): Su TIN es un número de nueve dígitos que le identifica como autónomo ante el IRS, y es aplicable si rellena el formulario como empresa.

    Clasificación fiscal: La clasificación fiscal indica el tipo de negocio que dirige. Las opciones incluyen individuo, LLC de un solo miembro o propietario único.

    Número de Seguridad Social (SSN): Si su clasificación fiscal es individuo o propietario único, entonces su SSN sería suficiente en lugar de su TIN.

  • Firma: La firma y la fecha ilustran su reconocimiento de que la información que escribió en el formulario es correcta.
    • ¿Quién utiliza un formulario W-9?

      Hay múltiples grupos de personas que añaden su información fiscal a los formularios W-9 para cumplir con los requisitos del IRS. Su elegibilidad para los formularios W-9 a menudo depende del formato de su negocio y la forma en que recibe la compensación por sus servicios. Los profesionales que utilizan un formulario W-9 incluyen:

      • Profesionales autónomos: En lugar de ser empleados permanentes, los profesionales autónomos prestan servicios a una empresa a cambio de una remuneración. Introducen su información fiscal en los formularios W-9 y los presentan a sus clientes.
      • Consultores: Las organizaciones contratan a consultores para obtener un punto de vista imparcial sobre el funcionamiento de la empresa y las formas de mejorar sus funciones. Dado que los consultores trabajan con la organización durante un tiempo limitado, tampoco son empleados a tiempo completo, lo que les permite rellenar el formulario W-9.
      • Profesionales del comercio: Algunos profesionales del comercio, como carpinteros, electricistas y fontaneros, trabajan como empresarios, lo que les da la flexibilidad de determinar a qué empresas o personas quieren prestar sus servicios. Sus negocios pueden requerir que entreguen formularios W-9.

      ¿En qué se diferencia un formulario W-9 de un formulario W-4?

      Mientras que el formulario W-9 es un documento para contratistas independientes, el formulario W-4 es un documento para empleados. Conocer su conexión profesional con un empresario puede ayudarle a determinar qué formulario debe solicitar y completar. Aquí hay formas comunes de diferenciar entre el empleo a tiempo completo y el trabajo por contrato:

      • Gestión: Piense en el enfoque de la asignación de tareas para que usted las complete. Si tiene más flexibilidad, lo que significa que alguien en una posición de liderazgo no está evaluando formalmente su productividad, entonces puede ser un profesional contratado en lugar de un empleado permanente.
      • Beneficios: Contemple si la organización le ha ofrecido algún beneficio por su trabajo, incluyendo tiempo libre pagado (PTO), seguro médico y de vida y un plan de jubilación. Los beneficios son comunes entre los empleados a tiempo completo, pero no entre sus homólogos autónomos.
      • Suministros: Si usted proporciona sus propios suministros y tecnología para realizar las tareas de trabajo, podría ser un profesional contratado o autónomo. Las organizaciones suelen dar a los empleados permanentes equipos para cumplir con sus funciones, como ordenadores de trabajo y espacios de oficina.

      Lee más: Cómo rellenar un formulario W-4

      ¿En qué se diferencia un formulario W-9 de un formulario 1099?

      Aunque tanto un formulario W-9 como un formulario 1099 pertenecen al trabajo autónomo, hay una diferencia entre ellos. Un formulario 1099 sirve como registro de la cantidad total de compensación que un no empleado recibió por sus servicios durante todo un año. Su objetivo es documentar cuánto les pagaron las empresas, sobre todo cuando ganan más de 600 dólares en ese año.

      Lee más: ¿Cuándo se necesita un formulario 1099 y dónde se consigue?

      ¿Dónde puedo encontrar un formulario W-9?

      Puedes descargar una copia en blanco de un formulario W-9 desde el sitio web del IRS, que tiene la copia más actualizada para usar. Si prefiere escribir sus datos, puede imprimir el archivo. Si no, puedes escribir tus datos, lo que puede asegurar que sea legible para la organización que te ha contratado como autónomo. Además, si usted es dueño de un negocio que persiguió a un profesional contratado, entonces podría ser útil entregar el formulario W-9 personalmente para facilitar que el contratista lo llene y lo devuelva.

      Relacionado: Pasos para contratar a un empleado 1099 (más los formularios que se requieren)

      ¿Cuáles son algunas pautas para llenar un formulario W-9?

      Si usted es un autónomo que rellena un formulario W-9 para sus clientes, considere seguir estos consejos:

      Proteja sus datos personales

      El formulario W-9 contiene información sensible sobre usted, incluyendo su número de la Seguridad Social y su dirección. Proteja su información confirmando la credibilidad de la persona u organización que recibirá su documento. Por ejemplo, si el receptor es un cliente, puede ser útil verificar su identidad para asegurarse de que es de confianza y de que utiliza el formulario W-9 por las razones correctas. Considere la posibilidad de hablar con ellos en más de una ocasión hasta que se sienta cómodo enviando el documento.

      Utilice un método de entrega fiable

      Una vez que esté seguro de enviar el formulario W-9, es importante utilizar un método de entrega adecuado para asegurarse de que la parte correcta recibe el documento. Si prefiere adjuntar el formulario en un correo electrónico, contemple la posibilidad de encriptar el archivo para que personas ajenas a la empresa no puedan detectar la información que ha incluido.

      Otra opción es visitar la organización o el cliente cara a cara y entregar el formulario en sus manos. Puedes colocar el documento en un sobre con tu nombre y título en el frente para evitar que el formulario se pierda o se confunda con otro documento. Una vez que lo entregue, también puede ponerse en contacto con el receptor por correo electrónico para que le confirme por escrito que ha entregado el formulario.

      Pregunte si necesita ayuda

      Si no está seguro del proceso de cumplimentación del formulario W-9, pida ayuda a alguien. Obtener una aclaración puede permitirle incluir todos los detalles que exige el IRS. Si es la primera vez que trabaja para una empresa, considere la posibilidad de preguntar a un representante del departamento de recursos humanos qué tipo de empleado es usted. Si le responden que es un empleado a tiempo completo, entonces sabrá que tiene que rellenar el formulario W-4 y no el W-9. Si alguien que no es su cliente le solicita el formulario W-9, considere la posibilidad de preguntar por qué podría necesitarlo. Anticiparse a los grupos que pueden requerir su presentación puede ayudarle a diferenciar entre las fuentes creíbles y los receptores que puede necesitar confirmar. Recuerde verificar la legitimidad de una solicitud antes de enviar el formulario, lo que puede ayudarle aún más a proteger su información personal.