Gestión de proyectos: ¿Qué es el alcance?

Una definición precisa del alcance puede ayudar a todas las partes interesadas a entender el trabajo a realizar y los límites del proyecto. Una comunicación clara aumenta las posibilidades de éxito. Si te planteas dirigir un proyecto, quizá quieras saber cómo puedes definir el alcance para dirigir un proyecto con éxito. En este artículo hablaremos del alcance en la gestión de proyectos, cómo definirlo y por qué es importante.

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¿Qué es el alcance en la gestión de proyectos?

El alcance en la gestión de proyectos es una de dos cosas diferentes: El alcance del proyecto y el alcance del producto.

El alcance del producto se refiere a los rasgos que caracterizan a un producto, resultado o servicio. Suele ser el principal interés para el consumidor final.

El alcance del proyecto define el trabajo que hay que hacer para entregar un producto, resultado o servicio con éxito según su alcance. Esboza el proyecto y describe el modo en que las partes interesadas planean tener éxito.

¿Por qué es importante el alcance?

El alcance del proyecto describe claramente todos los elementos que intervienen en él y los que no. Regula lo que puede añadirse o eliminarse a medida que el proyecto evoluciona. La definición del alcance del proyecto permite al director del mismo estimar el tiempo y el coste que requerirá el proyecto. Comunicar el alcance del proyecto garantiza que todas las partes interesadas estén de acuerdo con lo que tienen que lograr y cómo lo harán.

La gestión del alcance refuerza esta comunicación para limitar la aparición de cambios durante el desarrollo del proyecto y define mecanismos de control para gestionar los imprevistos. Por lo tanto, permite mejorar la previsión de costes y el calendario del proyecto, reduciendo las pérdidas.

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Los procesos de gestión del alcance del proyecto

Estos son los procesos típicos de la gestión del alcance del proyecto:

  • Planificar la gestión del alcance
  • Recogida de los requisitos
  • Definir el alcance
  • Creación de una estructura de desglose del trabajo
  • Validar el entregable
  • Controlar el alcance

Planificación de la gestión del alcance

Describa cómo va a definir su alcance, validarlo y controlarlo. Para crearlo, puede utilizar la carta del proyecto y el plan de gestión del proyecto y tener en cuenta el entorno de la empresa. Organice reuniones para elaborarlo. El objetivo es definir el proceso de creación del enunciado del alcance, de forma que el equipo gestione las solicitudes de cambio y los desacuerdos sobre los elementos del alcance, el procedimiento de aceptación de los entregables y la EDT.

Recogida de los requisitos

Los requisitos son los objetivos que debe cumplir su proyecto para satisfacer a las partes interesadas. Para entender esos requisitos, puede realizar entrevistas, encuestas, talleres y debates en grupos de discusión con las partes interesadas.

Los objetivos de un proyecto pueden ser múltiples, como la creación de un nuevo servicio dentro de la organización o el desarrollo de un nuevo software de producto. Documente esa información en una lista detallada con la intención de cumplir estos objetivos. Es necesario entender los requisitos para asegurarse de reducir la posibilidad de eventos desagradables y ofrecer los resultados esperados.

Definir el alcance

Defina el alcance de su proyecto en una declaración de alcance del proyecto. La declaración del alcance del proyecto describe en detalle todo lo que incluye su proyecto y sus principales resultados. Por ejemplo, las necesidades del proyecto, las responsabilidades de cada miembro del equipo, los procedimientos para completar, verificar y aprobar el trabajo realizado. También explica las expectativas en cuanto al rendimiento del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto es la base de las decisiones del proyecto una vez que todas las partes interesadas están de acuerdo con ella. Algunos de los puntos que debe abordar la declaración del proyecto son:

  • Descripción del alcance del producto
  • Supuestos de proyectos
  • Entregas de proyectos
  • Limitaciones y exclusiones del proyecto
  • Criterios de aceptación del producto

Crear una estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo o EDT es una herramienta crucial de gestión del alcance del proyecto. Consiste en desglosar todo el proyecto en tareas individuales. Una vez identificados los entregables del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto, se pueden organizar elementos más pequeños denominados paquete de trabajo, lo que resulta más fácil de gestionar.

Validación del resultado

Revisar y validar los entregables con los interesados. En caso de desacuerdo, se puede revisar según los comentarios de los interesados.

Controlar el alcance

Durante el transcurso del proyecto, es esencial controlar el alcance y gestionar los posibles cambios futuros. Para ello, puedes comparar el informe de rendimiento con los requisitos y verificar si hay lagunas. Si es necesario, puede cambiar el alcance. Por lo tanto, hay que preparar un proceso de control de cambios. La idea es que pueden producirse acontecimientos imprevistos, pero si está preparado para gestionar los cambios en su alcance, no deberían afectar a su proyecto.

El proceso suele implicar una solicitud de cambio formal a los interesados. Éstos analizan el impacto del cambio solicitado en el coste, la calidad y el calendario del proyecto. Una vez que aceptan, el director del proyecto puede aplicar los cambios al plan inicial.

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Cómo definir el alcance de su proyecto

El alcance de un proyecto aclara las limitaciones del mismo. Especifica los elementos incluidos en el producto o servicio final y los que no. Es una información esencial para los miembros del equipo, las partes interesadas y la alta dirección. El alcance del proyecto se define en un documento denominado declaración del proyecto. No hay directrices estrictas sobre la extensión de este documento, pero aquí tienes los pasos para crearlo:

  1. Crear una descripción del alcance
  2. Definir el/los entregable(s)
  3. Definir los criterios de aceptación
  4. Enumerar las exclusiones del alcance
  5. Identificar las limitaciones
  6. Evite las suposiciones
  7. Consiga ayuda

1. Cree una descripción del alcance

Una descripción detallada del resultado, producto o servicio. Asegúrese de centrarse en los detalles que permitirán a las partes interesadas comprender los límites del proyecto.

Ejemplo: Un contratista tiene la tarea de instalar un nuevo software de contabilidad. El alcance del proyecto es instalar un nuevo software de contabilidad y gestionar la migración de todos los datos contables del sistema antiguo al nuevo.

2. Definir el/los entregable(s)

Los entregables son los elementos que producirá el proyecto. La declaración del proyecto debe incluir una lista detallada de los resultados, incluso los que parecen obvios.

Ejemplo: El contratista proporcionará un informe semanal y realizará pruebas al final de cada fase.

3. Definir los criterios de aceptación

Su declaración de alcance debe describir los criterios que conducen a la aceptación del proyecto. Los criterios de aceptación pueden estipular si se requieren pruebas para determinar la integridad, por ejemplo. El plazo de aceptación y las autorizaciones de financiación son otros criterios que hay que mencionar. También se puede especificar si la organización tiene la autoridad final, o si se puede emitir un certificado de finalización.

Ejemplo: La última fase concluye con una última prueba exitosa con datos contables actuales. El director de contabilidad debe firmar el resultado de esta prueba con el director de la empresa para acordar la finalización del proyecto.

4. Enumerar las exclusiones del alcance

Cuando algunos elementos no están incluidos en el proyecto y están abiertos a la interpretación, es mejor excluirlos por completo.

Ejemplo: En el ejemplo del software de contabilidad, el contratista podría excluir a los usuarios' soporte técnico después de la finalización del proyecto.

5. Identificar las limitaciones

Una descripción completa de las limitaciones puede ayudar a las partes interesadas a entender la situación cuando surjan problemas. Es esencial comprender que las limitaciones suelen estar interrelacionadas. Una puede afectar a la otra.

Tenga en cuenta el tiempo, el presupuesto y el alcance, el riesgo, la calidad, la satisfacción del cliente, los recursos, la organización, la sostenibilidad y la metodología.

Ejemplo: En un proyecto de instalación de software, puede haber una limitación de tiempo: El proyecto debe estar en marcha antes de que finalice el año fiscal en curso. En el ejemplo anterior, hay una restricción de organización: el proyecto se considera terminado cuando el gerente y el director lo firman conjuntamente. Si no lo hacen porque están ausentes, el plazo puede verse afectado.

6. Evitar las suposiciones

Las suposiciones son lo que usted cree que es cierto antes de ver el resultado. En la gestión de proyectos, incluye toda la información necesaria para ayudar a los interesados a comprender la situación cuando surgen problemas, al igual que las restricciones.

Ejemplo: En el proyecto de instalación de software, el contratista asume que los usuarios finales estarán disponibles para realizar pruebas durante el proyecto. Otra suposición puede ser que las fechas de vacaciones del director y del gerente' son fijas.

7. Consiga ayuda

También puedes recurrir a la consulta de especialistas para conocer su opinión. Le ayudarán a identificar los posibles problemas durante la fase de planificación del proyecto. Consultar a las partes interesadas mediante reuniones o talleres es esencial para reunir toda la información solicitada y comunicar el alcance del proyecto. Es crucial para aclarar cualquier área inexplicable y apaciguar posibles conflictos para el éxito del proyecto.

Ejemplo: El ingeniero de software puede contratar a un consultor externo para que haga aportaciones al proyecto.

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