En casi todos los sectores se han producido alteraciones como resultado del progreso tecnológico a lo largo del tiempo. El procesamiento por lotes es un gran ejemplo de cómo la tecnología influye en los modelos de eficiencia empresarial. Para algunas empresas, el procesamiento por lotes es un complemento fundamental de las operaciones diarias y ayuda a garantizar que las facturas se paguen a tiempo. Puede ayudarle a decidir si el procesamiento por lotes es el procedimiento correcto para su organización.
En este artículo, cubrimos la definición de procesamiento por lotes y las ventajas que el procesamiento por lotes puede aportar a su empresa.
¿Qué es el procesamiento por lotes?
Los ordenadores pueden realizar el procesamiento por lotes cuando los datos se procesan en lotes o grupos. La mayoría de los sistemas de procesamiento por lotes están configurados de manera que sólo requieren un mínimo mantenimiento humano una vez que están en funcionamiento. El procesamiento por lotes se utiliza, entre otras cosas, en el procesamiento de datos para las nóminas. Las grandes empresas utilizan el procesamiento por lotes para reunir grandes cantidades de datos para informes, descargas y otros procesos automatizados. A menudo se lleva a cabo en momentos determinados, como durante la noche o en un horario establecido. Por ejemplo, una empresa puede procesar por lotes las facturas de servicios y suministros cada mes.
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¿Cuáles son las ventajas del procesamiento por lotes?
El uso del procesamiento por lotes en una empresa tiene muchas ventajas, por ejemplo:
Reducción de los costes operativos
Dado que el procesamiento por lotes es esencialmente un coste único para los volúmenes de datos procesados, el procesamiento por lotes ayuda a reducir los costes en mano de obra. El procesamiento por lotes permite la producción sin empleados humanos, reduciendo el número de nuevas contrataciones necesarias para un proyecto, o de empleados para un departamento. El procesamiento por lotes permite a los gestores asignar a otras tareas a los empleados que habrían formado parte de la línea de procesamiento, creando más eficiencia en cada nueva contratación.
Por ejemplo, si un directivo contrata a cinco empleados para la introducción de datos en las nóminas, pero luego sustituye a esos cinco empleados por un sistema de procesamiento por lotes que procesa los datos por ellos, entonces el directivo puede asignar a esos empleados a otras tareas, como el control de calidad o el mantenimiento. Además, el directivo puede centrarse en otras tareas gracias al procesamiento por lotes, como la delegación de tareas y otras labores de gestión.
Mayor precisión y velocidad
Dado que el procesamiento por lotes es un proceso automatizado por máquinas, hay menos posibilidades de error entre los lotes producidos. Los controles de calidad prueban a fondo los posibles programas de procesamiento por lotes, lo que garantiza que haya pocos o ningún error. Permite que el error humano sea relativamente limitado y garantiza que los cálculos que produce en masa sean casi perfectos cada vez. Dado que el procesamiento por lotes calcula los datos más rápidamente que los empleados, el procesamiento por lotes ofrece un método más eficiente y consistente de procesamiento de datos.
Flujo de trabajo continuo
A diferencia de un sistema basado en humanos, los procesos por lotes funcionan de forma continua, incluso fuera de las horas o días laborables. En el caso de los procesos por lotes de datos informatizados, incluso en caso de cierre de un departamento, los procesos por lotes funcionan independientemente del estado del departamento. Los programas pueden funcionar durante la noche, en días festivos, en periodos de alta o baja actividad y en cualquier otra temporada sin conexión. Los empleados pueden crear un sistema de procesamiento por lotes para que funcione día y noche sin necesidad de interacción humana, lo que convierte al proceso por lotes en una figura laboral que no necesita descansos, horarios ni vacaciones.
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¿Cuáles son las desventajas del procesamiento por lotes?
Hay algunos elementos del procesamiento por lotes que hay que tener en cuenta antes de implementar un proceso en el lugar de trabajo, como por ejemplo:
Formación e implementación
Dado que el procesamiento por lotes requiere programación o equipos, necesitará empleados cualificados para implantar el sistema en su departamento. Además, el procesamiento por lotes requiere empleados formados para gestionar el sistema en cuanto a la configuración, el mantenimiento y otros elementos. Los gestores pueden aprender cómo funciona todo el sistema, cómo programar un proceso por lotes y qué hacer en caso de notificación de una excepción. Considere la posibilidad de formar a los empleados previamente, después de asegurarse de que su departamento puede gestionar el sistema de procesamiento por lotes de forma eficiente.
Mantenimiento y depuración
Dado que los sistemas de procesamiento por lotes son complejos, los directivos pueden asegurarse de que su organización está familiarizada con el sistema y equipada para manejarlo. En el caso de las máquinas de procesamiento por lotes, esto significa contratar a mecánicos, internos o externos. Para un proceso por lotes relativo a los datos, los directivos pueden contratar o asignar empleados para el mantenimiento del proceso por lotes. Considere la posibilidad de contratar empleados internos con conocimientos del sistema de procesamiento por lotes para que el mantenimiento y la depuración sean un proceso eficiente.
Gastos generales
El procesamiento de lotes, tanto en formato mecánico como informático, es una empresa costosa. Algunas empresas más pequeñas pueden considerar que un proceso por lotes es un coste demasiado elevado para gastarlo en algo que podría no resultar en un retorno de igual valor. Considere la posibilidad de comparar el ahorro potencial con el coste de instalación de un proceso por lotes para asegurarse de que el proceso por lotes ahorra dinero en el futuro.
Consejos para los directivos que participan en el tratamiento de lotes
La mayoría de los sistemas de procesamiento por lotes utilizan notificaciones de excepción para notificar a los gestores cualquier problema potencial relacionado con un proceso por lotes. Este sistema permite a los gestores trabajar en otras tareas sin necesidad de vigilar continuamente un proceso por lotes hasta que éste finalice. Los siguientes términos son importantes para los gerentes involucrados en el procesamiento por lotes:
Dependencias
Las dependencias son eventos que inician un proceso por lotes. Por ejemplo, si un empleado pasa una tarjeta de tiempo, el sistema generará una hora y un número de identificación como reacción y archivará la información en el lugar elegido. Otro ejemplo es cuando un empleado presenta un pedido de materiales, provocando una dependencia. Esta acción provocaría el inicio de un proceso por lotes que informa a los del departamento de ventas sobre el pedido pendiente.
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Monitoriza
Los monitores son aspectos del programa de procesamiento por lotes que buscan excepciones. Por ejemplo, si un proceso está tardando demasiado en el proceso por lotes, un monitor detecta la actividad anormal y crea una notificación de excepción. El gestor recibe la notificación de excepción, y entonces puede tomar medidas para garantizar que el proceso continúe sin problemas.
¿Debe su empresa utilizar el procesamiento por lotes?
Hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de decidirse por el procesamiento por lotes. Algunas de las situaciones empresariales en las que el procesamiento por lotes es óptimo son:
- Los resultados no son sensibles al tiempo
- La empresa procesa diariamente grandes volúmenes de datos
- El trabajo de transferencia de datos es repetitivo