¿Qué es un gasto? 3 tipos y ejemplos

Registrar y controlar los gastos con precisión puede proteger los márgenes de beneficio de la empresa y mantener los gastos bajos. El seguimiento de los gastos también permite a la empresa anticipar con mayor precisión los beneficios y las pérdidas. Entender los diferentes tipos de gastos le permite comprender mejor cómo funcionan para poder asegurarse de que los utiliza correctamente en su cuenta de resultados. En este artículo, hablaremos de qué son los gastos, por qué son importantes y cómo funcionan. También compartimos algunos ejemplos de las dos grandes categorías en las que se dividen los gastos.

¿Qué es un gasto?

Un gasto es un pago en efectivo o en crédito por bienes o servicios, a menudo por parte de una empresa, organización o corporación. La compra puede ser para obtener nuevos activos, mejorar o reparar los existentes, o reducir la responsabilidad.

Un gasto se registra sólo en el momento de la compra, en comparación con un gasto, que se acumula a lo largo del tiempo. Para registrar un gasto, un contable o un tenedor de libros debe mostrar pruebas de que la venta se ha producido. Un recibo de venta muestra la prueba de una venta en ventanilla, por ejemplo, mientras que una factura muestra que se ha solicitado un pago a cambio de un producto o servicio.

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¿Por qué son importantes los gastos?

Las empresas deben registrar los gastos con precisión para mantener el control de las finanzas y limitar los costes de explotación al mínimo posible. Tienen que ser capaces de anticiparse a los beneficios y a las pérdidas al tiempo que controlan los ingresos. Si no se controlan los gastos, los directivos corren el riesgo de gastar en exceso y afectar a los márgenes de beneficio de la empresa.

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Cómo funcionan los gastos

Los gastos se dividen en dos grandes categorías: gastos de capital y gastos de ingresos.

Gastos de capital

Una empresa incurre en un gasto de capital cuando adquiere un activo que tiene una vida útil superior a un año. Un edificio, por ejemplo, es un gasto de capital. También puede ser una ampliación importante o incluso la adquisición de un nuevo activo que, con el tiempo, generará beneficios sustanciales para la organización. Como estas inversiones suelen requerir una importante inversión inicial y un mantenimiento continuo para mantener el activo en funcionamiento, muchas empresas optan por financiar estos proyectos.

Al tratarse de un gasto de capital, los beneficios que la empresa obtendrá de esta inversión se producirán a lo largo de varios años. Esto significa que no puede deducir el coste total del activo en el ejercicio en que se adquiere. En su lugar, la deducción se reparte a lo largo de la vida del activo y se muestra en el balance en el activo no corriente.

Gasto de ingresos

Este tipo de gasto se refiere a cuando una empresa gasta dinero en un beneficio a corto plazo. Este tipo de gasto se utiliza a menudo para financiar las operaciones en curso de una organización, que, una vez cargadas, se conocen como gastos de funcionamiento. Los ingresos de la empresa no se ven afectados hasta que se registra el gasto.

Ejemplo de gasto de capital

Cerner Steel Co. fabrica cables de acero para su uso en todo el mundo. Debido al aumento de la demanda de sus cables ultraduraderos de tejido fino, los directivos de la empresa deciden invertir en nueva maquinaria para renovar la producción. Calculan que, con la ayuda de la nueva máquina, podrán aumentar la producción en aproximadamente un 20%, ganando así una ventaja sobre su mayor competidor. Cerner Steel Co. decide adquirir la nueva maquinaria con un coste de un millón de dólares. Se espera que la máquina tenga una vida útil de 10 años o más. Como se trata de una compra que beneficiará a la empresa a lo largo de muchos años, se registra como un gasto de capital que la empresa amortizará cada año en su cuenta de resultados.

Ejemplo de gasto en ingresos

Después de comprar la nueva máquina, Cerner Steel Co. decide contratar a un nuevo ingeniero para supervisar la producción dentro de la planta de fabricación—concretamente la producción en su nueva máquina—así como a cinco nuevos técnicos para hacer funcionar la máquina. Todas estas personas han sido contratadas para mantener el equipo en funcionamiento durante todo el ciclo de producción. También pueden ser necesarios para realizar un mantenimiento continuo, mitigar el riesgo de averías e instalar nuevas piezas. Dado que se trata de gastos de funcionamiento, se considera un gasto de ingresos.

Gastos frente a gastos

Aunque parezcan similares, es importante entender la diferencia entre un gasto y un desembolso.

Diferentes significados

Los gastos se refieren a los costes que se pagan a cambio de algo de valor, ya sea un producto o un servicio. Los gastos se definen como la cantidad gastada en un activo a largo plazo — algo que proporciona beneficios a largo plazo a una organización, como un edificio, mobiliario, planta de fabricación o maquinaria.

Por ejemplo, si una empresa compra un equipo por 10 millones de dólares y tiene una vida útil de cinco años, se trata de un gasto de capital. El gasto es la cantidad que se registra como compensación de los ingresos en la cuenta de resultados. Utilizando ese mismo ejemplo, el equipo de 10 millones de dólares tiene un gasto de depreciación de 2 millones de dólares cada año.

Efecto en el estado financiero

Los gastos afectan a su cuenta de resultados y aparecen como costes incurridos para obtener ingresos. Los gastos no suelen registrarse y, por tanto, no tienen ninguna implicación en los estados financieros.

Término

Los gastos suelen incluir costes a largo plazo para la organización, mientras que los gastos son a corto plazo porque se aplican a las actividades cotidianas de la empresa.

Finalidad del gasto

Los gastos — tanto los de capital como los de ingresos — los realiza una organización para poder establecerse y empezar a funcionar. Los gastos, por su parte, se realizan para que pueda funcionar en el día a día.

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Expectativa

Los gastos suelen ser anticipados y se producen repetidamente. Los gastos, en cambio, no suelen ser costes anticipados y se producen sólo ocasionalmente.

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