¿Qué es la contratación interna y cómo funciona? Beneficios y ejemplos

Las empresas pueden optar por la subcontratación para obtener personal adicional o apoyo de expertos en lugar de la externalización. En otras palabras, la incorporación de trabajadores a una empresa se denomina insourcing. Para comprender mejor cómo funciona la subcontratación y por qué una empresa puede utilizarla, es importante entender su procedimiento y sus ventajas.

En este artículo, analizamos cómo una empresa puede utilizar la subcontratación y cómo puede tener un impacto positivo en sus operaciones.

¿Qué es el insourcing?

Cuando una empresa contrata a profesionales externos para que le ayuden en algún aspecto de su trabajo. Los empleados pueden beneficiarse de los expertos contratados al adquirir nuevos conocimientos o habilidades, lo que mejora la productividad, la estrategia y las operaciones. La contratación interna se refiere a la contratación de personas o equipos de una empresa externa o de otra parte de la empresa.

Por otra parte, la segunda definición de insourcing es explícitamente la opuesta a la de outsourcing, relativa a los ciudadanos de otros países. En este caso, el insourcing se produce cuando los empleados de otro país vienen a Estados Unidos a trabajar en lugar de que la empresa envíe el trabajo a otra nación. Bajo cualquiera de las dos definiciones, la internalización implica que el trabajo realizado por contratistas externos se hace dentro de la empresa y bajo su control directo.

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¿Cómo funciona el insourcing?

En la subcontratación, una empresa suele identificar una necesidad, una deficiencia o un proyecto específico con el que los profesionales externos podrían ayudar. En función de la capacidad existente en la empresa, pueden incorporarse algunos especialistas concretos o un equipo completo. La empresa decide entonces si transfiere personal de otra parte de la misma empresa, por ejemplo, trasladando un equipo desde otro lugar, o si contrata a un tercero para que le suministre esos profesionales.

Tras la llegada del personal subcontratado, éste permanece durante un tiempo determinado hasta que alcanza un objetivo concreto o completa las tareas designadas. Cuando termina el periodo contratado, o hay suficiente capacidad nueva, la empresa suele hacer una transición del personal local para que asuma las funciones de los miembros del equipo insourcing' o utilice los recursos que éstos proporcionaron. Si la subcontratación forma parte de una estrategia general de traslado de las actividades de la empresa a su país de origen, el personal subcontratado puede integrarse permanentemente en el equipo local.

Beneficios de la contratación interna

A continuación se enumeran varias ventajas de utilizar la subcontratación para apoyar la capacidad existente de una empresa:

Posibilidad de reducir costes

Las empresas a veces subcontratan a países con un coste de vida más bajo para reducir los costes laborales. Sin embargo, la subcontratación interna también puede reducir potencialmente los costes, pero de una manera diferente. Por ejemplo, cuando todos los miembros del personal son locales para la empresa, puede haber menos costes con los impuestos que si muchos empleados y empresas están en varias regiones fiscales.

Disponer de todas las partes de un proyecto en el mismo lugar reduce la necesidad de recomprar equipos para equipar varias ubicaciones. Además, puede limitarse la necesidad de transportar personas, suministros y otros costes asociados a las diferencias de moneda y las tasas de cambio.

Aumento de la eficiencia de los proyectos

Dado que una plantilla interna se encuentra en el mismo espacio físico, puede completar los proyectos más rápidamente en comparación con la plantilla de una empresa que recurre a la externalización. Por ejemplo, si un empleado de una empresa que recurre a la subcontratación tiene una pregunta que requiere una respuesta para poder avanzar en su proyecto, puede ir andando a la oficina de su supervisor para preguntar en lugar de programar una llamada telefónica. Si dos equipos necesitan una pieza de maquinaria, podrían pasársela entre ellos llevándola físicamente en lugar de enviarla.

Mejor control de las decisiones

Cuando una empresa recurre a la contratación interna, el equipo interno comunica y toma todas las decisiones. Con la subcontratación, las conversaciones sobre las decisiones pueden pasar por intermediarios, lo que puede añadir tiempo, posible confusión y puede permitir que otras personas ajenas a la organización influyan en las decisiones. Además, pueden surgir consideraciones prácticas con la externalización que pueden afectar a las opciones o decisiones. Por ejemplo, si una empresa subcontrata la producción a otra parte, puede haber factores relacionados con la cadena de suministro de esa parte externa, que pueden influir en las decisiones de la empresa subcontratada. Estas consideraciones externas no existirían necesariamente con la contratación interna.

Gestión eficaz de la calidad

Una empresa que utiliza la subcontratación tiene una supervisión directa sobre todos los aspectos de sus proyectos. Debido a su proximidad, los directivos y supervisores pueden detectar los problemas rápidamente. Los equipos pueden hacer una lluvia de ideas y probar soluciones sin los retrasos que puede causar el hecho de estar en lugares distintos. Como todo el personal relacionado con el proyecto se encuentra en el lugar de trabajo, puede comprenderlo más a fondo de lo que lo harían los empleados que trabajan fuera del lugar.

Vínculos más fuertes entre los empleados

Cuando todo el personal trabaja en la misma ubicación física, puede crear vínculos sociales más fuertes a través de interacciones frecuentes. Estas relaciones entre los empleados pueden ayudar a mantener un fuerte sentimiento de identidad de equipo, lo que puede generar confianza. Además, el personal puede sentirse más vinculado a la empresa al trabajar entre otros empleados en lugar de en un espacio no relacionado.

4. Facilita la comunicación

Con la subcontratación, la comunicación puede ser más eficiente en todos los niveles de la empresa, por ejemplo, entre la dirección y el personal. Como todos los miembros del personal viven en la misma zona horaria, hay más posibilidades de que todos estén disponibles durante las reuniones importantes. La proximidad física hace que las conversaciones breves, cara a cara, sean una alternativa rápida a enviar preguntas o comentarios por correo electrónico y esperar una respuesta.

Si todo el personal es del mismo país, puede haber menos diferencias culturales que puedan confundir o complicar las comunicaciones. En general, un método de comunicación más directo puede reducir las posibilidades de malentendidos que pueden retrasar el progreso de un proyecto.

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Más oportunidades de desarrollo para los empleados

Cuando todos los empleados están en el mismo lugar, es más fácil para la dirección observar su rendimiento y habilidades. Con la subcontratación que utiliza empleados de la misma empresa, una empresa puede trasladar a los empleados entre proyectos y ubicaciones para apoyar su desarrollo profesional. Con el tiempo, pueden desarrollar nuevas habilidades. De este modo, los empresarios pueden identificar y retener el talento dentro de la empresa.

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Gestión de la propiedad intelectual

Con la internalización, la información sensible permanece en un solo lugar. La empresa puede proteger los detalles, como los secretos comerciales o los desarrollos tecnológicos, de los robos, ya que los empleados no los distribuyen a través de las redes informáticas. Además, la empresa puede exigir que los empleados accedan a la información confidencial in situ, reduciendo el riesgo de que personas externas accedan a información protegida.

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Establecimiento de relaciones comunitarias

Si una empresa utiliza el insourcing, su comunidad local puede sentirse más cerca de su marca y de sus empleados. Por ejemplo, algunos consumidores valoran los productos que una empresa fabrica, produce y vende en su país. Con el insourcing, una empresa puede incluir esta afiliación local en su publicidad. Además, la empresa puede ser más receptiva a las necesidades de los clientes si todos los aspectos de su servicio están en un solo lugar. Al igual que la externalización mejora la comunicación entre el personal, también puede ayudar a responder rápidamente a las preguntas o problemas de los consumidores.

Dotación de personal específica de la empresa

En la contratación interna, sobre todo cuando la empresa selecciona personal de otra sucursal o ubicación de la empresa, los empleados contratados pueden estar muy familiarizados con las necesidades de la organización. Supongamos que el personal ya trabaja para la empresa, por ejemplo. Puede que conozcan su imagen de marca y aporten soluciones que apoyen esa marca, en lugar de hacer recomendaciones más generales.

En el caso del personal técnico, es posible que ya esté familiarizado con los problemas de producción anteriores que se han producido en otros lugares y pueda recomendar soluciones detalladas con rapidez. Esta es una ventaja con respecto a la subcontratación, en la que varias empresas pueden utilizar el mismo grupo de personal subcontratado que puede estar menos familiarizado con las necesidades específicas de la empresa.

Ejemplos de insourcing

He aquí dos ejemplos de insourcing que ilustran sus beneficios:

Ejemplo 1

Una empresa de calzado quiere lanzar una campaña de marketing digital que incluya una respuesta personalizada entre sus tiendas físicas y web y una nueva aplicación móvil. Esta empresa se ha centrado anteriormente en el marketing por correo electrónico y por televisión. La empresa contrata a un equipo técnico, que incluye desarrolladores web e ingenieros de software, de otra empresa de la misma ciudad para poner en marcha el programa de marketing responsivo. Al mismo tiempo, su equipo de marketing interno proporciona el texto y los elementos visuales. Tras el lanzamiento de la campaña, el equipo subcontratado dedica una semana a formar al departamento interno de TI de la empresa para que pueda solucionar los problemas de la campaña en línea.

Ejemplo 2

Una empresa de cereales, que hasta ahora sólo se anunciaba y comunicaba en inglés, quiere ampliar su mercado para incluir a personas de habla francesa e hispana. En lugar de subcontratar la traducción de la página web a un servicio de traducción de otro país, la empresa anuncia puestos de trabajo para hablantes extranjeros de francés y español con el fin de crear un equipo interno. Una vez contratados, estos miembros del equipo comienzan a traducir el material existente de la empresa y asisten a cursos de marketing para ayudar a diseñar nuevas campañas publicitarias culturalmente específicas junto con el personal de marketing anglófono existente.