Qué incluir en un manual del empleado

Tanto si un empleado es nuevo en una empresa como si lleva mucho tiempo en el equipo, necesita un recurso para conocer las políticas y la información relacionadas con el trabajo. Un manual del empleado es una herramienta personalizable que puede adaptarse a cualquier empresa de cualquier sector. Lo que se incluye en un manual del empleado suele ser una preocupación para los profesionales de RRHH y la dirección, pero su contenido afecta a todos los empleados. En este artículo, explicamos lo que debería incluirse en un manual del empleado junto con consejos para ayudarle a crear el suyo propio.

¿Qué debe incluir un manual del empleado?

Un manual del empleado contiene la información necesaria sobre las políticas de la empresa, los requisitos legales para la empresa y los empleados, las leyes laborales estatales y federales y otros materiales de referencia sobre el lugar de trabajo. Estas son las secciones más importantes que debe incluir un manual del empleado:

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Procesos de bienvenida y de nuevas contrataciones

La sección de apertura de su manual debe incluir una carta de bienvenida del director general u otro líder de la empresa que establezca un tono positivo para el manual del empleado. Utilice esta sección para establecer una conexión agradeciendo al empleado su incorporación al equipo.

A continuación, aborda lo que puede esperar un empleado recién contratado al empezar a trabajar. Si hay un periodo de prueba antes de que los empleados se impliquen plenamente en la empresa, descríbalo aquí. También puede dar detalles específicos sobre los requisitos de identificación en el edificio, la ubicación de la empresa e información sobre el aparcamiento y los desplazamientos a la oficina.

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Información de la empresa

Otra parte importante que debe incluirse en el principio de su manual del empleado es una sección que hable de la empresa y de sus directores.

  • Historia de la empresa: Comparta cómo empezó la empresa y explique cómo ha crecido. Conocer la historia de la empresa ayuda a los empleados a tener un sentimiento de comunidad cuando están conectados a una historia más amplia.
  • Misión de la empresa: Explicar la misión de la empresa con una declaración clara de lo que hace la empresa y por qué lo hace. Mostrar a los empleados que tiene un objetivo más grande en mente que las tareas diarias de un trabajo también humaniza el lugar de trabajo.
  • Valores de la empresa: Este es el lugar para compartir los principios e ideales del negocio.
  • La cultura de la empresa: Describa su entorno de trabajo haciendo declaraciones sobre lo que supone formar parte de su empresa. Comparte cómo fomentas un ambiente de equipo positivo.

Políticas y cultura de la empresa

Una gran parte de su manual del empleado incluirá las políticas que rigen el trabajo diario en el puesto de trabajo. Aquí es también donde se incluyen los procedimientos y comportamientos más importantes para su empresa.

  • Código de conducta: Dedica una parte de tu manual a introducir un código de conducta para los empleados. Establezca directrices claras sobre lo que es un comportamiento aceptable durante el tiempo de la empresa.
  • Horario: Enumera las horas de trabajo diarias de los empleados en la oficina, con las excepciones de los horarios remotos o flexibles. Explica el sistema de tiempo que utilizan los empleados y cómo se hace el seguimiento de las horas tanto para los puestos asalariados como para los que trabajan por horas.
  • de asistencia: Establezca las expectativas de asistencia, incluidas las políticas sobre retrasos y salidas anticipadas. Aquí es donde usted hace saber a los empleados sus expectativas para contactar con la persona adecuada para cada situación.
  • Vestirse: Tanto si su sector exige un determinado equipo de seguridad como si espera una vestimenta formal en la oficina, sea claro sobre las directrices de su empresa. Es útil incluir las expectativas generales en lugar de una lista de normas. Por ejemplo, dé la pauta de que toda la vestimenta debe tener un aspecto limpio y ordenado. También puede definir los estilos de vestimenta aceptables, como el informal de negocios.
  • Pausas y comidas** Comunique a los empleados su política sobre la duración y la frecuencia de las pausas y las comidas. También puede incluir detalles sobre las salas de descanso de la empresa con servicios públicos como refrigeradores de agua, neveras y máquinas de bebidas.
  • Uso de la tecnología: Tu empresa debe tener una política que regule el uso adecuado de la tecnología en el lugar de trabajo. Esto puede incluir ordenadores y programas informáticos, Internet y tecnología personal como los teléfonos móviles. Debe definir claramente cómo se utiliza la tecnología en la oficina, tanto para las necesidades personales como para las empresariales.
  • Usa las drogas y fuma: En esta sección, también puedes incluir las políticas de la empresa relativas a la no tolerancia del consumo de drogas, así como las directrices para los trabajadores que fuman. Indique a los empleados dónde y cuándo pueden fumar mientras están en el trabajo.

Requisitos legales

Su manual del empleado debe contener ciertas declaraciones legales para asegurarse de que ambas partes entienden sus derechos en el lugar de trabajo. Hay que abordar las leyes federales y locales, así como las cláusulas sobre el trabajo y el propio manual.

  • Ley de baja médica familiar (FMLA): Todos los empleadores deben respetar las leyes federales y estatales relativas a los permisos por parto, cuidado de un familiar o enfermedad personal.
  • Compensación laboral: Muchos estados exigen a las empresas que publiquen políticas que indiquen lo que ocurre si un empleado se lesiona en el trabajo.
  • Políticas de no discriminación e igualdad en el empleo: El Departamento de Trabajo de EE.UU. exige a los empleadores que afirmen que cumplen estas directrices para la contratación y para garantizar la igualdad de trato en el lugar de trabajo.
  • Discapacidades: Las empresas también deben abordar cómo acomodar a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo y en sus procesos de contratación.
  • No es un contrato: Es importante incluir una cláusula en la que se indique que el manual del empleado no es un contrato para él y que el trabajo puede ser rescindido a voluntad por cualquiera de las partes.
  • Sujeto a cambios: Su manual debe explicar que las políticas que contiene pueden ser modificadas por la empresa en cualquier momento. También debe indicar que notificará a los empleados cualquier cambio en la política de la empresa.
  • Reconocimiento de los empleados: Los empleados deben firmar un documento, en formato digital o en papel, en el que conste que han recibido y entendido el manual. También debe confirmar que entienden que están obligados a seguir las políticas del manual.

Políticas de tiempo libre remunerado

El manual del empleado ofrece a los trabajadores información sobre cómo gestiona la empresa el tiempo libre. Asegúrese de incluir las políticas de solicitud de tiempo libre y de baja por enfermedad. Informe a los empleados de si combina ambos en un número determinado de días disponibles para el tiempo libre remunerado. También debe incluir una lista de los días festivos pagados que celebra la empresa.

Beneficios

Tanto si tienes un departamento de RRHH en la oficina como si lo subcontratas a otra empresa, utiliza el manual del empleado para describir los beneficios que ofrece tu empresa. Hable de la asistencia sanitaria, los planes 401(k) y las pólizas de seguro de vida disponibles para los empleados. Asegúrese de incluir la cantidad que la empresa aporta al plan, si procede. Dado que las prestaciones están más sujetas a cambios que otras partes del manual, es mejor ofrecer una visión general con instrucciones sobre dónde consultar la información más actualizada.

Ascensos y compensación

Utilice esta sección del manual del empleado para dar detalles específicos sobre cómo se paga a los empleados y cuándo. Incluya aquí información sobre compensaciones adicionales, como opciones sobre acciones o bonificaciones. También debe explicar cómo la empresa gestiona los ascensos y las promociones en esta parte del manual.

Normas de rendimiento

Los manuales del empleado suelen contener información sobre el proceso de revisiones y evaluaciones del desempeño del trabajo. Explique por qué cree que las evaluaciones son importantes. A continuación, explique su proceso y facilite los plazos para la realización de estas revisiones. Si es posible, facilite las normas utilizadas para evaluar a los empleados. También puede dirigir a los empleados a la dirección o a RRHH si tienen preguntas específicas sobre el proceso de revisión.

Políticas de disciplina y despido

Es importante definir claramente las acciones que requieren medidas disciplinarias. Su manual debe explicar cada paso del proceso disciplinario y cómo el último paso disciplinario conduce al despido. Esta sección también puede utilizarse para incluir información sobre cómo los empleados pueden presentar una queja si creen que necesitan buscar un trato justo.

Salud y seguridad en el trabajo

El manual del empleado debe indicar que la seguridad es importante en el lugar de trabajo. El manual debe abordar los procedimientos de emergencia, como qué hacer en caso de incendio o violencia en el lugar de trabajo. Puede ser útil anotar en el manual la ubicación de los extintores, los primeros auxilios y las vías de evacuación.

Algunos sectores se rigen por normas de seguridad específicas que regulan procesos como la fabricación y el tratamiento médico. Asegúrate de que tu manual incluye las normas que exige tu ámbito de trabajo.

Recursos adicionales

Utilice la última sección de su manual para abordar cualquier otra política o información que necesiten sus empleados. Puede incluir información de contacto de agencias o enlaces a leyes de empleo estatales y federales. También puede incluir una lista de términos pertinentes a su lugar de trabajo o un directorio de los puestos dentro de la empresa.

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Consejos para redactar un manual del empleado

Pruebe estas ideas para maximizar su contenido en el proceso de creación de su manual del empleado:

  1. Haga que su tono sea positivo: Elija sus palabras para reflejar una actitud edificante en todo lo que comparta. Los empleados que lean su manual deben sentirse capacitados al conocer las expectativas de la empresa y las políticas que promueven la equidad. Utiliza el manual como una herramienta para que los empleados tengan éxito, en lugar de una forma de invocar una sensación de poder de la empresa.
  2. Mantenga unas directrices sencillas: Es más útil dar a los empleados unas directrices sobre el comportamiento preferido que una lista específica de todas las posibles infracciones. El manual debe facilitar el flujo de información en lugar de las normas.
  3. Personalice un manual que se adapte a su empresa : Utiliza tu manual para mostrar lo que hace que tu empresa sea única, comunicándolo de forma que refleje tu cultura. Eso podría significar dar detalles sobre cómo su empresa promueve un ambiente de equipo o utilizar su carta de bienvenida para compartir una historia personal del director general.
  4. Cree una plantilla: Si gestionas un negocio en varios estados o países, utiliza un manual base que personalices para adaptarlo a cada lugar con las leyes y normativas regionales. También puedes utilizar una plantilla para personalizar tu manual para los distintos departamentos.
  5. Compártalo digitalmente: Facilite el acceso a su manual desde cualquier dispositivo utilizando un formato digital. Esto también ayudará a reducir los residuos cuando un empleado deje la empresa y ya no necesite el manual.

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