Guía Definitiva de los Gastos de Suministros en Contabilidad

Si usted es un contable que se encarga de hacer un seguimiento del dinero que gana y gasta una empresa, es útil conocer conceptos contables clave como los gastos de suministros. Aprender a determinar los gastos de suministros de su empresa puede ayudarle a entender el uso de suministros de su organización. Esto también puede ayudarle a asesorar a su empresa sobre la cantidad correcta de suministros que debe comprar en el futuro. En este artículo, definimos los gastos de suministros en contabilidad, explicamos por qué son importantes, enumeramos algunos tipos y proporcionamos los pasos para informar sobre los gastos de suministros de su empresa.

¿Qué es el gasto de suministros en la contabilidad?

El gasto de suministros en contabilidad se refiere al coste de un conjunto de bienes que la empresa utilizó durante un periodo de información específico. Los miembros del personal pueden utilizar estos artículos regularmente para completar sus tareas diarias. Por ejemplo, un contable podría considerar los cartuchos de tinta para la impresora de la oficina como un gasto de suministros.

Los miembros del personal suelen utilizar los suministros más rápidamente que las inversiones a largo plazo, como los equipos, por lo que las empresas suelen almacenar suministros con regularidad. Antes de que un empleado utilice un artículo, un contable puede considerarlo un activo. Sin embargo, después de que el miembro del personal utilice el artículo, se convierte en un gasto. Las empresas incluyen estos gastos en sus balances y también pueden eliminarlos de una lista de suministros disponibles.

¿Por qué es importante el gasto de suministros en la contabilidad?

El gasto en suministros en la contabilidad es importante porque ayuda a las empresas a entender cómo utilizan sus suministros y a predecir las tendencias futuras en el uso de los mismos. También es útil en un sistema de contabilidad por partida doble en el que las empresas equilibran sus gastos de caja y sus gastos de crédito. Puede registrar los suministros que su empresa utilizó en el período contable en la cuenta de resultados de su empresa en la categoría de gastos de suministros. Dependiendo del valor financiero de los suministros, también puede registrar el número de artículos no utilizados en su balance bajo la categoría de suministros en la cuenta de activos de su empresa.

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¿Cuál es la diferencia entre suministros y materiales?

Aunque las empresas suelen utilizar tanto los suministros como los materiales, estos términos suelen referirse a diferentes tipos de artículos. Las empresas suelen utilizar suministros para ayudar a sus empleados a realizar las tareas diarias, mientras que utilizan materiales en la fabricación de productos para la venta. Por ejemplo, una empresa de carpintería que fabrica aparadores artesanales puede comprar madera de caoba como materia prima. Esa misma empresa puede considerar las hojas de una sierra de mano como un suministro, ya que el equipo de producción puede necesitar sustituirlas con frecuencia.

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Tipos de gastos de suministros

Estos son algunos tipos de gastos de suministros:

Fábrica

Los suministros de fábrica son productos básicos que contribuyen al proceso de producción de una empresa. Varían en función del tipo de fábrica. Los suministros de fábrica pueden incluir

  • Lubricantes para máquinas
  • Toallas
  • Aceite
  • Disolventes
  • Cables eléctricos

Administrativo

Los suministros administrativos o de oficina son artículos que los empleados utilizan habitualmente en las oficinas fuera del departamento de fabricación de la empresa. Además de los suministros para el mantenimiento de registros, incluyen artículos de limpieza y alimentos y bebidas para la sala de descanso de los empleados. Algunos ejemplos de suministros administrativos son

  • Tazas de lápiz
  • Papel de ordenador
  • Jabón
  • Placas de identificación
  • Café
  • Cartuchos de tinta
  • Carpetas y cuadernos

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Envío

Los suministros de envío son objetos que las empresas utilizan para transportar productos de un lugar a otro. Ayudan a las empresas a enviar productos a los consumidores. Estos son algunos ejemplos de suministros de envío:

  • Cinta
  • Cajas
  • Fichas de embalaje
  • Sobres
  • Sellos

Gastos generales de fabricación

Los suministros generales de fabricación son artículos utilizados en una instalación de fabricación. Son artículos que ayudan en actividades no relacionadas con los productos que la empresa está creando. Los siguientes son algunos ejemplos de suministros de fabricación:

  • Mops
  • Spray de limpieza
  • Toallitas de limpieza
  • Desinfectante de manos
  • Bolsas de basura

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Cómo informar de los gastos de suministros en la contabilidad

A continuación se exponen algunos pasos a seguir a la hora de informar sobre los gastos de suministros de su empresa en la contabilidad:

1. Registre las compras de suministros

Después de comprar suministros para su negocio, puede registrarlos en su cuenta de suministros cargando suministros y abonando efectivo. Puede registrar estos valores en sus activos, o débitos, en su balance. Por ejemplo, una oficina puede gastar 1.500 dólares en suministros durante un año fiscal. Su equipo de contabilidad podría añadir 1.500 dólares a la columna de activos del balance de la empresa.

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2. Hacer un inventario de los suministros

Para hacer un inventario de los suministros de su empresa, puede revisar el número de suministros disponibles actualmente en su lugar de trabajo. A continuación, determine el coste de cada artículo para ayudarle a calcular el valor total del inventario de su empresa. Por ejemplo, si la oficina tiene 400 cuadernos que cuestan 1 dólar cada uno, 25 cápsulas de café que cuestan 2 dólares cada una y 20 cajas de clips que cuestan 2 dólares cada una, puede calcular el valor del inventario de suministros de su empresa con esta ecuación:

(400 cuadernos x 1$) + (25 cápsulas de café x 2$) + (20 cajas de clips x 2$) = 490

3. Calcular los ajustes

Dado que las empresas suelen comprar suministros por adelantado o al por mayor, es posible que tenga que ajustar el saldo de la cuenta de suministros después de utilizarlos. Al final de su período contable, puede acreditar su cuenta de suministros restando el valor de su inventario de suministros de su compra total de suministros. Por ejemplo, si su empresa tiene un inventario de suministros por valor de 490 dólares y compra 1.500 dólares en suministros nuevos, puede utilizar esta ecuación para determinar su saldo de gastos de suministros ajustado:

$1500 de suministros nuevos – $490 de inventario de suministros = $1010 de saldo de gastos de suministros ajustados

4. Verificar los asientos contables

Para verificar que sus asientos contables son correctos, considere la posibilidad de crear un balance de comprobación ajustado. Para ello, puede registrar el valor de todos los suministros no utilizados y pagados por adelantado en su saldo deudor. A continuación, puede comparar sus entradas de débito y crédito para asegurarse de que coinciden con el importe total de la compra de suministros. Por ejemplo, si su empresa tiene 490 dólares de suministros no utilizados en su inventario al final del período contable, podría registrar 490 dólares en su saldo deudor.

5. Añada la información a su cuenta de resultados

Una vez que haya calculado y verificado su saldo de gastos de suministros, puede introducirlo en su cuenta de resultados en la categoría de gastos de suministros. También puede ser útil registrar el método de cálculo de los gastos de suministros para ese periodo contable concreto. Así podrá consultar periódicamente los cálculos del período contable anterior para controlar el uso de suministros de su empresa.

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