Reserva de cuentas por cobrar: Qué es y cómo utilizarla

Las reservas de cuentas por cobrar (AR) son cuentas que se utilizan para contrarrestar las pérdidas en las que incurren las empresas cuando los clientes no pagan las facturas. La reserva de cuentas por cobrar ayuda a las empresas a no experimentar adversidades financieras debido a la falta de pagos. Las cuentas de reserva compensan los efectos de las facturas impagadas cuando los clientes se declaran en quiebra o se niegan a pagar. En este artículo, explicamos qué es una reserva AR, los beneficios de las reservas AR, qué es una reserva de morosidad y los beneficios de las reservas de morosidad.

¿Qué es una reserva de cuentas por cobrar?

Una reserva AR es una cuenta que las empresas y los negocios crean para compensar las pérdidas sufridas después de que los clientes no remitan los pagos de las facturas pendientes. La mayoría de las empresas y negocios venden sus bienes y servicios a sus clientes a crédito. Por ejemplo, una empresa de servicios públicos facturará a sus clientes después de recibir la electricidad. Las empresas prestan los servicios, envían una factura y luego esperan el pago. Durante este periodo de espera, las facturas impagadas se consideran cuentas por cobrar. A continuación, se presentan ideas sobre el funcionamiento de las cuentas por cobrar.

¿Qué es una cuenta por cobrar?

Las cuentas por cobrar son las facturas pendientes que los clientes le deben por los servicios y bienes que compraron en el pasado. Los pagos se cobran después del tiempo acordado y se registran como activos en los balances de una empresa. Las cuentas por cobrar se utilizan como parte de la contabilidad por devengo y se clasifican como activos porque el efectivo cobrado proporciona valor a la empresa. A veces los clientes no pagan las facturas. Como medida de precaución, las empresas crean una cuenta de reserva que ayudará a compensar las facturas impagadas.

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Beneficios de una reserva de cuentas por cobrar

El principal beneficio de crear reservas de cuentas por cobrar es proteger a su empresa contra los efectos financieros causados por la falta de remisión del pago de alguna factura pendiente por parte de los clientes. Con suficientes fondos de reserva, una empresa puede pagar a sus proveedores o vendedores sin fallar y evitar así las penalizaciones o tasas por incumplimiento o retraso en el pago de las cuentas por pagar. Los pagos fallidos o retrasados aumentan las obligaciones de la deuda, lo que dificulta que la empresa siga siendo financieramente estable.

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¿Qué es una reserva de impagados?

Las reservas de morosidad son provisiones establecidas para cubrir las pérdidas que se producen cuando los clientes no pagan sus facturas o préstamos. Las reservas de morosidad prevén las pérdidas para disminuir el impacto financiero de los impagos. Si vende a clientes a crédito, existe la posibilidad de que algunos clientes no paguen la mercancía. Para mantener la estabilidad financiera, necesita un plan para que los estados financieros sean realistas. Las reservas de incobrables son cuentas de contrapartida diseñadas para compensar las cuentas de deudores. El RA tiene un saldo deudor, mientras que las reservas de incobrables tienen un saldo acreedor, y el resultado son los saldos netos de las cuentas por cobrar reportados en los balances.

Por ejemplo, su balance puede tener 100.000 dólares como cuentas por cobrar y una compensación de deudas incobrables de 5.000 dólares. El saldo neto de su cuenta por cobrar se registrará en el balance como 95.000 dólares. Las reservas para deudas incobrables están diseñadas sólo para compensar las cuentas por cobrar' s comerciales. No obstante, puedes establecer las mismas cuentas de contrapartida para otras cuentas por cobrar, como los anticipos de nómina entregados al empleado. A continuación, te presentamos los aspectos esenciales que debes conocer sobre una reserva de incobrables:

Cómo calcular una reserva de incobrables

Para establecer unas reservas de morosidad adecuadas, las empresas calculan sus porcentajes de morosidad:

  1. Dividir los créditos incobrables entre el total de cuentas por cobrar en un tiempo determinado
  2. A continuación, multiplique la respuesta por 100

Por ejemplo, utilizando el método de cálculo de deudas incobrables de cancelación directa, si su empresa tiene 10.000.000 de dólares en la cuenta de cuentas por cobrar en un año determinado, los clientes no remiten o se niegan a remitir 500.000 dólares. El porcentaje de incobrables será del 5%.

Aunque el método de amortización directa es una forma precisa de determinar los créditos incobrables, muchas empresas evitan este método porque el momento de la venta y el momento en que una deuda se declara incobrable pueden diferir.

Estimación de la reserva de incobrables

Al igual que otras empresas, puede basar sus necesidades de reservas de impagados en las estimaciones de los porcentajes de impagados de años anteriores y en los aspectos económicos que afectan a sus negocios. Por ejemplo, cuando la economía es próspera, muchas empresas esperan que los créditos incobrables sean menores en comparación con otros años, mientras que la geopolítica, la inestabilidad del mercado, las recesiones y otros aspectos económicos adversos pueden hacer que las estimaciones de créditos incobrables sean mayores. Otros aspectos que las empresas pueden tener en cuenta en la estimación de la reserva de créditos incobrables son los siguientes:

  • Tamaño de los posibles créditos incobrables
  • Los clientes colaterales ofrecen
  • La duración de la relación entre un cliente y la empresa
  • Cambios en las políticas de créditos

Para formular adecuadamente predicciones válidas, se evalúan varios clientes por separado en diferentes industrias y mercados globales. Los cálculos de la reserva de impagados ayudan a los equipos financieros a gestionar y contabilizar mejor las cuentas dudosas o el flujo de caja. No obstante, las estimaciones de los créditos incobrables pueden ser inexactas si surgen acontecimientos o factores imprevistos que causen un impacto económico en el flujo de caja.

Ventajas de una reserva de impagados

Una reserva de impagados es una herramienta fundamental que ayuda a cubrir los inevitables impagos. Los propietarios de empresas aceptan las pérdidas de las facturas impagadas y el coste de la gestión del proceso de calificación interna cuando sus clientes no pagan sus cuotas o se declaran en quiebra. Las cuentas de reserva sirven para compensar las pérdidas, ya que el autoaseguramiento mediante una reserva de impagados no conlleva costes directos, pero proporciona beneficios en caso de pérdidas catastróficas. Sin duda, las facturas impagadas debilitan el flujo de caja de las empresas, pero las cuentas de reserva ayudan a contrarrestar las pérdidas y a equilibrar los balances financieros.

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Cómo poner una reserva en un crédito contable

Como empresa que vende a crédito, es posible no cobrar el importe total del crédito. Dar de baja lo incobrable como deuda incobrable es fundamental. Los clientes que no pagan pueden impugnar el importe cobrado, haberse declarado en quiebra o no pagar. Hay varios métodos para crear una cuenta de reserva en los créditos, dependiendo de las razones de los créditos incobrables, el periodo de venta y el momento en que se registra la factura como incobrable. Estas son algunas de las formas en las que se puede poner una reserva en las cuentas por cobrar contables.

1. Método de entrada inicial

Los acuerdos de postventa se completan con contratos de pago. Los contables contabilizan las ventas en las cuentas de resultados, y el importe que los clientes deben a la empresa se registra como activo en el balance. Si la venta se convierte en un crédito incobrable, las cuentas por cobrar se reducen en los balances, y la empresa registra un gasto por créditos incobrables en las cuentas de resultados.

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2. Cancelación directa

El método de cancelación directa identifica las cuentas incobrables como gastos cuando las deudas se declaran incobrables. Este método se aplica cuando es evidente que los clientes no pueden pagar. En este método no se utilizan las cuentas de provisión, sino que las cuentas por cobrar se cancelan directamente en los gastos. El saldo de las cuentas por cobrar se contabiliza como activo corriente en los balances. En consecuencia, el balance puede informar de una cantidad mayor de la que se va a cobrar. Los gastos de los créditos incobrables también pueden figurar en las cuentas de resultados durante varios años después de la venta.

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3. Método de provisión

Las empresas pueden cancelar una deuda incobrable en lugar de incurrir en las pérdidas inmediatamente. El método de provisión utiliza el principio de contabilidad generalmente aceptado (GAAP), ya que la estimación de una cuenta incobrable se realiza al final del año. La cuenta de reserva se crea en función de las ventas del año o en función de los saldos de las cuentas por cobrar'. Como contrapartida a las cuentas por cobrar, la reserva para incobrables, también llamada reserva para cuentas de dudoso cobro, reduce las cuentas por cobrar a un valor neto realizable (la cantidad que una empresa prevé cobrar de las cuentas por cobrar).

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