¿Qué es un libro de contabilidad?

Un libro de contabilidad puede utilizarse para hacer un seguimiento de la actividad y las operaciones financieras de una organización, pero también es fundamental a efectos de auditoría o elaboración de presupuestos. Utilizar un libro de contabilidad correctamente y contabilizar los asientos en cuentas precisas requiere práctica.

En este artículo, se explica qué es un libro mayor y por qué es importante. También compartimos diferentes ejemplos de subcuentas y cómo se utilizan los libros mayores con el sistema de contabilidad por partida doble.

¿Qué es un libro de contabilidad?

Un libro mayor recoge los datos financieros de una empresa y registra las transacciones en diferentes cuentas. El propósito del libro mayor es proporcionar un registro de todas las transacciones financieras que se producen durante la vida de una empresa en funcionamiento.

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¿Por qué son importantes los libros de contabilidad?

El libro mayor es importante porque ayuda a supervisar y controlar las operaciones financieras de una empresa. El libro mayor almacena y organiza la información necesaria para preparar los estados financieros de una empresa. También proporciona las herramientas para el análisis de las cuentas y las transacciones.

Las operaciones se contabilizan en cuentas auxiliares. Las transacciones se resumen o se cierran y la cuenta genera un balance de comprobación. El balance de sumas y saldos se comprueba para detectar errores y se utiliza para generar estados financieros. A continuación, se describen algunas formas específicas en las que puede ser beneficioso para una empresa:

Investigación

Los contables pueden supervisar el libro de cuentas para encontrar cambios en la actividad financiera que estén fuera de las operaciones normales. Por ejemplo, si el departamento financiero descubre que el saldo final del balance es diferente al de una fuente externa, hay un problema que debe ser examinado y corregido. El libro mayor permite al profesional financiero identificar rápida y fácilmente la actividad que se ha registrado en la cuenta incorrecta o que se ha registrado de forma inadecuada.

Auditoría

Los auditores utilizan el libro mayor para determinar si una empresa ha clasificado correctamente sus ingresos y gastos. Pueden utilizar los detalles del libro mayor y luego compararlos con las facturas reales para verificar la exactitud del libro mayor. Los auditores también utilizan el libro mayor para verificar la exactitud de la actividad que figura en la cuenta de resultados de la empresa, asegurándose de que los saldos finales de las subcuentas de activo, pasivo y patrimonio neto sean equivalentes a los importes del balance.

Preparación del presupuesto

Un presupuesto es una herramienta esencial para supervisar y controlar las operaciones financieras de una organización. Es una predicción de todos los ingresos y gastos que la empresa prevé tener en el futuro. Aunque el presupuesto podría crearse simplemente aumentando el total de ingresos y gastos por la cantidad de inflación que la empresa prevé para ese año, ese método no tiene en cuenta los gastos puntuales en los que ha incurrido la empresa.

Los costes grandes y puntuales pueden tener un impacto significativo en los costes previstos para el año siguiente si se incluyen en un presupuesto, por lo que deben eliminarse durante el proceso de elaboración del mismo.

El mejor método es revisar detalladamente el libro de contabilidad para identificar los ingresos y gastos que sólo se produjeron una vez, de modo que no afecten al presupuesto del año siguiente, y luego utilizar los ingresos y gastos actuales para crear un presupuesto más preciso.

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Ejemplos de cuentas

El libro mayor tiene cuentas organizadas por tipo y ordenadas en función de su liquidez. En otras palabras, se presentan en el balance en el orden de la cantidad de tiempo que llevaría convertir cada uno de los activos en efectivo. Este orden comienza con los activos, luego los pasivos y después las cuentas de capital. Algunos ejemplos son:

  • Dinero en efectivo
  • Suministros y equipos
  • Contabilidad
  • Líneas de crédito
  • Contribuciones
  • Pagado en capital

Diario general frente a libro mayor

Un diario general se utiliza para registrar las entradas y transacciones generales, que no sean nóminas, pagos o ingresos. Los asientos del diario incluyen la fecha, la cuenta en la que se debe cargar el importe, la cuenta en la que se debe abonar y una breve descripción. El diario general es el primer lugar donde se registran los datos.

Una vez que se registra allí, los importes se contabilizan en las cuentas correspondientes del libro mayor. Una vez hecho esto, se calculan los saldos y se transfieren del libro mayor a un balance de comprobación.

El balance de comprobación es una lista de todos los nombres y saldos de las cuentas. Los importes de los saldos deudores figuran en una columna, y los de los saldos acreedores, en la columna adyacente. El balance de comprobación no es un estado financiero. Es sólo un informe que documenta la igualdad de débitos y créditos.

2. Cómo utilizar los libros de contabilidad por partida doble

El método de contabilidad por partida doble se utiliza en el libro mayor. Esto significa que cada transacción afecta a un mínimo de dos cuentas auxiliares del libro mayor, y cada entrada tiene un débito y un crédito. Estas transacciones, también llamadas asientos, se contabilizan en dos columnas y el total de todos los asientos debe cuadrar.

En los asientos de viaje por partida doble, el débito está a la izquierda y el crédito a la derecha. Este método de registro de las transacciones ayuda a garantizar la exactitud de los registros financieros al revelar los errores de entrada de datos y también proporciona un registro completo de las transacciones financieras de una empresa.

Este método contable utiliza la ecuación contable, que es:

  • Activos – pasivos = fondos propios

Esta ecuación requiere que las transacciones contabilizadas a la izquierda del lado igual sean iguales al total de las transacciones contabilizadas en la cuenta de la derecha. Esta regla se aplica siempre, incluso cuando la fórmula se muestra de forma diferente. Por ejemplo, podría escribirse como:

  • Activos = pasivos + fondos propios

Ejemplo de un asiento contable

Cada vez que se realiza una transacción para una empresa, debe registrarse. Sin embargo, en lugar de una lista exhaustiva, las entradas del libro mayor se separan en diferentes cuentas. El siguiente es un ejemplo de libro mayor:

Cuenta de caja Cita Descripción Ref Dr. Monto Cr. Cantidad Equilibra
6 de agosto Préstamo bancario 20,000 20,000
15 de agosto Gastos de alquiler 4,400 15,600
25 de agosto Servicio de reparación 2,830 18,430