¿Qué es un 5s? (con ejemplos)

Las 5s son un sistema útil para que las empresas mantengan la organización en su lugar de trabajo, al tiempo que la limpieza es una prioridad. Con el sistema de las 5s, se puede desordenar el lugar de trabajo, limpiar el espacio y crear pasos que ayuden a gestionar el flujo de trabajo de forma eficiente. Si está interesado en coordinar un sistema de limpieza y organización en su espacio de trabajo, conocer el sistema de las 5s puede resultarle útil. En este artículo, hablamos de lo que son las 5s, explicamos qué incluyen sus diferentes partes y le ofrecemos ejemplos de las 5s en el lugar de trabajo.

¿Qué es el 5s?

5s es un sistema que los profesionales de un lugar de trabajo pueden utilizar para asegurarse de que actúan con eficiencia, seguridad y pulcritud. Traducidas del japonés, las cinco frases de este sistema son clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar y sostener. Se centra en la organización del equipo y las herramientas para que el espacio de trabajo sea fácilmente accesible, esté limpio y esté listo para que los empleados lo utilicen. Las empresas pueden utilizar el sistema de las 5s de forma rutinaria, como una vez a la semana, al mes o al año, para asegurarse de que su espacio de trabajo está bien mantenido.

Éstas son las industrias que pueden beneficiarse del uso del sistema de las 5s:

  • Finanzas
  • Educación
  • Fabricación
  • Sanidad
  • Paisaje
  • Gubernamental
  • Marketing
  • Venta al por menor
  • Tecnología
  • Construcción

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Beneficios de las 5s

Aquí hay varias maneras en que una empresa puede beneficiarse del uso del sistema 5s:

  • Mejora la calidad general del negocio: El uso de este sistema mejora la calidad general de la empresa, ya que anima a los empleados a ser proactivos en la limpieza y organización de su espacio de trabajo.

  • Entorno más seguro: Si la dirección le anima a utilizar el sistema de las 5S, puede tener un entorno de trabajo más seguro si lo mantiene organizado, limpio y bien mantenido.

  • Aumenta la productividad: Eliminar los elementos innecesarios de su espacio de trabajo puede aumentar la productividad, ya que puede pasar menos tiempo buscando el equipo correcto.

  • Menos residuos: Al donar o reciclar los artículos que no usas, estás generando menos residuos en tu lugar de trabajo.

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Partes de 5s

Estas son las diferentes partes del sistema 5s:

1. Ordenar

La primera parte del sistema consiste en evaluar todas las herramientas, materiales y equipos de un lugar de trabajo para distinguir los elementos esenciales de los que no lo son. Esta etapa puede ayudarte a deshacerte de cualquier objeto innecesario en tu espacio de trabajo y dejar más espacio para los artículos esenciales. A continuación se presentan varias preguntas que puede hacerse a medida que avanza en el proceso de clasificación para ayudarle a determinar si un artículo es esencial o no:

  • ¿Con qué frecuencia utilizo este elemento?
  • ¿Cuándo fue la última vez que utilicé este elemento?
  • ¿Cuál es el objetivo de este elemento?
  • ¿Es necesario que este artículo esté en mi espacio de trabajo?

Una vez que haya determinado qué elementos no son esenciales, puede elegir entre las siguientes opciones:

  • Entregue los artículos no esenciales a otro departamento
  • Tire los artículos si están dañados o son inservibles
  • Reciclar los artículos
  • Coloque los artículos en el almacén

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2. Puesta en orden

Una vez que haya clasificado sus elementos, puede determinar las estrategias para saber dónde debe colocar los elementos esenciales. Tener un orden establecido para los artículos puede facilitar su búsqueda y ayudar a que su espacio de trabajo parezca más ordenado. Por ejemplo, si está organizando el material de oficina, como bolígrafos, papel y carpetas de archivo, puede colocar los artículos cerca de los empleados que utilizan ese material con más frecuencia. Aquí hay varias preguntas que puede plantearse a la hora de decidir el orden a seguir:

  • ¿Qué empleados son los que más utilizan estos artículos?
  • 2. ¿En qué momento del día se utilizan estos elementos?
  • ¿Hay algún grupo específico en el que pueda pedir estos artículos? (color, forma, tamaño)
  • ¿Puedo colocar estos artículos en un lugar que sea más fácil de alcanzar para los empleados?

3. Brillo

Esta parte consiste en limpiar el espacio de trabajo después de haberlo organizado, lo que incluye barrer, quitar el polvo, limpiar las superficies, desinfectar el equipo y pasar la fregona. Esto puede mejorar el espacio de trabajo y hacer que parezca más limpio. En tu lugar de trabajo, cada empleado puede limpiar su propio espacio, por ejemplo si tiene un equipo específico que utiliza o un espacio de oficina individual. Si todo el mundo comparte el espacio de oficina y el equipo, la dirección puede delegar tareas específicas a cada empleado, como asignar a uno de ellos la tarea de barrer el suelo y a otro la de desinfectar las encimeras.

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4. Normalizar

Después de haber completado las tres primeras partes del sistema de las 5s, cree un sistema de tareas estandarizadas que pueda completar de forma rutinaria, lo que le ayudará a mantener su espacio de trabajo limpio y organizado. Esto implica la creación de horarios que tú y tus compañeros podáis seguir, la asignación de tareas específicas y la creación de un tablero de instrucciones que muestre las tareas asignadas y la fecha preferida para completarlas. Algunas empresas utilizan una lista diaria de tareas que indica qué empleados deben completar las tareas de limpieza y una descripción de la tarea.

5. Sostener

Esta parte consiste en realizar el trabajo continuo de mantenimiento, limpieza y organización de los procedimientos. Es importante que todos los miembros de la empresa se impliquen en el sistema 5s, para que se convierta en una práctica empresarial a largo plazo. Lo ideal es que la empresa quiera que el sistema de las 5s se convierta en parte de su cultura empresarial, priorizando la limpieza y la organización. Sostener este sistema a largo plazo puede mostrar impactos positivos en un negocio.

Ejemplo de 5s

Este es un ejemplo del uso de 5s en el lugar de trabajo:

Ejemplo uno

La escuela primaria Lock Creek quiere utilizar el sistema de 5s para organizar mejor sus aulas y llevar un control de sus artículos. La administración pide a cada profesor que clasifique los artículos de su aula y determine los esenciales y los no esenciales. Después de hacer las preguntas de clasificación adecuadas, cada profesor retiró una media de cinco pupitres adicionales de su aula y dos alfombras que no estaban utilizando. La administración decide donar los artículos no utilizados a otro sistema escolar.

Con el material restante, los profesores organizaron su aula en beneficio de los alumnos, con los pupitres orientados hacia la pizarra y las alfombras junto a la estantería para que los alumnos tuvieran un lugar cómodo para leer.

Después de organizarse, los profesores limpiaron su aula, sacando brillo a los pupitres, fregando los suelos, aspirando las alfombras, limpiando la pizarra y quitando el polvo de la estantería. Una vez que terminaron de organizar y limpiar, la administración colocó en cada aula una lista de comprobación diaria en la que se describen las tareas de limpieza rutinaria del aula. Para mantener su sistema de 5s, los profesores realizan una limpieza a fondo del aula una vez a la semana y organizan el material del aula una vez al mes.

Ejemplo dos

Mark's Landscaping utiliza el sistema de las 5s para limpiar y organizar el almacén en el que guardan todas sus herramientas y equipos. En primer lugar, el propietario de la empresa, Mark, recorre todo el almacén y hace una lista de los equipos esenciales y no esenciales. Descubre que los empleados no utilizan cinco cortacéspedes y dos sopladores de hojas, así que los coloca en una unidad de almacenamiento para liberar más espacio en el almacén.

A continuación, Mark decide colocar el equipo de retirada de nieve en un lugar y el equipo de cuidado del césped en otro distinto para organizar mejor el espacio. Después de colocar el equipo en los lugares correctos, limpia a fondo el equipo, friega el suelo del almacén y friega la suciedad de las paredes.

Mark creó entonces un tablero de instrucciones para colgar en la pared del almacén en el que se detallan los deberes de limpieza y organización de sus empleados. Según el tablón, sus empleados deben limpiar el almacén una vez a la semana y organizar su equipo dos veces al año, lo que ayuda a mantener el sistema de las 5.

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