¿Qué es el planteamiento de un problema? Definición y ejemplo

Los proyectos de mejora de procesos son utilizados por muchas empresas y organizaciones para realizar mejoras en su funcionamiento. Varias cosas son importantes para el éxito de un proyecto de mejora de procesos, pero todo proyecto comienza con la identificación del problema que necesita ser resuelto. Entender qué es un planteamiento del problema y cómo redactar uno puede ayudarle a tener más éxito cuando trabaje en proyectos de mejora de procesos. En este artículo, discutimos lo que es una declaración de problema y los elementos clave de una declaración de problema con un ejemplo.

¿Qué es el planteamiento de un problema?

El planteamiento del problema es una descripción concisa del problema o de las cuestiones que un proyecto pretende abordar. El planteamiento del problema identifica el estado actual, el estado futuro deseado y cualquier brecha entre ambos. El planteamiento del problema es una importante herramienta de comunicación que puede ayudar a garantizar que todos los que trabajan en un proyecto sepan cuál es el problema que deben abordar y por qué es importante el proyecto.

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La importancia del planteamiento de un problema

El planteamiento del problema es importante para un proyecto de mejora de procesos porque ayuda a identificar claramente los objetivos del proyecto y a delimitar su alcance. También ayuda a orientar las actividades y decisiones de las personas que trabajan en el proyecto. El planteamiento del problema puede ayudar a una empresa u organización a conseguir apoyo y aceptación para un proyecto de mejora de procesos.

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¿Cuáles son los elementos clave de una declaración de problemas?

Hay cuatro elementos clave que debe incluir al escribir el planteamiento de un problema:

  1. Situación ideal
  2. Realidad
  3. Consecuencias
  4. Propuesta

1. 2. Situación ideal

Lo primero que debe describir el planteamiento de su problema es cuál sería la situación ideal si no existiera un problema que tuviera que resolver. Esta sección identifica los objetivos y el alcance del proyecto. Esta sección debe crear una idea clara de cuál será el entorno ideal una vez resuelto el problema.

2. Realidad

La siguiente sección del planteamiento del problema debe describir cuál es la realidad actual de su empresa u organización. Esta sección identificará cuál es el problema, indicará por qué es un problema e identificará a quién afecta el problema. También describirá cuándo y dónde se identificó el problema.

3. Consecuencias

La siguiente sección del planteamiento del problema debe identificar cuáles son las consecuencias del mismo. Esta sección describe los efectos del problema, describiendo cómo se ven afectadas las personas afectadas por el problema y cuantificando el impacto del mismo. Las consecuencias más comunes pueden ser la pérdida de tiempo, dinero, recursos, ventaja competitiva, productividad y otras.

4. Propuesta

La sección de la propuesta de un planteamiento de problema puede contener varias soluciones posibles al problema, pero es importante recordar que no es necesario identificar una solución específica. El propósito de la sección de la propuesta debe ser orientar al equipo del proyecto sobre cómo pueden investigar y resolver el problema.

Cómo redactar el planteamiento de un problema

Un buen planteamiento del problema puede crearse identificando y respondiendo a varias preguntas relacionadas con el mismo. El proceso utilizado para redactar el planteamiento de un problema debe consistir en responder a las preguntas utilizando un método comúnmente conocido como 5W2H. Este proceso implica identificar cuál es el problema, por qué es un problema, cuándo y dónde se identificó el problema, a quién afecta el problema, cómo les afecta el problema y qué impacto tiene el problema. Puede utilizar el siguiente proceso para elaborar un planteamiento del problema que aborde lo siguiente:

  1. Identificar el problema.
  2. Comienza tu declaración con tu situación ideal.
  3. Describir las carencias actuales.
  4. Exponga las consecuencias del problema.
  5. Proponer abordar el problema.

1. Identificar el problema

Antes de empezar a redactar el planteamiento del problema, primero hay que identificar cuál es el problema.

2. Comience su declaración con su situación ideal

A continuación, puede empezar a escribir el planteamiento del problema describiendo cómo sería el entorno ideal si su problema no existiera. Esta sección debe tratar de describir lo que su empresa espera conseguir como resultado del proyecto de mejora de procesos.

3. Describir las carencias actuales

A continuación, escribe la sección de la realidad de tu planteamiento del problema. Tu objetivo en esta sección debe ser identificar claramente cómo es el entorno actual. En esta sección, debes identificar cuál es el problema, qué lo causa y por qué es un problema. También debes describir cuándo, dónde y cómo has podido identificar el problema.

4. Exponer las consecuencias del problema

A continuación, escriba la sección de consecuencias del planteamiento del problema. Esta sección se utiliza para cuantificar y apoyar la afirmación de cuál es el problema. Puede utilizar esta sección para identificar cifras concretas, como la cantidad de tiempo o ingresos que se pierden o el número de recursos que se desperdician. Es importante incluir en este apartado cifras concretas que respalden tus afirmaciones.

5. Proponer el tratamiento del problema

Por último, termina tu declaración con una sección de propuesta. En esta sección, debe tratar de identificar cómo avanzará su empresa para alcanzar sus objetivos y lograr su entorno ideal. Aunque puede optar por identificar varias soluciones posibles en esta sección, es más importante centrarse en identificar cómo su empresa encontrará esas soluciones que en identificar la solución específica que se utilizará.

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Ejemplo de planteamiento del problema

Este es un ejemplo de planteamiento de un problema para un centro de llamadas de ventas:

Situación ideal:

Lo ideal sería que nuestros asociados de ventas pudieran maximizar su producción al poder hacer más contactos con clientes potenciales cada día.

Realidad:

Actualmente, nuestros asociados de ventas no pueden maximizar el número de clientes potenciales con los que se ponen en contacto cada día porque dedican demasiado tiempo a encontrar clientes potenciales cualificados a los que llamar y a introducir la información de los clientes potenciales en el sistema antes de realizar las llamadas. Esto es un problema porque el tiempo que nuestros asociados de ventas dedican a encontrar clientes potenciales y a introducir la información de los mismos en nuestro sistema podría utilizarse para contactar con clientes potenciales más cualificados y generar más ventas. Identificamos este problema en nuestro centro de llamadas de ventas mientras realizábamos una encuesta para recabar la opinión de nuestros asociados de ventas sobre lo que limita su capacidad para maximizar sus cifras de ventas.

Consecuencias:

En la actualidad, nuestros asociados de ventas dedican unas dos horas al día a encontrar clientes potenciales cualificados y otras dos horas al día a introducir la información de los clientes potenciales en nuestro sistema antes de empezar a realizar las llamadas. Esto significa que nuestros vendedores sólo dedican la mitad de su jornada laboral a realizar llamadas a clientes potenciales cualificados. Debido a que nuestros asociados de ventas no son capaces de utilizar todo su turno para hacer contacto con los clientes potenciales, sus números de ventas en general se ven afectados. Nuestra empresa calcula que nuestros asociados de ventas podrían realizar al menos el doble de ventas si pudieran dedicar todo su turno a contactar con clientes potenciales cualificados.

Propuesta:

Nuestra empresa pretende resolver este problema creando un equipo de mejora de procesos para identificar varias soluciones potenciales sobre cómo podemos reducir el tiempo que nuestros asociados de ventas pasan sin ponerse en contacto con clientes potenciales cualificados.

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