¿Qué es un plan de transferencia de conocimientos? (Más una guía de cómo hacerlo)

Para preparar las fusiones o las salidas de los empleados, las empresas transfieren conocimientos entre empleados, departamentos o negocios. Los planes de transferencia de conocimientos son algunas de las herramientas más comunes para el éxito de las transiciones. Entender qué es un plan de transferencia de conocimientos y cómo completarlo puede garantizar que su empresa siga siendo productiva, incluso cuando los actores clave elijan diferentes trayectorias profesionales o su empresa se fusione con otra. En este artículo, explicamos qué es un plan de transferencia de conocimientos y esbozamos una guía de cómo crear un buen plan para su empresa.

¿Qué es un plan de transferencia de conocimientos?

Un plan de transferencia de conocimientos es un documento o una estrategia verbal para transferir las habilidades y la experiencia de un profesional a sus colegas. Las empresas utilizan los planes de transferencia de conocimientos cuando alguien deja la empresa para cubrir las lagunas de conocimiento que pueden existir tras la marcha del empleado. Una empresa puede crear un plan de transferencia de conocimientos que se alinee con el calendario del empleado que se va para garantizar que el equipo siga cohesionado y con conocimientos una vez que se vaya.

Los planes de transferencia de conocimientos también ayudan a la hora de fusionarse con otras empresas. La transferencia de conocimientos garantiza que todos los que necesiten aprender esos conocimientos tengan la oportunidad de hacerlo de forma eficiente y productiva. Estos planes abarcan tanto el conocimiento explícito como el tácito. El conocimiento explícito es el estándar de la industria o el conocimiento oficial que explica las prácticas. El conocimiento tácito es la información que es más difícil de expresar directamente, como la sabiduría personal o las prácticas del sector que todo el mundo conoce pero que no figuran en los documentos oficiales. Un plan de transferencia de conocimientos suele contener estos componentes principales:

  • Proceso detallado de intercambio de conocimientos
  • Sistema de almacenamiento o gestión de conocimientos detallados
  • Herramientas de comunicación, como el software de gestión de proyectos
  • Una persona o personas dedicadas a facilitar específicamente el intercambio de conocimientos
  • Proceso de revisión para determinar la eficacia de las plataformas y métodos de intercambio de conocimientos

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Importancia de un plan de transferencia de conocimientos

Un plan de transferencia de conocimientos es una parte crucial del proceso de salida de los empleados o de la fusión con otras empresas por muchas razones. Entre ellas:

Aceleración de la acumulación y difusión de conocimientos en la empresa

La creación de planes de transferencia de conocimientos puede acelerar la acumulación de conocimientos importantes y ayudar a su difusión en toda la empresa. Las empresas aprovechan sus conocimientos colectivos para realizar cambios innovadores en el sector, descubrir nuevas oportunidades para generar ingresos o aumentar la seguridad de los empleados. Este conocimiento es valioso porque puede generar acciones y cambios significativos en la empresa.

Esto anima a todos los miembros de la organización a buscar nueva información para ampliar el conjunto de conocimientos y habilidades de la empresa. Un plan ayuda a organizar qué información quiere adquirir la empresa, cuándo quiere adquirirla y cómo adquirirla para una mejor organización durante el proceso.

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Fomentar la asimilación con otras ideas o departamentos

Los departamentos pueden combinarse entre sí para crear un departamento más cohesionado utilizando las habilidades y conocimientos de todos. En una fusión de este tipo, el plan puede explicar qué conocimientos puede transferir cada departamento al otro y cómo pueden transferirse eficazmente. El plan también sirve para las ideas. Por ejemplo, si dos empresas tienen valores diferentes para el lugar de trabajo, el plan de transferencia de conocimientos puede ayudarles a determinar cómo combinar esas ideas y encontrar similitudes para facilitar la asimilación a los empleados.

Estimular el interés de los miembros del equipo por nuevas habilidades y conocimientos

Esbozar cómo, cuándo y qué información quiere transferir la empresa puede ayudar a los empleados a buscar nuevos conocimientos y compartirlos con la empresa más fácilmente, ya que esto hace que el proceso sea más sencillo y eficaz. Esto ayuda a crear un entorno que se centra en compartir los conocimientos en lugar de mantenerlos en privado. Muchas empresas prosperan gracias al intercambio de conocimientos, creando una mano de obra más capacitada y con más conocimientos.

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Crear una cultura de empresa en torno al desarrollo profesional y el respeto mutuo

Otra ventaja importante de un plan de transferencia de conocimientos es que ayuda a la empresa a crear una cultura de respeto mutuo y desarrollo profesional. Con un entorno así, los empleados pueden centrarse en apoyarse mutuamente, compartir y enseñar nuevas habilidades y aplicar sus nuevos conocimientos a sus tareas para mejorar la precisión, la eficiencia y la responsabilidad.

Por ejemplo, una empresa con planes de transferencia de conocimientos puede encontrar más fácil la reducción de departamentos. Esto puede significar que la salida de un empleado de la empresa no creará una brecha de habilidades porque los compañeros de trabajo del empleado se tomaron el tiempo de aprender la información sobre el puesto para encontrar a otra persona que ocupara mejor el puesto.

Cómo completar un plan de transferencia de conocimientos

Completar un plan de transferencia de conocimientos requiere ciertos pasos para maximizar la eficacia del plan y tener en cuenta cualquier contratiempo. Estos son los pasos básicos para completar un plan de transferencia de conocimientos:

1. Identifica y recopila información

El primer paso para completar un plan de transferencia de conocimientos es identificar qué conocimientos necesita la empresa o el equipo y recopilarlos. Cultivar el conocimiento es un aspecto importante de una cultura empresarial saludable porque anima a los empleados a buscar nuevos conocimientos siempre que puedan. Fomente una cultura de cultivo con sesiones de brainstorming, seminarios, nuevos proyectos y asignando problemas o retos existentes a diferentes personas.

Si está recopilando conocimientos para una fusión o la salida de un empleado, el proceso puede ser diferente. En cualquiera de los dos casos, describa los conocimientos que va a asimilar en la empresa o que va a perder con la salida del empleado. Identifique las habilidades o puntos clave que desea reforzar o eliminar por completo de la empresa y recopile toda la información posible sobre ellos. Con esta información, comprenderá mejor lo que podría perder o ganar con una salida o una fusión.

2. Almacenar el conocimiento

Si se reúnen miles de documentos escritos o digitales de información y se almacenan correctamente, se puede acceder a ese conocimiento en cualquier momento. Parte de la creación de un plan de transferencia de conocimientos consiste en crear también un plan de almacenamiento. Piense en cómo quiere almacenar ese conocimiento una vez que lo obtenga y cómo puede mantenerlo seguro dentro de la empresa. Piense en cómo puede evitar que los competidores del sector o las personas ajenas a él obtengan esos conocimientos. Es posible que su empresa ya disponga de las herramientas adecuadas o que necesite actualizarlas a otras más modernas, como el almacenamiento en la nube.

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3. Transferir y compartir conocimientos

Después de identificar, recopilar y almacenar la información, puede transferirla y compartirla con otros miembros de la organización. Aquí es donde se esbozan las prácticas exactas que la empresa utiliza para compartir conocimientos entre departamentos y empleados. Por ejemplo, si un empleado se marcha de la empresa y usted recopila conocimientos sobre su sistema de archivo exclusivo para los documentos de la empresa, puede organizar una sesión de formación con sus compañeros sobre cómo utilizar el sistema.

La tecnología también puede ayudar a facilitar el proceso de intercambio en las grandes empresas, como las videoconferencias o el software de gestión de proyectos que facilita la comunicación frecuente y precisa dentro de la empresa.

4. Aplicar los conocimientos

El éxito de una transferencia de conocimientos depende a menudo de los métodos con los que la empresa y sus empleados aplican los conocimientos. Los responsables de la empresa pueden supervisar el comportamiento de los empleados durante las siguientes semanas o meses para determinar si utilizan los conocimientos y cómo afectan a los procesos y la cultura de la empresa. Esto proporciona una base para que la dirección de la empresa mida los resultados de la transferencia de conocimientos y tome medidas para mejorar el proceso.

5. Medir los resultados

La medición de los resultados de la transferencia de conocimientos mediante KPI, o indicadores clave de rendimiento, ayuda a la empresa a comprender la eficacia de su proceso. Los KPI son factores que las empresas utilizan para medir la eficacia con la que la empresa o sus empleados cumplen los objetivos. En el caso de una transferencia de conocimientos, una empresa puede utilizar el aumento de los ingresos por ventas desde la transferencia como indicador de la utilidad de los conocimientos.

Medir con precisión también ayuda a una empresa a reelaborar su proceso de transferencia de conocimientos para hacerlo más eficaz en el futuro. La empresa puede descubrir que necesita nuevas herramientas, como un software de gestión de proyectos o una cultura empresarial más centrada en el conocimiento, para tener éxito en futuras transferencias de conocimiento.

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6. Crear nuevos conocimientos

El último paso del proceso es desarrollar nuevos conocimientos para la empresa. Después de aplicar el conocimiento y medir sus resultados, la empresa crea nuevos conocimientos basados en esos resultados que transfiere a los empleados y el proceso comienza de nuevo. Los nuevos conocimientos ayudan a la empresa a avanzar, a aprender de los contratiempos y los éxitos y a crear una cultura de desarrollo continuo e intercambio de conocimientos.

Esto ayuda a reforzar la idea de que compartir el conocimiento es un hecho positivo para la empresa. Incentivar los nuevos conocimientos es una buena manera de animar a los empleados a crearlos. Puedes ofrecer premios, días libres o bonificaciones a los empleados que aporten nuevos conocimientos a la empresa que ayuden a hacerla más eficiente o a mejorar el lugar de trabajo.

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